Ranking systemów – elektroniczny obieg dokumentów w firmie (EOD)

Wstęp

Wraz z rozwojem digitalizacji i systemów informatycznych, coraz więcej firm decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów. Jest to system wykorzystywany do przetwarzania i zarządzania dokumentami, który znacznie przyspiesza i usprawnia pracę w firmie. Rezygnację z papierowego obiegu dokumentów na rzecz elektronicznego, przyspieszyła pandemia, która zrewolucjonizowała rynek pracy i stała się jedną z głównych przyczyn popularyzacji zdalnego i hybrydowego trybu pracy. 

W najbliższym czasie czeka nas kolejny krok w rozwoju transformacji- KSeF oraz e-Doręczenia. Z najbardziej aktualnych informacji rządowych dowiadujemy się, że KSeF ma ruszyć w lutym 2026. Będzie to ogromna rewolucja nie tylko w obszarze technologicznym, ale także w sferze odpowiedzialności. Od lutego 2026 roku przestajesz być w rozumieniu prawa wystawcą faktury, będzie nim KSeF, ponieważ tylko dokumenty, które zostaną zarejestrowane w KSeF, stają się fakturami.

Efektywne zarządzanie dokumentami i procesami workflow pomoże w sukcesie każdej organizacji. Wybór odpowiedniego systemu obiegu dokumentów może znacząco wpłynąć na wydajność, zgodność z przepisami oraz ogólną efektywność operacyjną firmy. W tym artykule przedstawiamy ranking 15 popularnych systemów obiegu dokumentów, które zdobyły uznanie na rynku polskim i międzynarodowym.

W naszym zestawieniu uwzględniliśmy, takie rozwiązania jak: Enovatio Workflow, SaldeoSMART, WEBCON BPS, DocuWare, Microsoft SharePoint, eDokumenty Symfonia, Comarch DMS, Asseco SEOD, Primesoft V-desk, Suncode Plus Workflow 4, Archman, KissFlow, Zoho Workflow Management oraz JobRouter. Każdy z tych systemów oferuje unikalne funkcje i możliwości, które mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb różnych branż i przedsiębiorstw.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie (EOD) – na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego rozwiązania?

Wybór odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) jest kluczowy dla efektywnego zarządzania przepływem dokumentów w firmie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze wg nas aspekty, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego rozwiązania.

1. Automatyzacja

Wszystkie powtarzalne czynności staramy się automatyzować, w celu zwiększenia efektywności pracy. Nie inaczej wygląda to w przypadku systemów do obiegu dokumentów. Dobre oprogramowanie powinno w pełni automatyzować procesy Workflow, dzięki czemu praca wielu działów staje się łatwiejsza. 

2. Funkcjonalność i skalowalność

System EOD powinien oferować szeroki zakres funkcji, takich jak automatyzacja procesów, integracja z innymi systemami, zarządzanie wersjami dokumentów oraz możliwość pracy zdalnej. Ważne jest również, aby system był skalowalny i mógł rozwijać się wraz z firmą, dostosowując się do jej zmieniających się potrzeb.

3. Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych to jeden z najważniejszych aspektów przy wyborze systemu EOD. System powinien zapewniać autoryzację dostępu na odpowiednim poziomie oraz regularne kopie zapasowe. Warto również zwrócić uwagę na zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, takimi jak RODO.

4. Intuicyjność i łatwość obsługi

System powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze, aby pracownicy mogli szybko się go nauczyć i efektywnie z niego korzystać. Dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika oraz dostępność szkoleń i wsparcia technicznego to kluczowe elementy, które mogą wpłynąć na efektywność wdrożenia systemu.

5. Koszty wdrożenia i utrzymania

Przy wyborze systemu EOD warto dokładnie przeanalizować koszty związane z jego wdrożeniem i utrzymaniem. Należy uwzględnić koszty licencji, koszty wdrożenia razem z kosztami szkoleń, a później wsparcia technicznego oraz ewentualnych aktualizacji systemu. Ważne jest, aby system zapewniał dobry stosunek jakości do ceny. 

6. Opinie użytkowników i referencje

Przed podjęciem decyzji warto zapoznać się z opiniami innych użytkowników oraz referencjami firm, które już korzystają z danego systemu. W ten sposób można zdobyć cenne informacje na temat rzeczywistej wydajności i niezawodności systemu.

7. Integracja z istniejącymi systemami

System EOD powinien być kompatybilny z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak systemy ERP, CRM czy systemy księgowe. Integracja z istniejącymi rozwiązaniami pozwala na płynne przepływy danych i minimalizuje ryzyko wystąpienia problemów związanych z niekompatybilnością. W ramach integracji np. dokumentów finansowych istotne jest, aby rozwiązanie miało w standardzie integrację z kursami walut NBP, białą listą, GUS, VIES czy bankami.

