ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW z KSeF
obsługuje procesy biznesowe:
Obieg faktur kosztowych
(także z KSeF)
Elektroniczny obieg faktur przyspieszy proces dekretowania, akceptacji i księgowania faktury nawet o 85%. Wyeliminujesz powtarzalną pracę, zwiekszysz kontrolę wydatków, usprawnisz przepływ informacji i danych w swojej firmie.
Integracja z ERP w pełni zautomatyzuje proces księgowania i wymiany danych.
Zaś integracja z KSeF umożliwi automatyczne pobieranie faktur xml, ich wizualizację i eksport faktur, a przy tym zachowasz odpowiedni obieg bez koniczności zmieniania procesów biznesowych.
Obieg zapotrzebowań
i zamówień
Usprawnisz obsługę zapotrzebowań i zarządzanie zamówieniami. Będziesz mogł zwiększyć kontrolę kosztów zanim one powstaną, dokonać optymalizacji i trzymać ustalony budżet.
Ponadto zautomatyzujesz proces przekazania faktury wynikający z zamówienia i zapomnisz o przestojach w biznesie.
Obieg
umów
Wdrożenie systemu przyspieszy proces tworzenia, negocjacji, akceptacjii podpisywania umów (przez podpis elektroniczny). Będziesz mieć możliwość wersjonowania dokumentów i przywracania wcześniejszych wersji.
Uzyskaj centralne miejsce przechowywania kontraktów z ustalonym obiegiem dokumentów i bezpieczny dostęp online. Nadawaj uprawnienia do dokumentów i podpinaj je pod różne procesy. Zyskaj lepszą kontrolę nad terminami i dokumentacją.
Obieg
korespondencji
System zarządzania dokumentami obsługuje także obieg korepondencji przychodzącej, wychodzącej i zapewni Twojej firmie szybkie ukończenie tematu i zadowolenie obu stron.
System EOD usprawni dystrybucję, katalogowanie i archiwizację korespondencji całej firmie oraz umożliwi wyszukiwanie dokumentów wraz z jego historią zaledwie w kilka sekund. Oprogramowanie wyeliminuje także ryzyko ich zaginięcia.
Obieg
reklamacji
Elektroniczny obieg dokumentów to także obsługa reklamacji i znaczne ich przyspieszenie. To już od Ciebie zależy jaki ustalisz proces obiegu dokumentów reklamacyjnych i powiadomień o statusie. Oprogramowanie pod tym kątem jest bardzo elastyczne. Tu utworzysz centralną ewidencję przebiegu obsługi reklamacji i zachowasz pełną historię zgłoszenia. Dzięki określaniu typów i raportowaniu szybko zidentyfikujesz wadę danego produktu.
Repozytorium
dokumentów
Standardowym modułem systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest repozytorium. Tu znajdować się będzie centralne miejsce ich przechowywania, niezależnie od realizowanych procesów biznesowych. Repozytorium może być miejscem zeskanowanych i odpowiednio sklasyfikowanych plików lub miejscem startu obiegu dokumentów w firmie. Odpowiednie uprawnienia dokumentów zapewniają bezpieczeństwo danych i właściwy przepływ informacji.
Zautomatyzuj pracę całej organizacji za pomocą jednego narzędzia
Niezależnie od ilości spółek, jednostek organizacyjnych, zaawansowanych procesów, skieruj pracę związaną z obiegiem dokumentów w jedno centralne miejsce jakim jest system Enovatio Workflow.
Funkcja OCR, reguły, ścieżki akceptacji, przejrzystość danych oraz automatyczne przeliczniki, ustandaryzują i przyspieszą procesy obiegu dokumentów. Przenikające się dane spowodują, że unikniesz powielania czynności na poziomie całej Twojej organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF) skraca obsługę efaktur nawet o 85% i zapewnia sprawną pracę wszystkich pracowników uczestniczących w tym procesie. Integrator Enovatio KSeF HUB zapewnia automatyczną komunikację z klientami związaną z wysyłką wizualizacji efaktur wraz z załącznikami oraz automatyzację w wysyłaniu i pobieraniu faktur z/do systemu Ministerstwa Finansów.
