Coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych narzędzi, by zwiększyć wydajność pracy lub zapewnić płynny przepływ informacji między pracownikami. Jednym z tego typu rozwiązań jest elektroniczny obieg dokumentów, w skrócie EOD. System ten pozwala zrezygnować z tradycyjnej, papierowej dokumentacji na rzecz elektronicznych plików. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i jak wpływa na działanie firm?
Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest?
EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów, pozwala na zarządzanie i procesowanie cyfrowych dokumentów między użytkownikami systemu. W taki sposób można zautomatyzować wiele zadań, a księgowi czy pracownicy działów HR mogą spędzić mniej czasu na powtarzalnych i żmudnych czynnościach. Możliwa jest także archiwizacja dokumentów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z EOD, mogą znacznie zwiększyć efektywność pracy, zmniejszyć koszty operacyjne oraz poprawić szybkość przepływu ważnych informacji.
W przypadku stosowania elektronicznego obiegu dokumentów, firmy muszą uwzględnić obowiązujące przepisy prawne dotyczące ochrony danych osobowych oraz wymagań związanych z archiwizacją dokumentów.
Na czym polega działanie elektronicznego obiegu dokumentów?
Dzięki systemom do elektronicznego obiegu dokumentów możliwe jest procesowanie m.in. faktur, pism czy umów z kontrahentami w formie elektronicznej (np. jako pliki .pdf) oraz ich przechowywanie i udostępnianie osobom odpowiedzialnym za ich przetwarzanie. Wszystkie dokumenty są odpowiednio chronione, a pracownicy mają do nich ułatwiony dostęp, także podczas pracy zdalnej.
Jednym z narzędzi, które oferuje opisane wyżej możliwości, jest Program Enovatio Workflow. Można go zintegrować m.in. z systemem ERP i KSeF oraz innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Co więcej, program pozwala śledzić obieg danego dokumentu w czasie rzeczywistym, dodawać do niego komentarze lub załączniki albo zmodyfikować go i zarchiwizować.
Przykładowe zastosowania Enovatio Workflow to:
- procesowanie dowolnych typów dokumentów,
- zarządzanie umowami z pracownikami,
- tworzenie indywidualnych, dopasowanych do potrzeb klienta ścieżek akceptacyjnych,
- generowanie paczek do przelewów,
- pilnowanie zaległych płatności.
Znaczenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmach
Z pomocą systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, jak np. Enovatio Workflow, firmy mogą odczuć takie korzyści, jak:
- oszczędność czasu i pieniędzy – dzięki zautomatyzowaniu wielu procesów, takich jak automatyczne rozpisywanie faktur dla stałych klientów, można ograniczyć czas potrzebny na ręczne przetwarzanie dokumentów. Zmniejszają się także wydatki związane z wydrukiem i przechowywaniem dokumentacji w wersji papierowej;
- poprawa efektywności – szybki dostęp do dokumentów i możliwość ich łatwego wyszukiwania przyspiesza realizację codziennych zadań i podejmowanie decyzji;
- poprawa komunikacji – za sprawą lepszej organizacji dokumentów, przechowywaniu ich w jednym systemie oraz udostępnianiu odpowiednim pracownikom można znacząco poprawić komunikację wewnętrzną i współpracę między różnymi działami firmy;
- większe bezpieczeństwo danych – systemy EOD przystosowane są do obowiązujących przepisów dotyczących przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Właściciele firm nie muszą martwić się o bezpieczeństwo czy utratę poufnych danych.
Podsumowanie
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia firmom na zarządzanie dokumentacją w sposób wydajny, szybki i bezpieczny. Oprogramowania do EOD, takie jak Enovatio Workflow, pozwalają także na zautomatyzowanie wielu procesów i odciążenie pracowników od żmudnej, ręcznej pracy. Systemy te dostosowane są do obowiązujących przepisów związanych z RODO oraz rachunkowością, można je również zintegrować z innymi narzędziami wykorzystywanymi wewnątrz firm.
