Odroczony termin płatności faktury – co warto o nim wiedzieć?

Ważnym zadaniem przedsiębiorców jest dbanie o płynność finansową firmy, co często wymaga negocjowania korzystnych warunków płatności za zakupione lub sprzedane towary i usługi. Popularnym rozwiązaniem stosowanym podczas współpracy z kontrahentami i klientami jest odroczony termin płatności faktur. Co dokładnie kryje się za tym pojęciem? Sprawdź, w jaki sposób zarządzać finansami firmy po wdrożeniu tego rozwiązania.

Na czym polega odroczony termin płatności faktur?

Odroczony termin płatności faktur pozwala na uregulowanie płatności za zakupione towary lub usługi w późniejszym czasie. Jest to rodzaj umowy między sprzedawcą a kupującym, dlatego należy przestrzegać ustalonych wcześniej warunków płatności. Kupujący nie musi płacić za swoje zamówienie od razu, może to zrobić np. w ciągu 30 lub 60 dni od dnia zakupu. Z kolei firma wyraża w ten sposób zgodę na to, by otrzymać płatność w późniejszym czasie. Takie rozwiązanie pozwala wielu firmom lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi. Może to być także element wykorzystywany podczas negocjacji handlowych i pozyskiwania kontrahentów do dłuższej współpracy biznesowej.

Co warto wiedzieć o odroczonym terminie płatności faktur?

• Zarządzanie płynnością finansową

Odroczony termin płatności wpływa na sytuację i płynność finansową firmy. Moment otrzymania pieniędzy za oferowane produkty lub usługi jest przesunięty w czasie i należy tę kwestię uwzględnić w planowaniu budżetu. W innym wypadku firma może mieć problemy z uregulowaniem własnych, bieżących zobowiązań. Warto zadbać wcześniej o przygotowanie tzw. poduszki finansowej, by w razie problemów z otrzymaniem płatności od klientów i kontrahentów nie doprowadzić firmy do zadłużenia.

• Rozliczanie faktur

Chociaż czas na opłacenie faktur jest wydłużony, to należy rozliczyć je w tym samym miesiącu kalendarzowym, w którym zostały wygenerowane. Mimo tego, że pieniądze za sprzedane towary lub usługi nie są fizycznie dostępne dla firmy, to trzeba uwzględnić je w przychodach. Należy o tym pamiętać, by uniknąć ewentualnych problemów z urzędem skarbowym.

• Ryzyko niewypłacalności klientów

Termin płatności faktur może być odroczony o dodatkowe 20, 40, a nawet 60 dni. Im dłuższy jest termin płatności, tym większe ryzyko, że klient może mieć trudności z uregulowaniem należności lub po prostu zapomni o dokonaniu płatności. W przypadku ustalenia odroczonego terminu płatności dla kontrahenta warto przeanalizować jego dotychczasową historię płatności, by sprawdzić, czy wcześniejsze faktury opłacał w wyznaczonym terminie. Firma może zabezpieczyć swoje interesy np. poprzez naliczanie odsetek za każdy dzień opóźnienia płatności lub – w przypadku poważniejszych problemów – podjąć współpracę z adwokatem, by windykować dłużników.

• Negocjowanie warunków

Należy dokładnie określić warunki odroczonych płatności w umowie lub na fakturze, w tym datę wystawienia, maksymalny termin płatności oraz ewentualne kary za opóźnienia. Warto omówić z kontrahentem jego możliwości finansowe i ustalić realistyczne terminy, które będą odpowiednie zarówno dla firmy, jak i dla klienta. Standardowo maksymalny czas na uregulowanie płatności za faktury wynosi 60 dni dla małych i średnich przedsiębiorstw, a dla podmiotów publicznych 30 dni.

Faktury z odroczonym terminem płatności – jak zadbać o porządek w dokumentach?

Świetnym wsparciem w procesach księgowania i porządkowania faktur okaże się oprogramowanie Enovatio Workflow. Narzędzie pozwala m.in. na:

• autouzupełnianie faktur

Dzięki Enovatio Workflow automatycznie wygenerujesz faktury na podstawie wcześniej wprowadzonych danych do innych systemów połączonych z narzędziem. W ten sposób księgowi nie będą zmuszeni przepisywać i uzupełniać danych ręcznie, a to zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. Program Enovatio Workflow można zsynchronizować z większością systemów finansowo-księgowych dostępnych na rynku.

Jeżeli cyklicznie wystawiasz faktury dla tych samych klientów, nie będzie konieczne ponowne rozpisywanie dokumentu. System zapamięta dane i zadekretuje faktury, pracownicy będą jednak w dalszym ciągu mogli edytować dane dokumentu.

• automatyczne przesyłanie faktur

Program pozwala na wysyłanie faktur drogą elektroniczną bezpośrednio do klientów i kontrahentów. Wybrany dokument można przypisać także do konta klienta, by utrzymać porządek w fakturach. Co więcej, jeżeli faktura zostanie zapłacona, księgowi od razu zauważą zmianę statusu dokumentu w systemie, bez konieczności sprawdzania przelewów bankowych. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas potrzebny na przesyłanie oraz monitorowanie faktur.

• ustawienie przypomnień o płatnościach

W programie Enovatio Workflow można ustawić powiadomienia o zbliżających się terminach płatności zarówno za wystawione faktury, jak i faktury otrzymane od innych podmiotów. Przypomnienia mogą trafiać do księgowych lub wybranych pracowników odpowiedzialnych za nadzór nad budżetem firmy.

• monitorowanie statusu płatności

Narzędzie umożliwia monitorowanie statusu wszystkich wystawionych oraz otrzymanych faktur w czasie rzeczywistym. Użytkownicy mogą w każdej chwili sprawdzić, które faktury zostały opłacone i ile dokumentów nadal oczekuje na płatność.

• archiwizację dokumentów

W systemie Enovatio Workflow przechowywane są nie tylko bieżące, ale i archiwalne dokumenty. Pracownicy mogą w kilka chwil znaleźć wygenerowaną miesiące, a nawet lata wcześniej fakturę dzięki intuicyjnej wyszukiwarce. Możliwe jest wyszukiwanie archiwalnych dokumentów po dacie, nazwie firmy czy innych danych klienta. Wszystkie faktury są przechowywane w uporządkowany sposób, co ułatwia zarządzanie finansami firmy.

• udostępnianie dokumentów wybranym osobom

Dane klientów oraz kontrahentów powinny być odpowiednio chronione przed nieautoryzowanym wykorzystaniem. Funkcje narzędzia Enovatio Workflow pozwalają na przydzielenie pełnego lub ograniczonego dostępu do danych i dokumentów księgowych. Rozwiązanie umożliwia księgowym oraz menedżerom szybko reagować na ewentualne problemy z płatnościami, sprawdzać historię i status faktur oraz przygotowywać raporty i analizy finansowe na potrzeby firmy.

Podsumowanie

Zarządzanie finansami firmy w przypadku odroczonych terminów płatności faktur może być mocno utrudnione. Jednak dzięki narzędziom, takim jak Enovatio Workflow, można utrzymać porządek w dokumentach, łatwiej też przestrzegać wyznaczonych terminów płatności. Oprogramowanie ułatwia pracę księgowych, zapewnia im łatwy i szybki dostęp do archiwalnych oraz bieżących faktur. Enovatio Workflow oferuje wiele funkcji, takich jak automatyzacja procesów fakturowania, przypomnienia o zbliżających się terminach płatności oraz synchronizacja z systemami FK dostępnymi na rynku.