KLUCZOWE CECHY SYSTEMU OBIEGU DOKUMENTÓW z KSeF
ENOVATIO WORKFLOW
OCR odczytywanie treści
z plików graficznych i .pdf
Dzięki temu m.in. formularze są automatycznie wypełniane danymi z faktur i innych dokumentów.
Niezawodny silnik
workflow
dzięki któremu procesy obiegów dokumentów idą zawsze po Twoich ustalonych ścieżkach, a dokumenty trafiają do właściwych osób, w odpowiednim czasie.
Wydajność na poziomie Enterprise
umożliwia obsługę milionów dokumentów w krótkim czasie. Oprogramowanie zaprojektowane z myślą o obsłudze wielu procesorów i dużej ilości pamięci.
Elastycznność
systemu
pozwala na dokonywanie zmian w procesach obiegu dokumentów, formularzach, uprawnieniach bezpośrednio przez Twoją firmę oraz zmian w integracji. System rozwiązuje problemy z jakimi się borykasz.
Przejrzysty
interface
w połaczeniu z procentowymi wskaźnikami postepu prac, licznikami, wykresami, sumie wartości i użytym kolorom, zapewnia zwiększenie skuteczności pracy i sprawniejsze podejmowanie decyzji.
Integracja z systemami
ERP i FK
daje rozszerzony zakres wymiany informacji – dane przenoszone są zgodnie z rozpisaniem (względem kont księgowych, centrów powstawania kosztów, schematów księgowych lub produktów). Konkurencyjne systemy często zapewniają tylko przeniesienie danych nagłówkowych.
Wielospółkowość
czyli obsługa wielu spółek z poziomu jednego konta, bez konieczności przelogowywania się. System uwzględnia rozdzielenie uprawnień do procesów każdej spółki. Dany dokument trafi zawsze do osoby odpowiedzialnej za pracę nad nim.
Obiegi dokumentów
i workflow designer
Ścieżki obiegi dokumentów i akceptacji ze względu na różne typy dokumentów i procesy biznesowe. Możesz sam projektować krop po kroku: wymuszać dodanie komentarza, dokumentów do projektu, załącznika, wysłanie maila etc. Konkurencyjne systemy jedynie opierają działanie workflowów na zmianie statusów i przejście dokumentu do kolejnej osoby.
Projektant
formularzy
umożliwia szybkie utworzenie od podstaw lub dostosowanie formularzy do wciąż rozwijającej się organizacji. Edytowanie statusów, dodawanie nowych pól oraz zakładek – na zasadzie drag&drop.
Integracja z KSeF
(Krajowym Systemem eFaktur)
umożliwia automatyczne pobieranie faktur xml z KSeF i ich wizualizację. Zachowasz przy tym prawidłowy obieg efaktur, gdzie księgowość otrzymuje komplet przeprocesowanych dokumentów gotowych do księgowania (ministerialne KSeF powoduje odwrócony obieg faktury i wydłuża jej obsługę). System dostosowany do wymogów prawnych.
Raporty w czasie
rzeczywistym
Śledzisz rzeczywiste dane i masz pełną kontrolę nad dokumentacją z każdego miejsca, z którego pracujesz.
Jedno miejsce zbiorczych danych, logiczna struktura oraz transparentność wpłynie na szybsze podejmowanie trafnych decyzji.
INTEGRACJA ERP / FK I
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW
Integracja obiegu dokumentów i systemu ERP eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, duplikaty indeksów oraz rozbieżność danych. To usprawnia pracę księgowości i zasadniczo wpływa na obniżenie kosztów.
System obiegu dokumentów integrujemy w taki sposób by zapewnić klientowi rozszerzony zakres wymiany informacji – dane przenoszone są zgodnie z rozpisaniem na konta księgowe, MPK, schematy księgowe lub nawet rozpisanie na produkty. Konkurencyjne systemy, zapewniają czesto, tylko przeniesienie danych nagłówkowych.