8. Elastyczność i możliwość rozbudowania

Każda firma ma unikalne potrzeby i procesy, dlatego ważne jest, aby system EOD był elastyczny i umożliwiał dostosowanie do specyficznych wymagań organizacji. Możliwość tworzenia niestandardowych workflowów, formularzy i raportów to cechy, które mogą znacząco zwiększyć wartość systemu.

Dopasowanie

Patrząc na powyższe cechy, chcielibyśmy zwrócić uwagę na, taki aspekt jak dopasowanie elektronicznego obiegu dokumentów. Często mówi się, że najlepsze rzeczy to te „szyte na miarę”. To kryterium jakości tyczy się również elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Powinien on mieć takie możliwości konfiguracji, aby ostatecznie został „uszyty na miarę” firmy, w której jest wdrażany. Oczywiście nie znaczy to, że musisz tworzyć rozwiązanie dla swojej firmy od zera, ponieważ jest wiele rozwiązań mających szerokie możliwości konfiguracji na etapie wdrożenia i na etapie utrzymania systemu. Szycie na miarę od „zera” jest droższe niż elastyczna konfiguracja.

Tutaj ocenę pozostawiamy Tobie. Wybierając system, proponujemy zwrócić uwagę, czy posiada on:

1. Zgodność z przepisami: Czy system wspiera zgodność z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami. Ma dostosowanie do realiów Polski np. KSeF lub czy posiada integracje z Białą listą?

2. Wsparcie techniczne: Dostępność i jakość wsparcia technicznego. Czy wsparcie systemu jest w języku polskim? Czy interfejs systemu jest w języku polskim z możliwością przełączenia na inne wersje językowe?

3. Wielkość firmy i branża: Jest dostosowany do wielkości Twojej firmy i ma potencjał rozbudowy/rozwoju i pasuje do Twojej branży. Wielkość firmy: czy jest ona mikro, mała, średnia czy duża, czy prowadzi pełną księgowość i ma procesy akceptacji zamówień zakupu, albo, czy pilnuje wydatków względem budżetów?

4. Biuro rachunkowe czy księgowość wewnątrz firmy: Czy system bardziej pasuje do biura rachunkowego czy działu księgowości wewnątrz firmy, czy raczej ma usprawnić procesy w całej organizacji?

5. Skalowalność: Możliwość rozbudowy systemu w miarę rozwoju firmy?

6. Aktualizacje i rozwój: Jaka jest częstotliwość aktualizacji i plany rozwoju systemu? Jak długo poszczególne funkcje są rozwijane? Czy rozwiązanie jest już wystarczająco dojrzałe i przy okazji nowoczesne, używające najnowszych rozwiązań technologicznych?

7. User Experience (UX): Ocena intuicyjności i łatwości obsługi interfejsu.

8. Miejsce instalacji: Czy rozwiązanie jest instalowane w Chmurze, czy możliwa jest instalacja lokalna? Coraz więcej osób pracuje zdalnie lub hybrydowo. W jaki sposób zostanie zapewniony dostęp dla tych pracowników? Z drugiej strony, wiele organizacji ma oddziały, osoby pracujące w innym mieście również muszą mieć zapewniony dostęp. 

9. Przeglądarka czy aplikacja instalowana: czy do aplikacji można mieć dostęp przez przeglądarkę internetową i nie ma potrzeby instalacji programu, czy będziesz zmuszony zainstalować oprogramowanie na każdym komputerze? W dłuższej perspektywie jest to zdecydowanie czynnik istotny do utrzymania systemu.

10. Bezpieczeństwo: Czy system ma uwierzytelnianie i role, SSO lub inne rozwiązanie odpowiedzialne za bezpieczeństwo dostępu, np. Dział Bezpieczeństwa IT wymaga integracji z Microsoft Azure AD/Entra ID?

11. Ile z pudełka, a ile do zaprogramowania: Czy rozwiązanie ma gotowe wzorce do, takich dokumentów jak np. faktura kosztowa lub rozliczenie delegacji z obliczaniem diet? Czy ma pudełkowe schematy księgowań np. do poszczególnych systemów finansowo-księgowych?

