Narzędzia usprawniające obieg elektronicznych dokumentów mogą znacznie ułatwić pracę specjalistów w placówkach publicznych oraz przyspieszyć procesowanie wielu formalności. Z pomocą oprogramowania Enovatio Workflow możliwe jest zwiększenie efektywności i wydajności pracy, łatwiejsze zarządzanie dokumentacją oraz przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom. Sprawdź, dlaczego Enovatio Workflow to doskonałe rozwiązanie w administracji publicznej.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów z Enovatio Workflow?
Enovatio Workflow to zaawansowane narzędzie, które służy do przetwarzania, przesyłania i zarządzania cyfrowymi dokumentami oraz różnymi procesami wykorzystywanymi na co dzień w wielu firmach. System pozwala na zautomatyzowanie obiegu dokumentów od momentu ich utworzenia, przez akceptację, aż po archiwizację, a także wysyłkę plików do zewnętrznych kontrahentów lub instytucji. Co więcej, oprogramowanie Enovatio Workflow można zintegrować z wieloma innymi systemami używanymi w administracji publicznej. Takie rozwiązanie gwarantuje spójne i płynne działanie, ułatwia pracownikom rutynowe zadania i zapewnia wysoki stopień kontroli nad przepływem informacji.
Najważniejsze funkcje oprogramowania Enovatio Workflow
Narzędzie Enovatio Workflow posiada wiele funkcji, które można rozbudowywać lub dostosować do aktualnych potrzeb danej placówki publicznej. Dzięki oprogramowaniu można:
- zautomatyzować obieg dokumentów
Możliwe jest ustawienie odpowiednich ścieżek przepływu dokumentów i udostępnianie plików wybranym pracownikom w określonej wcześniej kolejności. Dzięki temu można znacznie usprawnić poszczególne etapy związane z edytowaniem dokumentów, dodawaniem do nich załączników czy komentarzy.
- zatwierdzać dokumenty
Narzędzie Enovatio Workflow przyspiesza także proces akceptacji dokumentów, np. w przypadku konieczności zatwierdzania plików przez kilku specjalistów lub różne działy w placówce administracyjnej. Jeżeli dokument nie jest uzupełniony zgodnie z zasadami lub brakuje w nim ważnych danych, pracownik może dodać do niego stosowny komentarz i przesłać plik do poprawy.
- archiwizować i wyszukiwać pliki
Pracownicy administracji publicznej mają zapewniony stały dostęp do archiwalnych dokumentów. Intuicyjny interfejs oprogramowania ułatwia wyszukanie potrzebnych plików, co znacznie usprawnia codzienne zadania związane z obsługą i zarządzaniem dokumentacją.
- zintegrować narzędzie z innymi systemami
Program Enovatio Workflow może zostać zintegrowany z innymi systemami używanymi w administracji publicznej. Narzędzie, po wdrożeniu odpowiednich rozwiązań, jest kompatybilne z systemami ERP, CRM oraz platformami wykorzystywanymi do zarządzania zasobami ludzkimi. W ten sposób dane i informacje wykorzystywane w placówce administracyjnej są spójne i nie wprowadzają pracowników w błąd.
- zwiększyć bezpieczeństwo danych
Dokumenty i informacje wprowadzone do systemu są w pełni bezpieczne, a nieupoważnione osoby nie mają dostępu do poufnych danych. Enovatio Workflow pozwala na nadawanie uprawnień wybranym pracownikom lub działom wewnątrz firmy. Personel może również korzystać z dokumentów online, np. podczas pracy zdalnej.
Przykłady zastosowania Enovatio Workflow w administracji publicznej
Obsługa wniosków i podań
Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej usprawnia proces rozpatrywania wniosków i podań. Dzięki temu w krótszym czasie można obsłużyć większą liczbę interesantów, w dodatku w bardziej efektywny niż dotychczas sposób. Dokumenty mogą być automatycznie przekierowywane do odpowiednich działów w placówce.
Zarządzanie korespondencją
System Enovatio Workflow umożliwia śledzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wraz z załączonymi do niej dokumentami. Korespondencję można katalogować według tematu lub priorytetu danej sprawy, a to znacznie usprawnia wykonywanie codziennych zadań.
Monitorowanie realizacji projektów
Oprogramowanie Enovatio Workflow pozwala na śledzenie postępów w realizacji wybranych projektów oraz komunikację między członkami zespołu. Kierownicy i menedżerowie zatrudnieni w administracji publicznej mogą nadzorować pracę poszczególnych działów oraz pracowników. W każdej chwili można sprawdzić aktualny status danego projektu i wykryć ewentualne problemy z jego realizacją.
Podsumowanie
Enovatio Workflow może znacznie usprawnić elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej. Warto wykorzystać oprogramowanie, by zwiększyć efektywność i skrócić czas obsługi poszczególnych projektów. Narzędzie ułatwi również wykonywanie codziennych zadań, przesyłanie dokumentacji wewnątrz placówki czy nadzór kierowników nad plikami i postępem prac. Takie działanie wpłynie na lepszą jakość obsługi i wzrost zadowolenia interesantów.
