Model pracy hybrydowej już po ponad roku pandemii Covid-19, wpisał się w życie biznesowe wielu firm w Polsce i na świecie. Obserwujemy to, nawet w naszym najbliższym środowisku – klientów i partnerów biznesowych. Przed lock-downem wiele osób marzyło o home office, gdy znaleźliśmy się w takiej sytuacji, zaczęliśmy tęsknić znów za biurem.
Doświadczenie pokazało, że najbardziej optymalnym modelem pracy jest hybryda. Korzyści z tego tytułu widzi nie tylko sam pracownik, ale również i firma.
Największą zaletą dla pracownika jest jego własny wybór miejsca skąd pracuje i oszczędność czasu na dojazdach, a co za tym idzie – więcej czasu na życie prywatne.
Dla firmy zaś, model pracy hybrydowej to obniżone koszty związane m.in. z wynajmem powierzchni biurowej, zużyciem prądu, miejscami parkingowymi i materiałami biurowymi. A co najważniejsze większa wydajność pracowników!
W badaniu firmy Microsoft o wypływie pandemii na funkcjonowanie europejskich firm, aż 82% organizacji przyznało, że zachowało równy lub wyższy poziom wydajności niż przed pandemią.
Należy jednak pamiętać, że ta zwiększona skuteczność pracy nie bierze się od tak. Przede wszystkim powinniśmy zapewnić odpowiednie warunki, dostępność danych i skutecznie połączyć zespół hybrydowy.
I tu przybywamy z pomocą! W ujęciu ogólnym, dzięki naszemu oprogramowaniu chmurowemu, firmy niezależnie od profilu działalności, sprawnie i efektywnie współpracują bez przestojów w biznesie.
System Enovatio skupia wszystkie działania związane z funkcjonowaniem firmy, jest centralnym miejscem współpracy, planowania, zarządzania, rozliczania i analizy przeprowadzanych działań. Ta idealna do pracy zespołowej przestrzeń, umożliwia w uporządkowany i przejrzysty sposób, rejestrować wszystko, nad czym pracujemy oraz udostępniać to innym. System dostępny jest przez przeglądarkę internetową w wielu językach. Jego kompleksowa funkcjonalność pozwala na bezpieczną i sprawną pracę zespołową, nie zważając na porę dnia lub miejsca, w którym pracujemy.
System eliminuje konieczność organizowania spotkań face-to-face, wymianę wiadomości mailowych i przerzucania papierowych dokumentów z biurko na biurko.
Poniżej przedstawiamy trzy typy procesów biznesowych, w których jak twierdzą przede wszystkim nasi klienci, prawidłowe funkcjonowanie w nowej rzeczywistości, nie byłoby możliwe bez udziału modułów Enovatio.
Obieg dokumentów i akceptacja faktur kosztowych
Z tym procesem związany jest system obiegu dokumentów Enovatio Workflow, który obsługuje np. faktury kosztowe, umowy, zapotrzebowania i zamówienia, korespondencję oraz wnioski HR: urlopy, delegacje, e-teczki pracownicze. System automatycznie rejestruje dokumenty w określonej lokalizacji, niezależnie od ich formy wpłynięcia przez:
- skanowanie, a następnie automatyczne wysłanie na celowy adres e-mail. Wiemy jednak że nie każdy w domu posiada skaner. W związku z tym, kolejną formą digitalizacji dokumentu może być
- wykonanie zdjęcia dokumentu przez aplikację mobilną Enovatio Scanner,
- upload z dysku komputera lub
- utworzenie z szablonu.
Dzięki ustalonym przez firmę ścieżkom obiegu i regułom akceptacji, system idealnie odwzorowuje procedury zachodzące w firmie. Wymusza podjęcia reakcji przez użytkownika na każdym kolejnym kroku np. rozpisanie dokumentu na konta, MPK czy akceptację. Unikamy dzięki temu przetrzymywania dokumentów i nie blokujemy toku spraw biznesowych. Digitalizacja i automatyzacja procesów zachodzących w systemie uwalnia od mozolnego przekazywania stosów dokumentów z biurka na biurko, czekania na załatwienie sprawy, upominania się o akceptację, mailowej wymiany informacji, ręcznego opisywania i podpisywania dokumentów.
