Czy macie poczucie, że przy wejściu KSeF nie będziecie mieli kontroli nad fakturami zakupowymi, które będą napływać od kontrahentów? Faktury sprzedaży będą łatwiejsze do zarządzania – to oczywiste, ale czy macie już ustalony sposób postępowania z fakturami zakupowymi?
Najprawdopodobniej już od stycznia 2025 r bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, wszyscy podatnicy będziemy odbierali dokumenty wystawiane przez sprzedawców i dostawców.
Musimy więc ustalić sposób postępowania i procedury związane z ich odbieraniem i przetwarzaniem. Praca do wykonania jest zarówno po stronie samej firmy, jak i po stronie kontrahentów.
Jak się przygotować do KSeF?
Lista zmian wynikających z nowelizacji VAT, która wprowadza obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur), jest obszerna. Stanowi to wyzwanie dla podmiotów, które będą musiały się dostosować do tych zmian. W pierwszej kolejności obowiązek ten spoczywa na aktywnych podatnikach VAT. Już najprawdopodobniej od stycznia 2025 roku będą oni zobowiązani stosować e-faktury w formie ustrukturyzowanej zgodnie z ministerialnym wzorcem, czyli przyjętą schemą. Natomiast podmioty zwolnione z VAT otrzymały wydłużony termin, ponieważ obowiązek KSeF obejmie je dopiero od 1 stycznia 2025 roku. (Nowelizacja ta została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2023 roku, pozycja 1598).
Zakres prac oraz intensywność działań związanych z wdrożeniem nowych przepisów będzie zróżnicowany, co zależeć będzie od wielkości firmy, rodzaju jej działalności, statusu jako małego lub dużego podatnika, używanych kanałów sprzedaży oraz rodzaju faktur, które firma wystawia. Konieczne będzie wdrożenie różnych procesów wewnętrznych, aby spełnić wymogi nowych regulacji.
Niektóre przedsiębiorstwa, zanim przystąpią do wprowadzenia KSeF, będą musiały w pierwszej kolejności zoptymalizować swoje systemy księgowe, aby umożliwić obsługę nowych e-faktur. Z drugiej strony, istotne będzie nawiązanie współpracy i uzgodnienie pewnych kwestii z kontrahentami. Konieczne będzie określenie procedur związanych z procesami zakupowymi, które będą obowiązywać przed pełnym wdrożeniem KSeF.
Jakie procedury zakupowe należy ustalić przed wejściem KSeF?
Warto przypomnieć, że w ramach KSeF e-faktury będą bezpośrednio przesyłane z ministerialnego systemu. Duża część przedsiębiorstw wyraża obawy związane z bieżącym księgowaniem faktur zakupowych. Istnieje pewna złożoność związana z tym procesem, polegająca na konieczności weryfikacji otrzymanych faktur, ustaleniu ich płatności, identyfikacji „właściciela” danego wydatku oraz odpowiedzialnego menedżera projektu zakupowego. Ponadto, przedsiębiorstwa będą musiały wypracować wyraźną ścieżkę postępowania od momentu otrzymania faktury zakupowej aż do momentu jej akceptacji i dokonania płatności. W tym obszarze odgrywają kluczową rolę wewnętrzne procesy organizacyjne.
Część firm zapewne pokusi się na ręczne pobieranie i wysyłanie faktur z / do KSeF, a weryfikację i akceptację faktur zakupowych i poszukiwania osób odpowiedzialnych za dany dokument będzie dokonywać mailowo. Jednak to nie jest dobre rozwiązanie.
Taki proces jest niepotrzebnie wydłużony, skomplikowany, a co za tym idzie bardziej kosztowny!
Jak uniknąć dezorganizacji w obsłudze i akceptacji faktur KSeF?
Do obsługi e-faktur niezbędny będzie system obiegu dokumentów taki jak Enovatio Workflow zintegrowany z KSeF i ERP, który ogólnie zwiększy skuteczność pracy o co najmniej 40% i umożliwi adaptację procesów sprzedażowych i zakupowych do wymogów prawa podatkowego KSeF.
