Po wprowadzeniu KSeF, przy rozliczaniu faktur trzeba będzie wskazywać numer KSeF w przelewie lub w przypadku płatności zbiorczych za kilka faktur, użyć wygenerowanego identyfikatora zbiorczego.
1. Należy zastanowić się czy Twój system będzie pobierał numer KSeF automatycznie by uniknąć ręcznego wprowadzania numeru KSeF przy każdej płatności. Pamiętaj, że numer KSeF składa się z 35 znaków i należy mieć na uwadze czy system, na którym pracujsz obsłuży tak długi numer.
2. Konieczne jest stworzenie logiki obsługującej sytuacje, w których płatność dokonuje się przed otrzymaniem faktury. Zgodnie z przepisami, numer KSeF musi być oznaczony tylko w przypadku płatności za faktury, co oznacza konieczność zaprogramowania systemu w taki sposób, by ten numer pojawił się tylko w odpowiednich przypadkach.
3. Trzeba rozważyć ewentualne połączenia tych dwóch możliwości, na przykład, gdy dokonujemy jednej płatności za faktury i zobowiązania przed wystawieniem faktury.
Ponieważ organy podatkowe będą miały dostęp do faktur w czasie rzeczywistym, ważne jest, aby zbierać informacje na temat ewentualnych kompensat czy rabatów, które mogą wpłynąć na kwotę płatności.
4. Obowiązek oznaczenia numerem KSeF dotyczy również „podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury na rzecz tego nabywcy”.
Należy dokonać zatem weryfikacji uproszczeń i konstrukcji typu “umowa przekazu” gdzie podmiot płacący nie jest właścicielem środków.
5. Nie można przewidzieć wszystkich sposobów, jak organy państwowe mogą wykorzystać ten mechanizm. Dla Ciebie powinno być ważne, aby system nie tylko spełniał nowy obowiązek, ale aby wszelkie uproszczenia i “ugruntowane praktyki” nie przekształciły się w „syzyfową pracę”. A śmiemy twierdzić, że tak to właśnie będzie wyglądać w przypadku większości firm. Dlaczego? Zacznijmy od początku.
Dotychczasowy obieg faktur przy wdrożeniu KSeF zmienia się w odwrócony obieg faktur,
a przy tym będzie wydłużony i bardziej kosztowny. Schemat obsługi czy to przy udziale księgowości wewnętrznej czy biura rachunkowego wiąże się z rozsyłaniem faktur do akceptacji drogą mailową. A to przecież księgowość powinna dostawać komplet przeprocesowanych dokumentów, a nie najpierw je pobierać, rozsyłać i czekać aż wrócą z powrotem do księgowości.
Ponadto w przypadku załączników i wyżej omawianych danych na temat ewentualnych kompensat czy rabatów, jesteśmy zmuszeni utworzyć archiwum dodatkowych danych. Co oznacza, że wszystkie dane będą przechowywane w oddzielnych miejscach. Można wymieniać więcej takich „haczyków” w tej KSeFowej rewolucji. Jednak prawdę mówiąc, bez dodatkowego narzędzia jakim jest np. system obiegu dokumentów Enovatio zintegrowany z KSeF i ERP osiągniecie pełnej automatyzacji obsługi faktur jest trudne do wykonania. Sami oceńcie, którą formę obsługi faktur KSeF i dokumentów chcielibyście mieć w swojej organizacji:
Automatyczna obsługa faktur, którą daje system obiegu dokumentów Enovatio zintegrowany z KSeF i ERP
▲ Zwizualizowane faktury automatycznie pobrane z KSeF
▲ Jedno centralne miejsce, w którym obsługujesz, procesujesz i przygotowujesz faktury do księgowania
▲ Raz sczytane dane przenikają do innych procesów
▲ Generowanie paczki przelewów, dzielone płatności i przesyłanie danych do ERP
▲ Szybki i przejrzysty proces akceptacji wg. Twoich ścieżek
▲ Płynna komunikacja i minimum błędów
▲ Łatwa definicja uprawnień na poziomie jednego narzędzia
Obsługa faktur KSeF bez automatyzacji obiegu i akceptacji
▼ Ręczne pobieranie faktur ustrukturyzowanych xml
▼ Kilka narzędzi do obsługi faktur
▼ Powielanie czynności
▼ Przepisywanie danych do ERP i innych systemów
▼ Mozolny, chaotyczny proces akceptacji zazwyczaj przez e-mail
▼ Błędy, niedomówienia i utrata informacji
▼ Nadawanie uprawnień w każdym systemie
Zastanawiasz się jak zautomatyzować obsługę faktur KSeF i innych dokumentów, jak to właściwie działa, chcesz przetestować taki system, jest coś dla Ciebie nie jasne? – porozmawiaj o tym z naszym ekspertem. Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy
