Niniejszy artykuł jest zainspirowany problemami z jakimi zgłaszają się do nas klienci pracujący projektowo. Organizacje te doskonale wiedzą, że w dobie zaawansowanej informatyzacji, narzędziem niezbędnym do pracy przy projektach jest wdrożenie systemu zarządzania projektami.
Nasz, Enovatio Projects zawsze tworzymy i modernizujemy wg. najlepszych metodyk i praktyk, wsłuchując się również w potrzeby klientów od niespełna 20 lat. Poniższe case study przedstawia zaledwie kilka problemów, jednakże często utożsamianych przez inne firmy.
1. Problem klienta:
W wyniku rozprzestrzeniającej się epidemii COVID-19, byliśmy zmuszeni do przeorganizowania naszego dotychczasowego sposobu pracy, w tryb pracy zdalnej. Nie mieliśmy centralnego miejsca danych dotyczących projektów, przez co gubiliśmy się w zatrważającej ilości wiadomości, które przesyłaliśmy między sobą. Dokumenty były zapisane na dyskach komputerów pracowników, a aktualizowanie ich wiązało się z przesyłaniem najnowszej wersji do osób z grupy projektowej.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie systemu zarzadzania projektami Enovatio Projects wraz z modułem zasobów.
Rezultaty:
- Ogromne wsparcie w zdalnej pracy i łatwość w realizowaniu projektów.
- Centralne miejsce pracy nad projektami i spójność wszystkich danych.
- Minimalna ilość maili, redukcja powtarzających się czynności i znaczna oszczędność czasu grupy projektowej.
- Jedno miejsce przechowywania danych i dokumentów projektowych, do których dostęp mają jedynie uprawnione osoby.
- Widok w skali 360°na zadania, harmonogram, dokumenty, budżet, rzeczywiste raporty, ryzyka.
- Szybki dostęp do danych projektowych niezależnie od miejsca i czasu pracy.
- Awaria komputera nie wpływa na bezpieczeństwo danych i dokumentów.
2. Problem klienta:
Pracochłonność kadry zarządzającej w osiągnięciu ostatecznej oceny postępu realizacji projektów.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie systemu zarządzania projektami Enovatio Projects z rozszerzonymi raportami.
Rezultaty:
- Bieżąca ocena postępu realizowanych projektów i możliwość podjęcia szybkich kroków w optymalizacji prac.
- Generowanie rzeczywistych raportów dostosowanych do klienta oraz oszczędność czasu w ich przygotowaniu.
- Wsparcie w przygotowaniu sprawozdań dla klientów i sprawne rozliczenie projektów.
- Mobilizacja pracowników w wykonywaniu zleconych zadań przez możliwość ciągłego monitorowania zwierzchników i liczne alerty wzywające do akcji.
- Przyspieszenie realizowania projektów dzięki usystematyzowaniu danych oraz ścisłego trzymania się harmonogramu Gantta.
- Kadra zarządzająca zajmuje się jedynie najistotniejszymi dla siebie sprawami.
- Maksymalne wykorzystanie zasobów osobowych.
3. Problem klienta:
Przekraczanie budżetu projektowego, złe szacowanie kosztów, pracochłonność w tworzeniu budżetów projektowych.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie systemu do zarządzania projektami Enovatio Projects wraz z budżetami, portfelem projektów i elektronicznym obiegiem dokumentów Enovatio Workflow.
Rezultaty:
- Precyzyjne budżetowanie elementów prac i elementów projektów.
- Ciągłe monitorowanie rzeczywistej realizacji budżetu.
- Znaczna oszczędność czasu pracy grupy projektowej przy tworzeniu budżetu i prowadzeniu projektów.
- Efektywność współpracy i dokładna realizacja założeń projektowych.
- Przejrzyste zestawienie planowanego budżetu a wykonania.
- Jednolity model budżetowania i spójność danych
- Szybkie tworzenie budżetu uwzględniając pozycje kosztowe i przychodowe, rozpisania na MPK, poszczególne konta i kategorie.
- Zwiększona kontrola nad finansami i możliwość podjęcia szybkiej reakcji w celu optymalizacji wydatków.
- Natychmiastowe raporty realizacji budżetu, uwzględniające zaksięgowane koszty i przychody.
- Eliminacja podwójnego przepisywania danych oraz redukcja błędów dotyczących rozbieżności danych. Jeden system, a w nim firmowe dane wzajemnie przenikające się.
4. Potrzeba klienta:
Wdrożenie innowacyjnego narzędzia w rozsądnej kwocie, usprawniającego zarządzanie projektami – niewymagającego inwestycji w sprzęt i oprogramowanie, gwarantujące wysokie bezpieczeństwo i skalowalność rozwiązania.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie systemu zarządzania projektami jako usługa SaaS, cloud – Enovatio Projects.
Rezultaty:
- Brak kosztów związanych z zakupem infrastruktury np. serwer.
- Elastyczny model opłat za wykorzystywanie systemu – opłata miesięczna za licencje.
- Skalowalność systemu czyli dodawanie nowych modułów wg. potrzeb klienta i utrzymywanie płynności działania i pracy firmy.
- Wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrona danych.
- Wsparcie techniczne, które podczas trwania obowiązywania umowy obejmuje:
- Zdalną obsługę zgłoszeń klienta,
- Bezpłatne aktualizacje systemu,
- Ciągłości działania usługi przez 99% godzin roboczych w miesiącu
- Przechowywanie danych zapisanych w systemie na bezpiecznych serwerach,
- Tworzenie kopii bezpieczeństwa danych, które są wykonywane w celu dodatkowego zabezpieczenia przed ich utratą,
- Przechowywanie danych są chronione od momentu pojawienia się ich w aplikacji Enovatio Cloud, zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz oraz przed nieuprawnionym dostępem wewnętrznym.
5. Problem klienta:
Problem z przepływem informacji i danych projektowych. Przestoje w projektach powodowane brakiem konkretnie przypisanych osób do zadań, pomijanie szczegółów i często pojawiające się zdanie „a bo ja nie wiedziałem”.
Rozwiązanie Enovatio:
Wdrożenie systemu zarządzania projektami Enovatio Projects z tzw. tablicą ogłoszeń.
Rezultaty:
- Precyzyjnie rozpisywane projekty na zadania, wyznaczanie priorytetów ich realizacji i wzajemnych zależności.
- Logiczne dane tworzące pełen obraz projektu oraz szybki dostęp do szczegółów.
- Nie wzbudzająca dwuznaczności czytelność informacji i danych.
- Prawidłowy przepływ informacji w całej firmie, niezależnie od miejsca pracy zatrudnionych.
- Każdy pracownik ma jasno wyznaczone zadania projektowe do realizacji, a szereg alertów wspiera dotrzymywanie terminów ich ukończenia.
- Wzmocnienie współpracy wewnątrz firmy oraz z klientami.
- Tablica ogłoszeń zbiorowych niweluje konieczność wysyłania powiadomień mailowych do pracowników.
- Szybkie dotarcie z informacją do grup projektowych.
- Sprawne wdrożenie nowych pracowników i zapoznanie ich ze szczegółem projektów. Wszystkie dane i informacje „podane na tacy”.
Jesteśmy przekonani, że któryś z punktów artykułu dotyczy także Twojej firmy. Skontaktuj się z nami handlowy@enovatio.com lub tel. +48 695 560 007. Przedstawimy Ci jakie rozwiązanie moglibyśmy wdrożyć w Twojej firmie i jakie będą tego rezultaty.
