Enovatio to platforma, która oferuje kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentacją w branży budowlanej oraz zarządzania projektami w skali 360°. Jednak w tym artykule skupimy się głównie na elektronicznym obiegu dokumentów, jak działa i jakie korzyści niesie dla branży budowlanej.
Branża budowlana jest jedną z gałęzi przemysłu, która wymaga dużej ilości dokumentów. Firmy budowlane muszą mieć dokumentację dotyczącą wszystkich etapów budowy, od planów architektonicznych po dokumenty dotyczące bezpieczeństwa. Tradycyjnie, dokumenty te przekazywane były w formie papierowej, co prowadziło do wielu problemów, takich jak czasochłonne przesyłanie dokumentów między firmami i ich utrzymywanie w porządku.
Oto lista najważniejszych funkcjonalności systemu obiegu dokumentów Enovatio wspomagających pracę w branży budowlanej:
Elektroniczny obieg dokumentów
dzięki temu funkcjonalnemu systemowi dokumenty są automatycznie przesyłane do odpowiednich osób i oddziałów, co eliminuje potrzebę ręcznego przesyłania dokumentów i przyspiesza procesy biznesowe. System pozwala na łatwe i szybkie zarządzanie dokumentami, takimi jak umowy, faktury, rysunki techniczne, wizualizacje czy specyfikacje techniczne. Wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich wyszukiwanie, pracowanie nad nimi i udostępnianie.
Obieg faktury kosztowej:
system automatyzuje wszystkie czynności aż do momentu księgowania i archiwizacji. Centralne miejsce obsługi faktur, automatyczne uzupełnienie danych, egzekwowane przez system podjęcie reakcji użytkownika i alerty, powodują znaczące zredukowanie czasu obsługi faktur. System zapewnia sprawną obsługę faktur kosztowych w 4 krokach: rejestracja faktur, opis i dekretacja, procesowanie i archiwizacja, wysłanie rozpisanych faktur do systemu ERP
Harmonogram płatności danej faktury:
Dzięki temu można podzielić jedną należność na kilka i zlecać je do płatności w ustalonych transzach. Jest to w szczególności istotne dla firm z branży budowlanej, które dzielą płatności w czasie z tytułu:
- zatrzymań kaucji gwarancyjnej,
- protokołów sprzedaży i
- kosztów ogólnych budowy
Moduł płatności, biała lista i generowanie paczek przelewów w elektronicznym obiegu dokumentów:
Moduł Płatności automatyzuje pracę księgowości i umożliwia w łatwy sposób przygotowanie paczki przelewów z faktur kosztowych, które zakończyły proces akceptacji w systemie Enovatio. Generowanie paczki przelewów jest ostatnim etapem obsługi faktur, podczas którego następuje również sprawdzenie podatnika za pomocą tzw. Białej listy. Moduł Płatności pozwala na łatwe monitorowanie finansów, eliminuje: konieczność ręcznego przepisywania danych, duplikaty oraz rozbieżność danych.
Budżet i bieżąca realizacja budżetu:
W systemie elektronicznego obiegu dokumentów wszystkie dane wzajemnie się przenikają. Połączenie budżetów z modułem obiegu faktur kosztowych Enovatio Workflow i integracja z ERP tworzy rzeczywisty obraz finansów każdego przedsięwzięcia. Dzięki temu eliminujemy podwójne przepisywanie danych oraz błędy dotyczące rozbieżności danych. Jeden system, a w nim wszystkie dane firmy, które wzajemnie się przenikają. Raport realizacji budżetu, uwzględniający zaksięgowane koszty i przychody dostępny jest od ręki. Monitorowanie budżetu ułatwiają zaawansowane filtry, funkcja grupowania, sortowania i wyboru kolumn z danymi, które nas interesują.
Przypisywanie dokumentów:
System umożliwia przypisywanie dokumentów do konkretnych projektów, umów, zamówień czy zadań, co pozwala na łatwe śledzenie dokumentów i ich powiązań z innymi elementami projektu.
Kontrola wersji czyli tzw. wersjonowanie:
System pozwala na kontrolowanie wersji dokumentów, co oznacza, że można śledzić zmiany w dokumencie i łatwo odnaleźć wcześniejsze wersje. Dzięki temu można łatwo i szybko przywrócić poprzednie wersje dokumentów, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Raporty i analiza danych:
System obiegu dokumentów umożliwia analizę danych związanych z dokumentami oraz wszystkimi procesami które są w nim rejestrowane. Dzięki raportom kadra zarządzająca nie analizuje szczegółów wykonywanych prac tylko podejmuje decyzje na podstawie różnego rodzaju raportów generowanych w czasie rzeczywistym.
Automatyzacja procesów:
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia automatyzację wielu procesów związanych z obiegiem dokumentów, takich jak przypisywanie dokumentów do projektów, umów czy zamówień, kontrola wersji czy kontrola dostępu. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko popełnienia błędów.
Wyszukiwanie dokumentów:
System umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów dzięki wyszukiwarce systemowej oraz filtrów takich jak np. nazwa dokumentu, data, typ dokumentu, osoba odpowiedzialna za dokument itp. Dzięki temu można łatwo i szybko odnaleźć potrzebne dokumenty.
Kontrola dostępu:
System pozwala na kontrolowanie dostępu do dokumentów, co oznacza, że można określić, kto ma prawo do przeglądania, edycji i udostępniania dokumentów. Dzięki temu można zabezpieczyć poufne dokumenty przed niepowołanymi osobami.
Powiadomienia:
System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na ustawienie powiadomień dotyczących dokumentów, takich jak przypomnienia o ważnych terminach czy zmianach w dokumencie. Dzięki temu można nie przegapić ważnych terminów czy informacji.
Repozytorium dokumentów i archiwum:
elektroniczny obieg dokumentów umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze, co pozwala na łatwe zarządzanie nimi i szybki dostęp do nich.
Kalendarz:
dzięki tej funkcjonalności można zaplanować zadania i przypomnienia, co umożliwia lepszą organizację pracy i terminowe wykonanie zadań.
Podpis elektroniczny w elektronicznym obiegu dokumentów:
system elektronicznego obiegu dokumentów daje możliwość integracji z podpisem elektronicznym czyli umożliwia podpisywanie dokumentów bez potrzeby ich drukowania i skanowania. Ponadto, platforma Enovatio zapewnia bezpieczeństwo przesyłania dokumentów poprzez szyfrowanie danych.
Statusy dokumentów:
Dzięki temu można w prosty sposób sprawdzić, czy dany dokument został zatwierdzony, odrzucony, wymaga poprawek lub czy został opłacony. To bardzo ważne w branży budowlanej, gdzie często występuje potrzeba szybkiej reakcji na bieżące problemy.
Wiemy, że dla branży budowlanej bardzo ważne jest posiadanie dokładnych danych dotyczących kosztów, ponieważ niewłaściwe rozliczenie faktur może prowadzić do znacznych strat finansowych. Dlatego elektroniczny obieg dokumentów Enovatio, zapewnia skuteczną kontrolę kosztów i terminowość płatności. Dzięki wszystkim funkcjonalnościom jest idealnym rozwiązaniem dla każdej firmy, która chce usprawnić swoją pracę, zwiększyć efektywność działań, a przy tym trzymać się wyznaczonego budżetu.
Wyżej wymieniliśmy zaledwie część funkcjonalności, która ułatwia pracę w branży budowlanej. Zachęcamy do przetestowania systemu obiegu dokumentów i sprawdzenia jak on będzie sprawdzał się w Państwa firmie. Wystarczy zgłosić się po dane do logowania pod tym linkiem.