12. Integracja: Czy system ma pudełkową integrację z Twoim systemem finansowo księgowym? Czy może zostać zintegrowany z dowolnym systemem poprzez np. Rest API? Ważne jest w jaki sposób integruje się z danym systemem finansowo-księgowym, czy po stronie systemu finansowo-księgowego potrzebny jest np. zakup dodatkowych komponentów w celu integracji? Ważne jest zwrócenie szczególnej uwagi na fakt, że każdy biznes jest inny i wymaga dostosowania wspomnianej integracji, aby nie musieć dopisywać np. na każdym dokumencie dodatkowej wartości możliwej do ustawienia tylko w systemie FK.

13. Czas wdrożenia: Średni czas potrzebny na wdrożenie systemu. Czy czas wdrożenia jest krótki, średni czy długi?

Podsumowując, wybór odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która może przynieść firmie wiele korzyści. Kluczowe jest jednak, aby dokładnie przeanalizować dostępne opcje i wybrać rozwiązanie, które najlepiej odpowiada na potrzeby organizacji.

Elektroniczne systemy obiegu dokumentów

Zestawienie systemów elektronicznego obiegu dokumentów dostępnych na rynku polskim i w wielu przypadkach wyprodukowanych i dostarczanych przez firmy polskie.

Możemy znaleźć w Internecie rankingi i zestawienia systemów CRM (przykład wspomnianego, merytorycznego rankingu), ERP lub Zarządzania projektami. Do tej pory nie widzieliśmy takiego zestawienia w kategorii elektronicznego obiegu dokumentów, zatem postanowiliśmy go przygotować specjalnie dla Ciebie i Twojej firmy.

Zapraszamy do zapoznania się z rankingiem i zestawieniem w postaci tabeli wymienionych systemów, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej odpowiadające potrzebom Państwa firmy. 

Zestawienie wymienionych systemów zostało przeprowadzona na bazie ogólnie dostępnej wiedzy oraz materiałów dostępnych na stronach internetowych producentów tych rozwiązań. Jeżeli w jakiejś kategorii nie byliśmy pewni zakresu oferowanego przez ten system pozostawiliśmy komórkę pustą. Prosimy nie traktować kolejności umieszczenia poszczególnych systemów jako naszej oceny czy zajętego miejsca w rankingu. 

Wspólne dla wszystkich systemów:

1. W większości przypadków system może być wdrażany na kilka sposobów: przez partnerów, samodzielnie przez klienta lub producenta systemu.

2. Każdy z systemów posiada API. Większości przypadków jest to API typu Rest. Rzeczywiście w tym obszarze musimy dopracować raport I i w przyszłym roku go uzupełnić.

3. Większość rozwiązań jest typu Low-code lub No-code. Natomiast w różnych systemach funkcjonalność Low-code może znaczyć coś innego. W niektórych przypadkach jest to zaawansowana konfiguracja, a w niektórych przydaje się wiedza programisty.

4. Większość systemów oferuje darmowy start od 14 do 30 dni na testowanie rozwiązania.

5. W większości rozwiązań koszty wdrożenia obejmują konfigurację systemu, integrację z ERP i KSeF oraz szkolenie użytkowników.

6. Większość producentów prezentuje cennik na stronie. Zazwyczaj jest to cena za użytkownika. W wielu przypadkach do kwoty tej należy doliczyć koszt odczytu dokumentów OCR. Niektórzy producenci doliczają jeszcze koszt platformy. 

Wnioski

Wybór odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) zależy od specyficznych potrzeb Państwa firmy. Oto kilka subiektywnych rekomendacji, biorąc pod uwagę podstawowe kryteria:

1. Dla mikro firm

Saldeo SMART: Jest to system najbardziej ze wszystkich dostosowany dla mikro firm, które potrzebują prostego zarządzania fakturami. Bardzo często zdarza się, że takie rozwiązanie otrzymają Państwo razem z pakietem za usługi księgowe.

2. Dla małych i średnich firm – firmy rozwijają się i system powinien razem z nimi. Wybór zależy od konkretnych wymagań.

Enovatio Workflow, Saldeo SMART, eDokumenty Symfonia, Comarch DMS,

3. Dla dużych firm

Enovatio Workflow, Webcon BPS, Primesoft V-Desk, Suncode Plus Workflow 4, Archman Navigator, INTENSE Low-Code Platform

4. Dla firm wymagających wsparcia w języku polskim – wszystkie rozwiązania polskich producentów.

5. KSeF jest wymaganiem – tak, jak wyżej, najlepiej dostosowane będą rozwiązania z naszego rynku. Niektóre z polskich firm oferują także specjalne konektory do KSeF. Bardzo ważne w tym zakresie, aby rozwiązanie do integracji z KSeF było na bieżąco aktualizowane. Taką, szybką aktualizację, będą mogły zapewnić tylko firmy rodzime specjalizujące się w obiegu dokumentów finansowych. Wprowadzenie KSeF będzie się także wiązało z szeregiem dodatkowych wymagań jak np. umieszczeniem nr KSeF na każdym przelewie.

