Firmy, które chcą zapewnić sobie sprawne oraz wydajne działanie, chętnie korzystają z innowacyjnych narzędzi dostępnych na rynku. Rozwiązaniem wykorzystywanym w nowoczesnych biznesach są specjalistyczne programy usprawniające elektroniczny obieg dokumentów. Poznaj ranking oprogramowania do EOD i sprawdź, jakie korzyści mogą przynieść Twojej firmie.
Dlaczego warto korzystać z narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów?
Oprogramowania pozwalające na płynny obieg elektronicznych dokumentów zapewniają firmom liczne korzyści. Ich główną zaletą jest automatyzacja wielu powtarzalnych czynności, które wymagają ręcznej pracy i nadzoru ze strony specjalistów. W ten sposób można znacznie zredukować czas potrzebny na obsługę dokumentów lub korespondencji wewnątrz firmy i z zewnętrznymi kontrahentami. Brak konieczności ręcznego przetwarzania plików sprawia, że pracownicy popełniają mniej błędów, a to ogranicza czas potrzebny na wykonanie danego projektu oraz zwiększa zadowolenie klientów.
Co więcej, przechowywanie plików i korespondencji w formie cyfrowej zmniejsza koszty związane z drukiem oraz archiwizacją fizycznych dokumentów. Bardzo często systemy do elektronicznego obiegu dokumentów można zintegrować z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Inne opcje dostępne w tego typu oprogramowaniach to m.in. automatyczne uzupełnianie danych, możliwość ustalenia reguł akceptacji projektów i zadań, a także podgląd postępu prac w czasie rzeczywistym.
Elektroniczny obieg dokumentów – ranking oprogramowania
Enovatio Workflow
Enovatio Workflow to zaawansowane narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów, korespondencji i projektami realizowanymi wewnątrz firmy. Oprogramowanie wyróżnia się spośród konkurencyjnych propozycji zaawansowanymi funkcjami oraz możliwością integracji z systemami ERP, CRM, a także KSeF.
System Enovatio Workflow pozwala na zautomatyzowanie wielu procesów, np. przeliczanie kwot, uzupełnianie danych na fakturach i innych dokumentach, archiwizację plików lub też korespondencji z klientami i kontrahentami. Główne funkcje dostępne w oprogramowaniu Enovatio Workflow to:
- tworzenie i edycja formularzy
Projektant formularzy pozwala pracownikom w krótkim czasie stworzyć zaawansowane szablony formularzy. Nie jest przy tym wymagana umiejętność programowania, gdyż projektant działa na zasadzie drag&drop. W ten sposób zachowana jest spójność w wyglądzie i treści dokumentów. Dostępne w formularzu pola, statusy czy zakładki można dostosować do specyficznych potrzeb danej organizacji.
- automatyzacja obiegu dokumentów
W programie Enovatio Workflow można zdefiniować reguły i ścieżki akceptacji dokumentów. Poszczególne pliki przekierowywane są do konkretnych osób odpowiedzialnych za ich obsługę, co przyspiesza realizację zadań i zapobiega wielu problemom, np. pominięciu ważnego dokumentu. Możliwe jest także ustawienie automatycznych przypomnień dotyczących zbliżającego się terminu oddania projektu lub odesłania dokumentów do klienta.
- akceptacja projektów oraz dokumentów
Pracownicy mogą w dowolnym momencie sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dane zadanie lub dokument, kto jest odpowiedzialny za jego zatwierdzenie i do kogo projekt lub dokument powinien trafić w kolejnym kroku. Możliwy jest również podgląd w zmiany wprowadzone w plikach oraz dodawanie komentarzy i załączników do wybranych dokumentów.
- archiwizacja i wyszukiwanie plików
Dzięki Enovatio Workflow pracownicy zyskują łatwy dostęp do bieżącej i archiwalnej dokumentacji oraz korespondencji. Pliki można katalogować według tematu, priorytetu, autora lub innych kryteriów. Co więcej, dokumenty można szybko odnaleźć w systemie dzięki zaawansowanej wyszukiwarce, a to przekłada się na oszczędność czasu i zwiększa efektywność pracy.
- integracja z innymi systemami
Enovatio Workflow można połączyć z innymi systemami, np. ERP, CRM i KSeF. W ten sposób dane przedstawione w firmowych dokumentach są ze sobą spójne, a pracownicy nie muszą tracić czasu na weryfikację rozbieżności danych. Informacje wprowadzone do jednego systemu mogą automatycznie pojawiać się w innym narzędziu i zmniejszyć czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych.
- raportowanie i analityka
Opcja tworzenia raportów dostępna w Enovatio Workflow ułatwia zarządzanie jakością i efektywnością procesów wewnątrz firmy. Możliwe jest również ustawienie procesów związanych z obsługą reklamacji oraz powiadamianiem o postępie w ich weryfikacji.
DocuWare
DocuWare to popularne oprogramowanie wykorzystywane do elektronicznego obiegu dokumentów. Użytkownicy mają dostęp do wielu funkcji usprawniających procesy związane z przesyłaniem i obsługą dokumentacji. Kluczowe cechy narzędzia DocuWare to:
- możliwość cyfryzacji dokumentów i zrezygnowanie z przechowywania plików w wersji papierowej,
- automatyczny przepływ dokumentów między wybranymi pracownikami i działami wewnątrz firmy,
- zabezpieczenie danych przed utratą lub kradzieżą przez nieupoważnione do tego osoby,
- możliwość integracji z innymi systemami IT wykorzystywanymi w firmie,
- zapewnienie pracownikom zdalnego dostępu do dokumentów z dowolnego urządzenia.
Microsoft SharePoint
Kolejną propozycją w rankingu oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów jest Microsoft SharePoint. To znane rozwiązanie, które wyposażone jest w wiele opcji umożliwiających na zarządzanie dokumentami i współpracę między pracownikami. Oprogramowanie jest cenione szczególnie za możliwość integracji z innymi produktami oferowanymi przez Microsoft. Główne zalety SharePoint to:
- możliwość przechowywania i organizacji dokumentów w jednym miejscu,
- możliwość pracy zespołowej nad dokumentami w czasie rzeczywistym i podgląd w bieżący stan dokumentów,
- wykorzystanie zaawansowanych funkcji zapewniających bezpieczeństwo danych, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- możliwość integracji programu z pakietem Office 365 i innymi narzędziami Microsoft.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów pozwoli Twojej firmie zwiększyć wydajność pracy i ograniczyć ilość błędów. Narzędzia takie jak Enovatio Workflow, DocuWare czy Microsoft SharePoint oferują użytkownikom różnorodne funkcje, które mogą znacząco usprawnić przesyłanie i akceptację dokumentów, ułatwiają nadzór nad korespondencją z klientami czy obsługę reklamacji. Warto dokładnie przeanalizować potrzeby firmy i wybrać rozwiązanie, które najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku.