Wdrażając system obiegu dokumentów, nie zapomnij o integracji z KSeF!

Dlaczego integracja systemu obiegu dokumentów z KSeF jest tak ważna?

KSeF obligatoryjnie obowiązywać będzie najprawdopodobniej od 2025 roku. Oznacza to, że każdy polski przedsiębiorca będzie wysyłać i odbierać faktury za pośrednictwem ministerialnego systemu, w którym każdy podatnik będzie miał osobiste konto do celów podatkowych. Oznacza to, że firmy w rzeczywistości musiałyby pracować na kilku oddzielnych narzędziach (KSeF, system obiegu dokumentów, ERP), logować się do nich i powielać te same czynności z wielkim prawdopodobieństwem popełnia błędów ludzkich.  

Mając system obiegu dokumentów zintegrowany z KSeF i systemem finansowo-księgowym uzyskamy pełną automatyzację. Skrócimy proces obiegu, akceptacji i księgowania faktur nawet o 85%. Zyskamy wówczas jedno centralne narzędzie do procesowania, akceptacji, obsługi i archiwizacji faktur, które ostatecznie współpracuje i wymienia informacje z systemem KSeF i ERP.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur możliwa jest dzięki rozwiązaniu KSeF HUB, które powstało w oparciu o wiedzę prawno-podatkową jednej z czołowych firm consultingowych Andersen oraz Enovatio – innowacyjnego producenta dedykowanych systemów dla biznesu w modelu cloud i on-premise.

KSeF HUB jest uniwersalnym rozwiązaniem umożliwiającym wysyłanie oraz pobieranie faktur z/do systemu Ministerstwa Finansów. Współpracuje z różnymi systemami księgowymi, oprogramowaniem do wystawiania faktur, KSeF oraz systemami do obiegu dokumentów w tym Enovatio Workflow. Posiada prosty i przejrzysty interface zapewniający sprawną pracę użytkownika. Umożliwia automatyczną komunikację z klientami związaną z wysyłką wizualizacji faktur wraz z załącznikami.

KSeF HUB jest kompleksowym rozwiązaniem dostosowanym do wymogów prawa i

obsługuje faktury sprzedażowe:

• automatycznie przygotowuje pliki w formacie xml
• automatycznie wysyła pliki do KSeF, a ponad to
• na bieżąco monitoruje statusy wysyłanych plików.

Obsługuje faktur zakupowe:

• automatyczne pobiera z KSeF faktury zakupowe wraz z unikalnym numerem
• pobiera dane w wersji zwizualizowanej
• importuje dane do dedykowanego systemu obiegu dokumentów.

Dodatkowo obsługuje pliki o różnej strukturze i formacie:

• cyklicznie i automatycznie importuje dane do aplikacji
• umożliwia konfigurację powiadomień mailowych
• umożliwia nadawanie odpowiedniego obiegu dedykowanym dokumentom.

Jak wygląda obieg e-faktury kosztowej w praktyce mając system obiegu dokumentów zintegrowany z KSeF i ERP?

Dzięki integracji systemu workflow z KSeF i ERP, obsługa e-faktury odbywa się bezpośrednio w systemie. Niezależnie czy jest ona kosztowa czy zakupowa. Redukujemy tym samym czas obsługi i procesowania oraz możliwość wystąpienia błędów. Poniżej przedstawiamy przykładowy proces dla obsługi faktury kosztowej w systemie Enovatio Workflow.

1. Automatyczne pobranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF do systemu obiegu dokumentów

Już po zalogowaniu do systemu uprawniony do tego użytkownik znajdzie w Kancelarii wszystkie faktury ustrukturyzowane (e-faktury), które zostały zaciągnięte z KSeF wraz z unikalnym numerem. Jeśli jest taka potrzeba dokumenty można również wczytać z dysku komputera.

System nadaje status, w tym wypadku „nowy” oraz opisuje fakturę w poszczególnych kolumnach wartościami takimi jak: nr dokumentu, kwota netto, firma, typ dokumentu, dzięki czemu użytkownik od razu orientuje się co to za faktura, bez konieczności wchodzenia w nią. W celu szybkiego odszukania dokumentów użytkownik może posłużyć się filtrami wpisując interesujący go parametr.

2. Ocena merytoryczna i rozpisywanie e-faktury KSeF

Do pobranych z KSeF faktur, system automatycznie przypisuje typ i odpowiednią metrykę opisującą dokument. Po prawej stronie wyświetlana jest faktura, a jej wygląd zgodny jest ze stylami i standardami proponowanymi przez KSeF.

Pola dotyczące danych faktury, w większości są już automatycznie uzupełnione, reszta należy do uprawnionego do tego użytkownika. Po ocenie merytorycznej osoba ta, rozpisuje fakturę zgodnie ze swoimi kompetencjami lub przypisuje ją do innej kancelarii lub pracownika z organizacji np. manadżera, który odpowiedzialny jest za poniesione koszty.