6. Najlepsze integracja z MS Office, co nie oznacza, że inne systemy jej nie posiadają

Microsoft Sharepoint: Doskonała integracja z Office 365 i ale także możliwość współpracy oraz integracji z innymi narzędziami Microsoft.

7. Dla firm z dużymi wymaganiami w zakresie automatyzacji

Enovatio Workflow: System oferujący silną integrację z ERP i KSeF oraz zaawansowaną automatyzację procesów. Idealny dla firm, które chcą zautomatyzować swoje procesy biznesowe.

Webcon BPS: Jako platforma low-code umożliwi bardzo szerokie możliwości konfiguracji i programowania.

Primesoft V-Desk: Efektywne zarządzanie dokumentami, integracja z BI.

Krótka informacja o każdym z rozwiązań

Więcej informacji znajdziesz na stronach poszczególnych producentów wymienionych niżej systemów. Opisy na temat każdej z firmy zostały sparafrazowane na podstawie informacje dostępnych w przestrzeni informacyjnej. 

1. Enovatio Workflow

Enovatio Workflow, który wyróżnia się dzięki swojej elastyczności, intuicyjnemu interfejsowi oraz zaawansowanym funkcjom automatyzacji procesów. System ten jest szczególnie ceniony za możliwość łatwej integracji z innymi narzędziami oraz za wsparcie techniczne na najwyższym poziomie.

Enovatio Workflow rozszerza się o projekty, budżety, zadania i I rozliczenie delegacji/wydatków. Enovatio jest już przygotowane na KSeF i umożliwia szeroką integrację z innymi systemami, nie tylko systemami z kategorii finanse i księgowość, ale np. dzięki Zappier i Rest API także z CRM lub HR.

2. SaldeoSMART

SaldeoSMART to platforma online przeznaczona dla firm z działem księgowym oraz biur rachunkowych, która automatyzuje procesy księgowe. Dzięki opcjom wyboru i dostosowania pakietów do specyficznych potrzeb, może precyzyjnie spełniać Twoje wymagania.  

3. WEBCON BPS

WEBCON to firma, która stworzyła WEBCON BPS – platformę low-code klasy BPM (Business Process Management). Jest to doskonałe rozwiązanie dla dużych firm i korporacji, które potrzebują systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów oraz digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych szytych na miarę. WEBCON BPS umożliwia szybkie tworzenie aplikacji biznesowych, bez konieczności kodowania, a także elastyczne i natychmiastowe dostosowywanie ich do zmieniających się wymagań.

4. DocuWare

DocuWare to oprogramowanie do zarządzania dokumentami i automatyzacji przepływu pracy. Oferuje rozwiązania chmurowe, które pozwalają na digitalizację, zabezpieczanie i obsługę dokumentów biznesowych, a także optymalizację kluczowych procesów w firmie.

5. Sharepoint

Microsoft SharePoint to webowa platforma stworzona przez firmę Microsoft, która służy do pracy zespołowej. Jest przeznaczona do tworzenia zaawansowanych aplikacji internetowych i umożliwia różnorodne sposoby zarządzania, publikowania oraz manipulowania informacjami między użytkownikami w sieci firmowej.

6. eDokumenty Symfonia

System Symfonia eDokumenty to cyfrowe biuro, które oferuje elektroniczny obieg dokumentów oraz zestaw gotowych do użycia aplikacji biznesowych, dostępnych zarówno w przeglądarce internetowej, jak i na urządzeniach mobilnych.

7. Comarch DMS

System Comarch DMS (Document Management System) to narzędzie, które umożliwia łatwą digitalizację obiegu wszelkiego rodzaju dokumentów. Dzięki niemu można zrezygnować z papierowych dokumentów i zwiększyć efektywność pracy w firmie.

Jako platforma low-code, Comarch DMS oferuje zaawansowane opcje konfiguracyjne, które pozwalają na łatwe odwzorowanie i usprawnienie procesów związanych z rejestracją, opisem, akceptacją i archiwizacją dokumentów. Niezależnie od tego, czy chodzi o korespondencję przychodzącą i wychodzącą, faktury kosztowe, umowy czy wnioski pracownicze, Comarch DMS umożliwia realizację tych procesów w formie elektronicznej, także na urządzeniach mobilnych.

8. Asseco SEOD

Asseco Business Solutions, będące częścią międzynarodowej Grupy Asseco, od 30 lat działa na styku technologii i biznesu. Nowoczesne rozwiązania Asseco wspierają ponad 100 000 firm i organizacji na całym świecie, umożliwiając im prowadzenie działalności bez ograniczeń.

