Od jakiegoś czasu zastanawiamy się nad skutkami nadchodzących zmian związanych z ministerialnym rozwiązaniem jakim jest system KSeF. Najczęściej pojawiającym się zagadnieniem, jest automatyzacja procesów biznesowych. Z naszych wewnętrznie przeprowadzonych badań, wynika że nawet 60% firm dalej procesuje faktury w formie papierowej!
W dobie coraz bardziej postępującej cyfryzacji jest to wręcz zadziwiające. Najczęściej pojawiające się powody takiego stanu rzeczy to:
- obawa przed zmianami
- brak budżetu
- brak zaufania do rozwiązań elektronicznych
- brak wiedzy na temat dostępnych możliwości
- brak wypracowanych procesów.
W tym artykule, postaram się rozwinąć powyższe kwestie i pokazać dlaczego wdrożenie systemu obiegu dokumentów przy nadchodzących zmianach, jest wręcz niezbędne.
Zmiana w fakturowaniu – KSeF (najprawdopodobniej od stycznia 2025)
Zacznijmy od samego KSeF -a. Jak już zapewne większość z Was wie najprawdopodobniej od stycznia 2025, całkowicie zmieni się sposób wystawiania faktur. Od tej pory funkcję tą przejmuje ministerialna aplikacja. Taki dokument wystawiony poprzez stronę https://ksef.mf.gov.pl/ będzie automatycznie uznawany za dostarczony!
System KSeF w praktyce
Otóż, kontrahent wystawiając fakturę w KSeF, nie ma obowiązku informować Was o tym fakcie. Będziecie musieli codziennie logować się do systemu i sprawdzać, czy nie pojawił się tam nowy dokument. Niektórzy z Was pewnie pomyślą – ok ja mam system FK, który automatycznie pobierze mi wszystkie faktury, więc sprawę mam załatwioną. O ile pierwsza część jest prawdziwa, o tyle druga to już kwestia dyskusyjna.
Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Firma obsługuje miesięcznie 200 faktur kosztowych (nie jest to dużo, u wielu firm w tym miejscu pojawi się 4 cyfrowa cyfra), co daje nam średnio 10 dziennie. Wszystkie będą automatycznie pobierane przez system FK i będą trafiać bezpośrednio do działu księgowego.
Problem KSeF – poszukiwanie właściciela faktury
I tu pojawia się pierwszy problem. Skąd księgowość, ma wiedzieć kto jest właścicielem faktury oraz czy jest ona w ogóle zasadna?
Do tej pory sprawca kosztu dostarczał opisaną fakturę w papierze bądź mailem i sprawa była załatwiona.
Czy wyobrażacie sobie teraz, że księgowość 10 razy dziennie będzie dopytywać się wszystkich pracowników, czyj to dokument?
A co w przypadku jeśli mamy księgowość zewnętrzną i takich firm jak nasza jest 200? Przecież ta biedna księgowa, nie zajmowałaby się niczym innym niż poszukiwaniami odpowiednich osób.
Jak już takową by znalazła, to musiałaby ręcznie uzupełniać resztę danych w systemie. A kiedy znaleźć czas na przygotowanie przelewów, na przygotowanie raportów, sporządzenie bilansów oraz wielu innych bardzo ważnych rzeczy, za które jest odpowiedzialna? I tu może pomóc system obiegu dokumentów, jakim jest Enovatio Workflow.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z KSeF
W tym miejscu postaram się pokrótce opisać jakie korzyści może zyskać firma dzięki wdrożeniu odpowiedniego rozwiązania.
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, obecny proces akceptowania faktur może zostać w pełni zachowany oraz zautomatyzowany. Taki system może zostać zintegrowany zarówno z KSeFem jak i systemem FK.
Dzięki takiemu rozwiązaniu, wszystkie faktury na Waszym koncie w KSeF, mogą być automatycznie pobrane oraz przydzielone do odpowiednich osób (weryfikacja po kontrahencie lub nr zamówienia). Następnie zostaną przeprocesowane według ustalonego schematu (system będzie wiedział do kogo przesłać dokument oraz będzie pilnował, żeby proces został zakończony).
W pełni zadekretowany dokument zostanie przesłany do systemu FK (wraz z załącznikiem jeśli takowy zostanie dołączony), gdzie po zweryfikowaniu przez księgową, zostanie zaksięgowany na koncie klienta.
Czy taka praca nie jest dużo łatwiejsza, wygodniejsza i obarczona mniejszym ryzykiem błędu?
Elektroniczny obieg dokumentów z integracją z KSeF automatyzuje procesy biznesowe
To system będzie pilnował do kogo ma przesłać dokument, czy gdzieś nie utknął (automatyczne przypomnienia o zaległych dokumentach), czy został w pełni opisany, czy trafił do księgowości.
Jest to bardzo duża oszczędność czasu, co wiadomo ostatecznie przełoży się na dużą oszczędność kosztów. Dodatkowo obecne rozwiązania w większości są bardzo łatwe w użyciu i mogą usprawnić pracę nie tylko w księgowości, dlatego przekonanie pracowników na takie zmiany, nie powinno być trudne.
Oczywiście zagadnień związanych z KSeF i korzyści związanych z posiadaniem systemu EOD jest zdecydowanie więcej, ale o tym kiedy indziej. W Enovatio stwierdziliśmy, że w chcemy Wam pomóc z jak najlepszym wejściem w nadchodzące zmiany, dlatego w najbliższym czasie możecie się spodziewać wielu materiałów od nas, na temat tego, co Was czeka i jak sobie z tym poradzić.
Grupy w socialmediach o KSeF
Zapraszam także na grupę o KSeF, której celem jest wspieranie dialogu między firmami, wymiana doświadczeń dot. KSeF. Zwiększamy świadomość o KSeF i innych rozwiązaniach.
Facebook: KSeF – e-faktury prosto z chmury
Linkedin: KSeF – e-faktury prosto z chmury
Rafał Wierzbicki
