Faktury papierowe lub .pdf mogły być łatwo uzupełniane o dodatkowe dokumenty, takie jak umowy, specyfikacje techniczne czy raporty. Jednak w przypadku faktur elektronicznych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), brak możliwości dołączania załączników stanowi istotne ograniczenie.
Brak dodawania załączników do e-faktury w KSeF. Co radzi Ministerstwo Finansów?
Ministerstwo Finansów potwierdza, że nie ma możliwości dołączenia do faktury ustrukturyzowanej, którą wyślemy / odbierzemy w KSeF. Proponuje natomiast zawarcie w treści faktury linka do dokumentacji. Takie dodatkowe informacje będzie można wpisać w polach „DodatkowyOpis”, „DodatkoweInfo” lub ewentualnie w stopce e-faktury. Załączniki mogą również być przekazywane w sposób niezależny od Krajowego Systemu e-Faktur.
Czy proponowane rozwiązanie przez Ministerstwo Finansów rozwiąże problem?
Dla firm, które obsługują kilka faktur miesięcznie może to będzie dobre rozwiązanie. Jednak dla organizacji, które odbierają dużą ilość faktur, dla tych, które mają rozbudowane procesy akceptacji lub korzystają z outsourcingu usług księgowości, albo są biurem rachunkowym – to będzie wielkie wyzwanie.
Proces przepływu dokumentów w firmie z dużą ilością faktur rozpocznie się od odebrania e-faktur w KSeF przez dział księgowości, a następnie zostaną przesłane do odpowiednich osób merytorycznych. Po przejściu przez standardową ścieżkę akceptacji obowiązującą w firmie oraz przesłaniu maili z załącznikami dotyczącymi jednej e-faktury, dokumenty zostaną odesłane z powrotem do działu księgowości.
Wyobraźmy sobie jednak, jak taki proces będzie wyglądać w przypadku klienta korzystającego z zewnętrznej księgowości. Jeśli firma przetwarza na przykład 200 dokumentów miesięcznie, a biuro rachunkowe obsługuje 50 klientów, oznacza to, że biuro księgowe będzie musiało najpierw wysłać 10 000 faktur, a potem po przeprocesowaniu i opatrzeniu załącznikami odebrać i zaksięgować.
Warto zwrócić uwagę na konsekwencje takiego rozwiązania. Wydłużenie procesu obsługi e-faktury oznacza większe obciążenie czasowe dla pracowników odpowiedzialnych za jej przetwarzanie. Każde dodatkowe kliknięcie i przekierowanie do innych narzędzi, generuje dodatkowe ryzyko popełnienia błędu lub utraty istotnych informacji. W rezultacie ręczne księgowanie i obsługa faktur jest przy takich ilościach wręcz niemożliwa.
Brak spójności danych stanowi poważne wyzwanie dla firm, zwłaszcza w przypadku audytów, kontroli podatkowych lub analiz finansowych. Dane rozproszone w różnych miejscach utrudniają skuteczne zarządzanie dokumentacją i utrzymanie spójnych informacji na temat transakcji.
Korzystanie z kilku narzędzi naraz również wymaga od pracowników zdolności efektywnego operowania nimi. Każde z tych narzędzi może mieć inne interfejsy i logiki działania, co może prowadzić do dodatkowego szkolenia personelu i zwiększenia ryzyka pomyłek.
Rozwiązanie usprawniające procesy obsługi e-faktur i dodawanie załączników do nich
Producent systemów Enovatio, który od ponad 20 lat zapewnia automatyzację procesów biznesowych połączył siły z firmą Andersen, świadczącą usługi prawno-podatkowe i outsourcingu księgowego. Razem stworzyli kompleksowe rozwiązanie
KSeF HUB, które umożliwia integrację rozwiązań informatycznych oraz proceduralnych w sposób mający na celu efektywną obsługę e-Faktur, a przy tym minimalizację ryzyk.
KSeF HUB umożliwia:
- integrację z dowolnymi systemami księgowymi, oprogramowaniem do wystawiania faktur oraz KSeF
- zapewnia automatyczną komunikację z klientami związaną z wysyłką wizualizacji faktur wraz z załącznikami
- posiada prosty i przejrzysty interface zapewniający sprawną pracę użytkownika
- ułatwia import faktur zakupowych do systemu obiegu dokumentów oraz systemu księgowego.
To kompleksowe rozwiązanie KSeF HUB dostosowane do wymogów prawa:
- Obsługuje faktury sprzedażowe: Automatycznie przygotowuje pliki w formacie xml, automatycznie wysyła pliki do KSeF, monitoruje statusy wysyłanych plików.
- Obsługuje faktury zakupowe: automatycznie pobiera z KSeF faktury opatrzone unikalnym numerem składającym się z 35 cyfr, pobiera dane w wersji zwizualizowanej, importuje dane do dedykowanego systemu zarządzającego obiegiem dokumentów np. Enovatio Workflow
- Ponadto posiada funkcjonalności takie jak:
- Obsługa plików o różnej strukturze i formacie
- Cykliczny i automatyczny import danych do aplikacji
- Możliwość konfiguracji powiadomień mailowych
- Zarządzanie dostępami do danych znajdujących się w KSeF
- Nadawanie odpowiedniego obiegu dedykowanym dokumentom
Obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie najprawdopodobniej juz od stycznia 2025 r. Jeśli twierdzisz, że to dość dużo czasu – śmiem twierdzić, że jesteś w błędzie. Zacznij z nami już dziś przygotowywać się do takich rewolucji i zapewnij swojej firmie płynne przejście na KSeF. Dzięki naszej współpracy unikniesz wiele ryzyk prawnych, podatkowych oraz technologicznych.
Skontaktuj się znami – wypełnij formularz kontaktowy znajdujący się pod tym linkiem