Najczęściej Enovatio Workflow integrujemy i umożliwiamy wymianę informacji z systemami: enova365, Symfonia Premium/Forte, Comarch Optima, XL, SAP, RAKS SQL, Humansoft, Microsoft Dynamics 365, Exact, Rewizor Nexo, GT, Streamsoft, Asseco Wapro ERP FaKiR ale również z innymi rozwiązaniami jak KSeF, bank, podpis elektroniczny.
W CZYM SYSTEM ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW
ENOVATIO JEST LEPSZY OD INNYCH?
NAJWAŻNIEJSZE ASPEKTY
Większa elastyczność – system eod dostosowany do twoich potrzeb by rozwiązywać konkretne problemy w codziennej pracy (elektroniczny obieg dokumentów, formularze, słowniki, integracje,uprawnienia, dodatkowe funkcjonalności, wielojęzyczność etc.)
Workflow designer – prosty i przejrzysty umożliwiający osobie nie-technicznej zaprojektowanie / edycję workflowów i wielopłaszczyznową konfigurację procesów wraz z uzględnieniem warunków. Konkurencyjne rozwiązania opierają działanie workflowów na zmianie statusów i przejście dokumentu do kolejnej osoby.
Wielospółkowość – obsługa wielu spółek bez konieczności przelogowywania się. Nadawanie odpowiednich uprawnień użytkowników końcowych i bezpieczeństwo danych.
Integracja z systemami ERP, FK – Konkurencja zapewnia często jedynie przeniesienie danych nagłówkowych, nasza integracja jest zaawansowana.
Integracja z KSeF – pobieranie faktur ustrukturyzowanych xml i wysyłka plików xml, które w KSeF staną się fakturą. Zamiast kilku systemów będziesz mieć centralne miejsce do obsługi FV kosztowych i sprzedażowych, a przy tym zachowasz ustalony obieg dokumentów w firmie.
Integracja z NBP, VIES, GUS, MF – biała lista podatników, bank – przelewy, integracja z podpisem elektronicznym, OCR i Twoim rozwiązaniem. Wszystko po to, abyś uzyskał automatyzację i oszczędność czasu i minimalizował ryzyko pomyłek.
Obieg zapotrzebowań i rozpisywanie dokumentów kosztowych z zamówieniami zakupu. Skrócisz czas procesowania zapotrzebowań i zakupów oraz zwiększysz kontrolę kosztów zanim one powstaną.
Zarządzanie projektami i budżetami – uwzględniając proces obiegu dokumentacji i rozpisywanie kosztów na projekty i pozycje budżetowe. System informatyczny Enovatio i jego funkcjonalność zautomatyzuje pracę w każdej firmie.
Obsługa zastępstw -. Gdy ktoś będzie na urlopie, elektroniczny obieg dokumentów nie zatrzyma się ponieważ osoba delegowana na zastępstwo będzie musiała podjąć odpowiednią akcję.
Zaawansowany kreator formularzy (form designer) – wiemy, że formularze będą dostosowywane do wymagań zmieniającej się organizacji więc sam będziesz mógł tworzyć je i zmienić we własnym zakresie bez konieczności pomocy programistów.
Na rynku IT od 21 lat i zaufanie licznych klientów, którzy posiadają elektroniczny obieg dokumentacji i zarządzania projektami. Wdrażamy to co rzeczywiście działa i zapewnia sukces w realizacji zakładanych celów klienta.
Umiarkowana cena – koszty skalkulowane są tak, aby były rentowne nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw.
JAK WYGLĄDA WDROŻENIE
ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW ENOVATIO?
Koszty
systemu obiegu dokumentów?
Koszty naszego systemu skalkulowane są tak, aby były rentowne nawet dla małych i średnich organizacji. Wśród naszych klientów znajdują się nawet niewielkie firmy, które, korzystając z aplikacji, budują swoją konkurencyjną przewagę już na początkowym etapie rozwoju.
Jeśli interesuje Cię koszt oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją ERP, FK i KSeF lub innymi rozwiązaniami, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.
Opowiedz nam o wyzwaniach, przed którymi stoisz, abyśmy mogli pomóc w sprawnym rozwoju Twojej firmy przez wdrożenie programu do obiegu dokumentów Enovatio.