Polskie przedsiębiorstwa muszą przygotować się na zmiany i nowe przepisy dotyczące prowadzenia działalności, które wejdą w życie w 2026 roku. Zmiany dotyczą w szczególności sposobu wystawiania i przesyłania e-faktur w transakcjach B2B. Dowiedz się, jak obowiązek korzystania z KSeF wpłynie na Twoją firmę i co możesz zrobić, by zadbać o płynny obieg dokumentów.
KSeF – od kiedy obowiązuje?
Początek zmian dotyczących prowadzenia dokumentacji finansowej planowany jest na początek 2026 roku. Wszystkie podmioty gospodarcze będą zmuszone korzystać z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, do wystawiania i otrzymywania dokumentów na cele transakcji B2B. Dokładna data wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF nie jest jeszcze znana i może ulec zmianie.
Elektroniczny obieg dokumentów nie jest nowością w świecie biznesu, jednak jego popularność znacznie wzrosła w ostatnich latach. Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z takiego systemu do zarządzania dokumentami księgowymi, listami płac czy wnioskami od pracowników, głównie po to, by przyspieszyć przesyłanie i obsługę dokumentacji. Narzędzia pozwalające na elektroniczny obieg dokumentów mogą znacznie ułatwić księgowym korzystanie z KSeF i codzienne zadania związane np. z korektą e-faktur, wystawianiem dokumentów oraz przesyłaniem ich do kontrahentów.
Jak korzystanie z KSeF wpłynie na działanie firm?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Fakturowania ma przede wszystkim zapobiegać oszustwom podatkowym. Przedsiębiorstwa nie będą też tak często kontrolowane przez organy skarbowe, gdyż cała dokumentacja księgowa będzie dostępna w elektronicznych systemach.
Właściciele firm muszą jednak odpowiednio przygotować się na wprowadzenie nowego sposobu wystawiania i przesyłania dokumentów finansowych. Konieczność wystawiania e-faktur przez KSeF może zajmować cenny czas, który księgowi mogliby wykorzystać na inne, ważniejsze zadania. Co więcej, jeżeli na fakturze pojawi się błędna data lub zła kwota, KSeF odrzuci taki dokument, lecz nie poinformuje, w którym miejscu doszło do pomyłki. Również przesyłanie pełnej dokumentacji księgowej do i z systemu okaże się bardzo czasochłonne.
Narzędziem, które skutecznie rozwiązuje powyższe problemy, jest oprogramowanie Enovatio Workflow. System usprawnia nie tylko obieg dokumentów pracowniczych czy sposób zarządzania zadaniami dla poszczególnych pracowników. Narzędzie można zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur. Enovatio Workflow przyspiesza proces uzupełniania danych i generowania faktur nawet o 85%! Dzięki integracji z KSef możliwe jest również pobieranie i eksport dużej liczby faktur w różnych formatach. W przypadku nieprawidłowości w dokumencie pracownik szybko otrzyma informację o tym, gdzie pojawił się błąd i na czym on polega, co pozwoli mu szybko nanieść poprawki w e-fakturze.
Elektroniczny obieg faktur z Enovatio Workflow – zalety rozwiązania
Korzyści z wykorzystania oprogramowania Enovatio Workflow do zarządzania e-fakturami jest o wiele więcej.
- Poprawa efektywności
Automatyzacja procesów związanych z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur znacznie przyspiesza pracę księgowych. Zmniejsza się także ryzyko popełnienia błędów, co ma miejsce podczas ręcznego uzupełniania dokumentów.
- Oszczędność pieniędzy
Dzięki elektronicznemu obiegowi faktur możliwe jest ograniczenie kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i przesyłaniem dokumentów papierowych do minimum. Mniejsza ilość papierowej dokumentacji pozwoli zaoszczędzić miejsce, które można wykorzystać np. jako przestrzeń magazynową lub nowe stanowiska pracy.
- Bezpieczeństwo danych
Enovatio Workflow zapewnia wysoki poziom ochrony danych m.in. dzięki szyfrowaniu danych i tworzeniu ich kopii zapasowych. Pracownicy mogą otrzymać uprawnienia do kilku wybranych dokumentów lub do większej ich części, w zależności od pełnionych obowiązków i doświadczenia.
- Lepsza współpraca między pracownikami
Elektroniczne faktury mogą zostać udostępnione wyznaczonym pracownikom oraz przesyłane do innych osób wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Dokumenty mogą być edytowane, Enovatio Workflow pozwala także na zmianę ich statusu oraz dodawanie załączników i komentarzy do wybranych plików.
- Zdalny dostęp do plików
Pracownicy, którzy pracują w sposób zdalny lub hybrydowy, mogą bez większych problemów zarządzać dokumentacją księgową z dowolnego miejsca i urządzenia. Program Enovatio Workflow pozwala na automatyczne pobieranie faktur z KSeF oraz podgląd wprowadzonych zmian w dokumentach w czasie rzeczywistym, co bardzo ułatwia pracę księgowych.
Podsumowanie
Przedsiębiorcy, którzy dokonują transakcji B2B, muszą przygotować się na zmiany w sposobie wystawiania i przesyłania faktur. Krajowy System e-Fakturowania stanie się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów gospodarczych prawdopodobnie już w 2026 roku. Celem zmian jest ograniczenie oszustw VAT oraz zmniejszenie kontroli skarbowych w firmach. Właściciele biznesów muszą dostosować się do nowego sposobu zarządzania dokumentami księgowymi, co z pewnością ułatwi program Enovatio Workflow. Narzędzie można zintegrować z KSeF i usprawnić proces wystawiania oraz przesyłania faktur do odpowiednich osób.