Metryka dokumentu podzielona jest na grupy danych wyrażające się w postaci:

• zakładki faktura kosztowa – tu znajdują się parametry związane z zarządzaniem dokumentu takie jak: właściciel, sukskrybenci, kancelaria i możliwość przypisania go do projektu, zamówienia etc.

• zakładki księgowe – to tutaj znajdują się wszystkie zaciagnięte z faktury wartości, daty oraz typ płatości. Z tego poziomu można szczegółowo rozpistwać fakturę na miejsce powstawania kosztów.  

• zakładki pliki – możliwość dołączenia dodatkowych plików lub dokumentów, np. załaczników do faktury, specyfikacji etc.
• zakładki workflowy – tu znajduje się opis kroków akceptacji na jakim workflow się znajduje oraz  przypisane do wykonania kroku osoby np.
  
  

W zależności od posiadanych w systemie modułów, fakturę można rozpisywać na prowadzone projekty, złożone zamówienia oraz budżety. Wprowadzone na tym etapie dane będą przenikały do innych procesów zachodzących w systemie. Mowa tu np. o automatycznie rozliczanych budżetach, uwzględniających zaksięgowane koszty i przychody lub raportach tworzących rzeczywisty obraz finansów każdego przedsięwzięcia.

Przy rozpisywaniu kosztów, system z racji integracji korzystać będzie z danych Twojego ERP jak np. listy kont lub MPK, co ostatecznie zapewni błyskawiczne księgowanie oraz dokonywanie przelewów.

3. Akceptacja faktury kosztowej

Po uzupełnieniu metryki dokumentu, rozpisaniu i dekretacji, dokument kosztowy zostaje wysłany do akceptacji za pomocą jednego kliknięcia. Dokument wejdzie wówczas w obieg o wyznaczonej ścieżce akceptacji. To już od Twojej organizacji zależy:

• jak będzie wyglądał proces akceptacji,
• jakie będą zależności na ścieżce obiegu dokumentu,
• którzy użytkownicy będą podejmować akcje związane z dokumentami.

Osoba znajdująca się w procesie akceptacji dokumentów, na danym kroku, który jest przypisany do tej osoby, otrzymuje powiadomienie – wezwanie do działania w sekcji „to-do list – moje workflowy”. To zapewnia sprawna akceptację dokumentu, a tym samym dotrzymanie terminowości.

4. Przesłanie danych do ERP

Po zakończeniu workflow, rozpisana i zaakceptowana faktura trafia do bufora systemu finansowo – księgowego ERP z uwzględnieniem słowników i planem kont. Integracja ta eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, duplikaty indeksów oraz rozbieżność danych. To usprawnia pracę księgowości i zasadniczo wpływa na obniżenie kosztów. Warto zaznaczyć, że system obiegu dokumentów Enovatio integruje się i umożliwiamy wymianę informacji z systemami ERP takimi jak: RAKS, Sage Symfonia Premium/Forte, CDN Optima/XL, SAP ale również z innymi rozwiązaniami IT.

5. Generowanie paczki przelewów

Po przeprocesowaniu i zaakceptowaniu faktur użytkownik przechodzi do modułu Płatności. Z tego poziomu księgowość:

• generuje plik przelewów do banku i
• weryfikuje czy kontrahent znajduje się na białej liście,
• wyznacza czy faktura ma być w całości opłacona lub określa kwotę do zapłaty.  Pozostała część może być wykonana w innym terminie.

Generowanie paczki przelewów zamyka proces obiegu i obsługi faktury kosztowej w systemie. Jak widać wszystkie wyżej wymienione etapy procesowania faktury kosztowej są skrócone do minimum. Użytkownik nie przepisuje danych na żadnym etapie obsługi – są one sczytywane automatycznie już podczas pojawienia się w systemie faktury ustrukturyzowanej, a następnie przenikają one do innych modułów. Automatyzacja obsługi dokumentów i niezwykle użyteczna funkcjonalność rozwiązania powoduje:

• znaczną redukcję czasu nawet do 85%
• ogranicza możliwość popełniania błędów
• sprawniejszą komunikację
• natychmiastowy dostęp do aktualnych danych przez uprawnione osoby
• wychwytywanie duplikatów w systemie
• sprawne łączenie zbiorów danych, które dają pełen obraz przedsięwzięcia
• dostęp do logicznych zestawień i raportów, które posłużą w podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych.
• eksporty danych do innych systemów, a przede wszystkim
• ogranicza koszty i
• powoduje przyjemną i uporządkowaną pracę na poziomi wszystkich komórek organizacyjnych.