Możliwość pracy nad jednym dokumentem, przejrzystość procesów, dostęp do archiwum oraz jasno przydzielone zadania, powodują efektywną współpracę niezależnie od miejsca i czasu, w którym użytkownicy pracują.
Chcąc dowiedzieć się więcej o systemie, jego funkcjonalnościach i korzyściach przejdź do opisu systemu obiegu dokumentów Enovatio Workflow.
Kolejnym procesem obsługiwanym w systemie Enovatio jest:
Zarządzanie projektami, zadaniami i budżetem.
I tu dla organizacji pracujących na zasadzie projektowej proponujemy Enovatio Projects, który jest platformą 360° zorientowaną na projekty i pracę zadaniową. Dzięki kompletnej funkcjonalności i przemyślanej architekturze, śmiało można stwierdzić, że jest to moc sprawcza menadżera w jednym narzędziu. System powoduje realizowanie projektów w przewidywalny i konsekwentny sposób oraz ukończenie ich na czas, zgodnie z założonym budżetem.
Mając w jednym miejscu rzeczywiste, przenikające się dane oraz wszystkie elementy związane z projektami: zadania, harmonogram Gantta, budżety, zasoby, dokumenty, raporty, ryzyka, czas pracy etc., osoby zarządzające i zespół, już na pierwszy rzut oka, są na bieżąco z rzeczywistym postępem prac. Co ważne, każda osoba od razu wie, jak jego praca wpływa na działania innych. Nasi klienci potwierdzają, że pracując w systemie zarządzania projektami, pozbywają się chaosu w projektach, unikają powielania obowiązków oraz przez automatyzację przepływu pracy zwiększają produktywność zespołów i buduj pozytywną atmosferę pracy także z klientami.
Chcąc dowiedzieć się więcej o systemie, jego funkcjonalnościach i korzyściach przejdź do opisu: systemu do zarządzania projektami Enovatio Projects.
Zarządzanie i obsługa zgłoszeń helpdesk
Dla firm, które obsługują krótkotrwałe zgłoszenia lub sprawy typu reklamacje, awarie, błędy czy zadania, oferujemy system zgłoszeń helpdesk o nazwie Enovatio Helpdesk.
Rozwiązanie to, eliminuje konieczność obsługiwania poczty e-mail, chaotycznej komunikacji i śledzenia czy zgłoszenia od klientów przypadkiem nie trafiły do spamu. System automatycznie rejestruje zgłoszenia wraz z załącznikami, które są wysyłane na celowy adres, samoczynnie przypisuje konsultanta, wysyła powiadomienia do osób zainteresowanych, a obsługa zgłoszenia odbywa się na zasadzie „jednego okienka”.
Opcja rejestracji czasu pracy zwiększa kontrolę nad wykorzystaniem kapitału ludzkiego oraz finansami związanymi z pracochłonnością realizacji zgłoszeń helpdesk. System wspiera nie tylko pracę konsultantów ale również kadry zarządzającej poprzez liczne raporty i statystki. Generowanie takich plików, może posłużyć w rozliczeniach z klientami i być np. załącznikiem do wystawionej faktury.
System Enovatio charakteryzuje się wysoką elastycznością, dzięki której formularze, przepływ pracy i statusy można dostosować do potrzeb klienta i wciąż rozwijającej się firmy. Oferowane moduły mogą występować razem lub oddzielnie oraz integrować się np. z systemami ERP, tworząc spójne środowisko pracy.
Praca zespołów hybrydowych z wykorzystaniem oprogramowania Enovatio jest bez wątpienia bardziej płynna, ułożona i lepiej zarządzana. Jak widać dzięki naszym rozwiązaniom chmurowym można wygodnie i skutecznie współpracować bez względu na odległość. Ponadto, praca w modelu hybrydowym staje się atrakcyjniejsza dla pracowników dzięki równowadze między życiem zawodowym i prywatnym. Zmniejsza ryzyko wypalenia zawodowego i powoduje bezpieczeństwo podczas pandemii. Chcąc dowiedzieć się więcej o systemie, jego funkcjonalnościach i korzyściach przejdź do opisu: system helpdesk Enovatio Helpdesk.
Zachęcamy również do bezpłatnego wypróbowania systemu Enovatio w swojej organizacji i wyrobienia własnej opinii na jego temat.