System SEOD oferuje kompleksową obsługę ważnych dokumentów, w tym wygodne procesowanie zapotrzebowań i faktur kosztowych oraz sprawne rejestrowanie i rozliczanie delegacji.

9. Primesoft V-desk

V-Desk to innowacyjne rozwiązanie do elektronicznego obiegu dokumentów, które wprowadza digitalizację dokumentów i procesów biznesowych w Twojej firmie. System umożliwia efektywne zarządzanie dokumentami oraz automatyzację wszystkich procesów biznesowych.

Dostępny przez przeglądarkę internetową, V-Desk może być wdrożony w chmurze lub na serwerze klienta. Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów, zwiększa efektywność pracowników i rentowność firmy.

10. Suncode Plus Workflow 4

Plus Workflow to nowoczesny i wszechstronny system Low-Code, który wspiera zarządzanie procesami i dokumentacją w firmach. Umożliwia modelowanie procesów biznesowych, elektroniczny obieg dokumentów, skanowanie oraz archiwizację dokumentacji.

Jest to system serwerowy, do którego użytkownicy mają dostęp przez przeglądarkę internetową. Dzięki temu, może być dostosowany do specyficznych potrzeb każdego przedsiębiorstwa. 

11. Archman Navigator

Navigator to zaawansowana platforma ECM/Workflow, która umożliwia szybkie tworzenie własnych aplikacji (Rapid Application Development) z funkcjami Business Intelligence i Machine Learning. 

12. INTENSE Low-Code Platform

INTENSE Platform to system low-code/no-code, który oferuje pełną elastyczność i wszechstronność. Jest to narzędzie do cyfryzacji (BPM), automatyzacji (RPA) oraz integracji procesów (ESB). Pozwala na tworzenie różnorodnych aplikacji, które są idealnie dostosowane do potrzeb firm z różnych branż.

13. KissFlow

Kissflow Workflow to zaawansowane narzędzie do zarządzania przepływem pracy, które obsługuje zarówno strukturalne (procesy/BPM), jak i nieustrukturyzowane przepływy pracy (zarządzanie przypadkami). Jest to platforma bez kodu, umożliwiająca każdemu tworzenie zautomatyzowanych procesów, budowanie tablic zadań, zarządzanie przepływem spraw oraz współpracę nad projektami – wszystko w ramach jednej, inteligentnej i łatwej do integracji platformy.

Oprogramowanie Kissflow jest używane w 160 krajach przez ponad 10 000 klientów, aby sprostać ich potrzebom związanym z zarządzaniem przepływem pracy.

14. Zoho workflow management

Zoho Creator to oparta na chmurze platforma do zarządzania przepływem pracy, która umożliwia użytkownikom tworzenie złożonych przepływów pracy, za pomocą prostego interfejsu „przeciągnij i upuść”. 

15. JobRouter

JobRouter to wszechstronna platforma low-code, która wspiera firmy w automatyzacji różnych procesów biznesowych. Użytkownicy mogą korzystać z zaawansowanych technologii, aby efektywnie zarządzać dokumentami i przetwarzać dane. 

Dzięki elastycznej, modułowej i skalowalnej technologii, firmy mogą dostosowywać i mapować swoje procesy biznesowe za pomocą JobRouter®. Platforma ta integruje się z istniejącymi systemami, dodając nowe funkcje. Integracje te umożliwiają eksport, przetwarzanie, archiwizację oraz przekazywanie danych i dokumentów, a także inicjowanie nowych procesów.

Podsumowanie

Przedstawiliśmy Ci właśnie merytoryczne zestawienie w kategorii elektronicznego obiegu dokumentów, które zostało przygotowane specjalnie dla Ciebie i Twojej firmy. Przeanalizowaliśmy różne oferty, warianty, rozwiązania i potrzeby, jakie może mieć dana firma w zależności od typu. Pozwól zatem, że teraz my się przedstawimy.

Enovatio jest jednym z rozwiązań prezentowanych w zestawieniu. Tworzenie i udoskonalanie tych systemów to nasza pasja i z dumą możemy powiedzieć, że skutecznie rozwijamy ją od 2003 roku. Każde z prezentowanych przez nas rozwiązań jest tworzone przez profesjonalistów. Jeżeli masz pytania dotyczące rozwiązań prezentowanych przez Enovatio lub zastanawiasz się nad wdrożeniem konkretnego systemu, zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji. Wypełnij formularz poniżej, a nasz ekspert odezwie się do Ciebie.