Praca zdalna oparta na projektach cieszy się coraz większym zainteresowaniem, nie tylko ze strony pracowników ale również ze strony pracodawców. Jak donoszą różnego rodzaju serwisy HRowe i biznesowe, liczba ofert z możliwością pracy zdalnej wzrosła średnio o 40%.
Po wybuchu pandemii Covid-19, ok. 60% firm, wdrożyło model pracy zdalnej opierając się na modelu biznesowym opartym na projektach. Jak donoszą eksperci ten trend nie jest już postrzegany jako ostateczność oraz zło konieczne. Przedsiębiorstwa dostrzegają realne zyski finansowe, efektywność współpracy w firmie znacznie wzrosła, a zarządzanie organizacją jest bardziej komfortowe.
Warunkiem osiągnięcia niniejszych korzyści jest wdrożenie w organizacji programu do zarządzania projektami, który jest centralnym miejscem współpracy i danych.
W związku z tym, przygotowaliśmy zestawienie:
10 najlepszych systemów do zarządzania projektami w 2024 roku.
W podanych systemach wskażemy m.in. najbardziej przydatne funkcjonalności w zarządzaniu projektami, korzyści związane z ich wykorzystywaniem lub odnotujemy drobne uwagi. Zaczynamy!
1. Enovatio
Jest to od wielu lat, najczęściej wybierany system do zarządzania projektami i budżetami niezależnie od branży i wielkości grup projektowych. Korzystają z niego firmy z branży produkcyjnej, budowlanej i energetycznej.
- Cechą charakterystyczną systemu Enovatio jest kompleksowość, spojrzenie 360° na projekt i wszystkie elementy z nim związane, wielojęzyczność i bogata funkcjonalność, którą dostosować można do potrzeb każdej firmy.
- System umożliwia dokładne zaplanowanie projektów, kopiowanie tych wypracowanych, wzorcowych zaledwie w kilka sekund, współpracę, monitorowanie postępu prac i kończenie ich na czas zgodnie z założonym budżetem.
- Precyzyjnie zilustrowany harmonogram, umożliwia optymalizację zadań w wąskim gardle oraz podejmowanie szybkich decyzji, które zadania można wykonywać równolegle.
- System powoduje automatyzację przepływu pracy i brak przestojów w projektach dzięki przypisywaniu zasobów materialnych / osobowych do zadań i ilości godzin eksploatacji.
- Zarządzanie ryzykiem powoduje zminimalizowanie występowania zagrożenia już we wczesnym etapie projektu.
- Szybko wygenerowane raporty, rzeczywista realizacja budżetu (plan a wykonanie, budżetowanie zadań), wspierają tworzenie sprawozdań i rozliczanie projektów.
- Liczne alerty i wyznaczanie odpowiedzialności za realizację zadań, dokumenty, kontrolowanie i mitygację ryzyk powoduje dotrzymywanie terminów i płynność pracy.
- Karta projektu jest bardzo przejrzysta dzięki zakładkom dotyczącym elementów składowych projektu: zadania, harmonogram, budżety, zasoby, dokumenty, raporty, ryzyka, czas pracy, faktury kosztowe, zamówienia, zgłoszenia helpdesk, kalendarz. Dzięki temu nawet przy rozbudowanych projektach podzielonych na wiele sprintów, każda osoba pracująca w tym systemie szybko odszuka to co jest dla niej najważniejsze.
System zarządzania projektami Enovatio jest w 100% polskim narzędziem, tworzonym w najnowszej technologii Angular, która jest wspierana i rozwijana przez samego Google. Technologia ta doskonale sprawdza się przy budowaniu modularnych rozwiązań frontendowych takich jak to.
System można połaczyć z systemem obiegu dokumentów Enovatio Workflow, który ten integruje się za to z KSeF i systemem ERP. Tak połaczony jak puzzle: system zarządzania projektami, elektronicznego obiegu dokumentów, integracja z KSeF i ERP / FK daje jeden portal na którym pracuje cała firma. Takie centralne miejsce pracy organizacji eliminuje potrzebę wysyłania maili i przechowywania danych na dysku komputera. Ponadto każdy pracownik będzie miał świadomość jak jego praca wpływa na działania innych, będzie mógł konktolować postęp procesów i załatwianych spraw.
Enovatio oferuje prezentację rozwiązania w sposób zdalny lub u klienta. Ponadto udostępnia bezpłatną wersję demo, dzięki której można samemu przetestować system i wyrobić swoją opinię na jego temat ????
Support, szkolenia, dokumentacja użytkownika i administratora dostępne są w języku polskim i angielskim. Cena rozwiązania określana jest jako średnia. Dla firm, które nie mogą pozwolić sobie na jednorazowy wydatek i zakup systemu w modelu on-premise, korzystnym rozwiązaniem jest wykupienie usługi w modelu SaaS z abonamentową opłatą miesięczną.