Elektroniczny obieg dokumentów Enovatio Workflow & KSeF HUB zintegrowany z KSeF zapewnia automatyczną obsługę faktur, dzięki któremu firma posiada:
- Zwizualizowane faktury, automatycznie pobrane z KSeF
- Jedno centralne miejsce do obsługi, procesowania i przygotowania faktury do księgowania
- Zautomatyzowany i skrócony proces obsługi faktur nawet o 85%
- Raz sczytane dane, które przenikają do innych procesów
- Możliwość generowanie paczki przelewów, dzielone płatności i przesyłanie danych do ERP
- Szybki i przejrzysty proces akceptacji wg. ścieżek ustalonych przez firmę
- Płynną i szybką komunikację między pracownikami bez przesyłania maili
- Zminimalizowane ryzyko wystąpienia błędów
- Sprawne definiowanie uprawnień na poziomie jednego narzędzia.
Ponadto system obiegu dokumentów Enovatio Workflow & KSeF HUB:
- Obsługuje pliki o różnej strukturze i formacie w tym .pdf
- Daje możliwość także ręcznego importowania faktur z dysku komputera
- Zapewnia obieg zapotrzebowań i zamówień
- Powoduje przejrzystość procesów i intuicyjny interfejs użytkownika
- Dokonuje cyklicznych i automatycznych importów danych do aplikacji
- Wysyła powiadomienia mailowe do osób obsługujących procesy
- Nadaje odpowiedni obieg dedykowanym dokumentom.
Warto pamiętać, że samo wdrożenie takiego systemu obiegu dokumentów zintegrowanego z KSeF może potrwać nawet kilka miesięcy, licząc od pierwszego kontaktu z Klientem. Jest to uzależnione od ilości procesów i rozbudowanej struktury organizacyjnej firmy. Ze względu na coraz większe zainteresowanie tym systemem, im bliżej daty powstania obowiązku korzystania z KSeF, tym czas wdrożenia będzie się wydłużał. Warto zatem podjąć już pierwsze kroki w kierunku wdrożenia systemu obiegu dokumentów w tym faktur KSeF.
W miedzy czasie, ważne jest, aby ustalić także szczegóły z kontrahentami.
Co warto ustalić z kontrahentami przed wejściem KSeF?
Kontakt z poszczególnym kontrahentem niesie ze sobą istotne znaczenie, zwłaszcza w kontekście konieczności uzgodnienia szczegółów, takich jak ewentualne umieszczenie numeru zamówienia na fakturze. Owa praktyka ma na celu zapobieżenie ewentualnym dezorganizacjom, które mogą pojawić się w sytuacji przetwarzania znacznej liczby faktur zakupowych. Dla większych podmiotów, to przede wszystkim strona zakupowa może stwarzać większe wyzwania niż ta związana z procesem sprzedażowym.
Dlatego też istotne jest, aby z góry ustalić i monitorować, czy sprzedawca dostarcza niezbędne informacje, które umożliwią płynną akceptację wydatku oraz terminową dokonanie płatności. Ponadto, istotne jest określenie ostatecznych terminów dostarczenia faktur. Przykładowo, warto z kontrahentami omówić, jakie kroki firma podejmie, jeśli nie będzie w stanie dokładnie spełnić wymagań dotyczących faktury w oczekiwanym terminie, a planuje to zrobić w późniejszym okresie.
Warto także nawiązać dialog z dostawcami, aby uzgodnić, jakie elementy fakultatywne zostaną umieszczone na fakturze i czy są one istotne dla odbiorcy faktury (czyli podatnika). Warto pamiętać, że ministerialny wzór schematu staje się obowiązujący wcześniej niż sama platforma KSeF, już od 1 września 2023 roku, co umożliwia dokonanie odpowiednich ustaleń i przygotowań.
Podsumowując, choć wprowadzenie KSeF może wydawać się wyzwaniem, odpowiednie przygotowanie, wdrożenie efektywnych narzędzi takich jak system obiegu dokumentów Enovatio Workflow & KSeF HUB oraz współpraca z kontrahentami pomogą utrzymać kontrolę nad procesem obsługi faktur zakupowych i sprzedażowych, zapewniając jednocześnie zgodność z nowymi przepisami.
Zachęcamy do rozmów w temacie przygotowania Twojej organizacji do KSeF i zapoznania się z funkcjonalnościami i obsługą systemu obiegu dokumentów Enovatio Workflow & KSeF HUB. Wystarczy że wypełnisz formularz kontaktowy znajdujący się pod tym linkiem – odzwonimy do Ciebie.