2. Mavelink
Mavenlink, tak jak Enovatio umożliwia zarządzanie projektami w łatwy i intuicyjny sposób. Posiada m.in. szablony projektów, wykresy Gantta i budżety. Nie posiada modułu zgłoszeń helpdesk czyli zgłoszeń serwisowych. W zależności od wybranego planu, system może zawierać platformę do solidnej analizy biznesowej – Business Intelligence (BI). System nie posiada polsko języcznej wersji. Cena rozwiązania określana jest jako wysoka.
3. GanttPro
System GanttPro sprawdza się w organizacjach, które w zarządzaniu projektami głównie wykorzystują zaawansowane harmonogramy Gantta oraz zarządzanie zasobami. System umożliwia tworzenie szablonów projektów jednak, nie jest to nic nowego w porównaniu z dwoma pierwszymi systemami: Enovatio i Mavenlink. Cena rozwiązania określana jest jako dość wysoka.
4. Jira
System Jira umożliwia pracę w zespole wykorzystując tablicę Kanban. Funkcjonalność ta pozwala na wnikliwe śledzenie postępów prac. Samo ustawienie pracy zespołu nie zawiera dużo czasu dzięki defaultowym workflowom. System popularny jest w Australii i Stanach Zjednoczonych. Posiada wiele wersji językowych, polskiej niestety brakuje. Cena rozwiązania określana jest jako dość wysoka.
5. ProofHub
ProofHub oprócz standardowych modułów wspierających pracę grupową i zarządzanie projektami posiada wewnętrzny chat oraz funkcję „@wspominania kogoś”, co powoduje przyciągnięcie uwagi użytkownika.
6. Asana
System Asana posiada wszystko to co powinien zawierać program wspomagający prace przy projektach. Ponadto przydatną funkcjonalnością jest moduł pomysłów, który dla kreatywnego zespołu może okazać się dość często wykorzystywaną opcją.
Nie posiada polskojęzycznej wersji. Opinie i komentarze w sieci głoszą, że obsługa systemu jest dość intuicyjna pod warunkiem, że okno jest dużych rozmiarów. Cena systemu określana jest jako dość wysoka.
7. Microsoft Project
Microsoft Project nadal jest ceniony i uznawany przez firmy, których projekty są wysoce skomplikowane. Jest to jedno z najstarszych systemów do zarządzania projektami. System jak każdy z powyższych umożliwia tworzenie zadań, podzadań, zarządzanie zasobami, tworzenie wykresów Gantta, ścieżek krytycznych i kamieni milowych. Dla użytkowników zaczynających pracę na zasadzie projektowej, część funkcjonalności może okazać się trudna i niezbyt intuicyjna w obsłudze. Dostępna wersja polskojęzyczna. Koszt rozwiązania określany jest jako wysoki.
8. Monday.com
Wcześniejsza nazwa rozwiązania to Dapulse. Zakładając projekt zakładasz tak naprawdę tablicę, na której wyszczególniasz plan działań, a później śledzisz postępy ich realizacji. System oprócz wewnętrznej pracy zespołowej, daje możliwość zapraszania klientów jako gości do wyznaczonych tablic. Powoduje to oszczędność czasu na poziomie komunikacji z klientem.
9. nTask
nTask to system dla małych zespołów i freelancerów. Ma ładny interfejs i jest przyjazny w obsłudze. Przydatną funkcjonalnością jest chat grupowy. Mając dopiero wyższy plan abonamentowy, który obejmuje zaawansowane raporty oraz ryzyka, użytkownik może swobodnie zarządzać projektami.
10. BaseCamp
System BaseCamp na pierwszy rzut oka ma interfejs aż zbyt prosty i amatorski, jednak w rezultacie funkcjonalność całkiem dobrze radzi sobie jako wsparcie w zarządzaniu i realizacji projektów. Niestety nie uświadczysz tu zaawansowanego modułu ryzyk, harmonogramu Gantta i edycji projektu na nim. Przed wyborem tego rozwiązania należy zastanowić się czy wraz z rozwojem organizacji będzie on zintegrowanym miejscem pracy wszystkich użytkowników.
Podsumowanie
Na rynku jest wiele dostępnych programów do zarządzania projektami w firmie. My w niniejszym zestawieniu przedstawiliśmy zaledwie kilka. Zapewniamy jednak, że będzie się ono z czasem zmieniać i rozwijać.
Wybór właściwego oprogramowania, uzależniony jest od potrzeb oraz od poziomu zaawansowania projektów i procesów zachodzących w organizacji. Zazwyczaj producenci udostępniają wersję demo programu do zarządzania projektami, z której warto skorzystać. Jeśli wybierzesz już system, który dostosowuje się do Twoich potrzeb, a do ideału brakuje jakieś funkcjonalności, warto te uwagi zgłosić producentowi. Takie sytuacje często mają miejsce na etapie analizy biznesowej, przed wdrożeniem systemu do zarządzania projektami Enovatio.
Ze względu na wysoką elastyczność systemu Enovatio, można dokonywać modyfikacji, niestandardowych konfiguracji, dodawać nowe funkcjonalności lub integrować z zewnętrznym oprogramowaniem. Cena za dodatkowe usługi nie są wygórowane, a w porównaniu z korzyściami jakie za sobą niesie, w gruncie rzeczy okazuje się, że jest naprawdę niewielka.
