Elektroniczny obieg dokumentów porównanie

Porównanie EOD: SaldeoSMART vs. Enovatio

Często otrzymujemy pytania jaka jest różnica między systemem obiegu dokumentów Enovatio, a właśnie SaldeoSMART. (…) W poniższej tabeli porównujemy główne funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów, na które najczęściej zwracają uwagę nasi klienci. Chcemy tym samym ułatwić wybór, przed którym stoisz, jaki system wdrożyć w Twojej organizacji byś mógł szybciej dostrzegać jego wymierne korzyści.
Czytaj dalej pełny artykuł…

SaldeoSMART vs. Enovatio Workflow – porównanie systemów elektronicznego obiegu dokumentów

Często otrzymujemy pytania jaka jest różnica między systemem obiegu dokumentów Enovatio, a właśnie SaldeoSMART. Zapewne wynika to z faktu, że oba systemy uważane są za wiodące na polskim rynku. Postanowiliśmy zrobić małe porównanie funkcjonalności i po krótce omówić, w których branżach, dany system najbardziej się sprawdzi i dlaczego.

O firmach

SaldeoSMART wyrosło z mechanizmu automatycznego odczytu OCR faktur kosztowych dla biur rachunkowych. Następnie rozwinęło się do platformy pozwalającej na pełną archiwizację, elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie pracą pracowników i obsługę klientów.

Enovatio utworzyło system, który już z założenia jest wielomodułową platformą automatyzującą procesy biznesowe, zwiększającą skuteczność współpracy na wielu poziomach, niezależnie od wielkości firm i rodzaju branży. Z uwagi na indywidualne potrzeby organizacji, moduły takie jak obieg dokumentów, zarządzanie projektami, zgłoszenia helpdesk, intranet (jako core systemu) można używać razem lub oddzielnie. Funkcjonalność systemu od ponad 20 lat systematycznie rozwijana jest i elastycznie dopasowywana do zmieniających się potrzeb rynku.

Porównanie

W poniższej tabeli porównujemy główne funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów, na które najczęściej zwracają uwagę nasi klienci. Chcemy tym samym ułatwić wybór, przed którym stoisz, jaki system wdrożyć w Twojej organizacji byś mógł szybciej dostrzegać jego wymierne korzyści.

GŁÓWNE ZALETY SYSTEMUENOVATIO WorkflowSaldeoSMART
Kompleksowa obługa faktur kosztowych. taktak
Możliwość tworzenia i obsługi dokumentów takich jak umowy, zaliczki, dokumenty urzędowe.taktak
Możliwość tworzenia i obsługi dokumentów wnioski HR, reklamacjetaknie
Możliwość wyznaczania ścieżek obiegu dokumentów i reguł.taktak
Dostosowanie formularzy do wymagań zmieniających się firm.zaawansowanepodstawowe
Inteligentne pobieranie danych OCR.taktak
Integracja z systemami ERP/FK.taktak
Szybkie podpisywanie dokumentów i umów niezależnie gdzie jesteś, za sprawą integracji z podpisem elektronicznym Autenti.taknie
Możliwość procesowania zapotrzebowań i rozpisywania dokumentów kosztowych z zamówieniami zakupu.taknie
Możliwość rozpisywania kosztów na projekty.taknie
Możliwość przypisywania dokumentów kosztowych do budżetów i pozycji budżetowych.taknie
Obsługa zastępstwtaknie
Workflow designertaktak
Integracja z KSeFtak (w trakcie)tak (w trakcie)
Wielojęzycznośćtaktak
Przeznaczenie dla branży / firmyFirmy niezależnie od branżyNajczęściej biura rachunkowe
Dostęp w modelu:cloud i on-premisecloud i on-premise
DEMO30 dni30 dni

W systemie EOD, zarówno Enovatio Workflow jak i SaldeoSMART posiada rozbudowane funkcjonalności zapewniające sprawną obsługę i procesowanie dokumentów. Powodują także m.in:

  • przejrzysty i uporządkowany proces akceptacji różnego typu dokumentów,
  • wydajność pracy i wyzbycie się powtarzalnych i manualnych czynności,
  • redukcję błędów i czasu przetwarzania dokumentów, dzięki sczytywaniu i pobieraniu danych,
  • modelowanie procesów i ścieżek akceptacji wg. wymagań wciąż zmieniającej się firmy.

Wielospółkowość

Wielospółkowość sprawdza się w przypadku rozbudowanej struktury organizacyjnej firmy. Funkcjonalność pozwala rozdzielić uprawnienia do procesów i obiegów ze względu na spółkę. Umożliwia również sprawniejsze tworzenie źródeł danych dla konkretnych spółek, co poprawia czytelność i ułatwia konfigurację źródeł danych.

W SaldeoSMART dla biur rachunkowych, każda spółka to oddzielne konto, zaś system Enovatio już w standardzie daje możliwość zarządzania wieloma spółkami bez przełączania się pomiędzy nimi. Powoduje to:

  • łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów na poziomie całego portalu,
  • sprawne przepinanie dokumentów pomiędzy spółkami,
  • przejrzystość danych i łatwiejszą analizę raportów
  • sprawniejsze zarządzanie dokumentami
  • oszczędność czasu.

Projektant formularzy

System Enovatio posiada funkcję rozbudowanego projektanta formularzy, który umożliwia szybkie dostosowanie systemu do wciąż rozwijającej się firmy lub stworzenie formularza od podstaw. Nieskomplikowany, a bardzo przydatny konfigurator pozwala na zmianę statusów, dodawanie nowych pól oraz zakładek bez konieczności posiadania wiedzy informatycznej lub angażowania programistów. Pola i kolumny układa się na zasadzie drag&drop, zaś kontrolki i statusy ustawia się bez większego zaangażowania.

SaldeoSMART obsługuje projektowanie formularzy w sposób podstawowy. Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może dodać dodatkowe pole.  

Integracje

Bardzo istotną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest możliwość integracji z różnego rodzaju rozwiązaniami zewnętrznymi. Każdy z omawianych systemów EOD integruje się z ERP i FK, a to zapewnia wymianę informacji i przyspiesza m.in. proces księgowania faktur.

Enovatio ma rozszerzony zakres integracji umożliwiający rozpisanie dokumentów względem kont księgowych, centrów powstawania kosztów, schematów księgowych lub nawet rozpisanie na produkty. Przez rozszerzony zakres integracji należy rozumieć, że dane z systemu Enovatio są przenoszone zgodnie z rozpisaniem do systemu finansowo-księgowego. Ponadto integruje się z podpisem elektronicznym, co często przyspiesza rozpoczęcie prac i prowadzenie działań przez jedno klikniecie.

SaldeoSMART również umożliwia integrację z systemami, jednak w przypadku wielu rozwiązań finansowo-księgowych zapewnia tylko przeniesienie danych nagłówkowych. Przy exporcie danych do systemu FK należy zwracać uwagę by nie powielać kontrahentów ponieważ SaldeoSMART dopuszcza wprowadzanie duplikatów.

KSeF

Kolejną ważną sprawą jest integracja z Krajowym System e-Faktur (KSeF), który obligatoryjnie obowiązywać będzie wszystkich przedsiębiorcówod stycznia 2024. (Czytaj więcej w artykule Efaktura, KSeF i elektroniczny obieg dokumentów). Obie firmy pracują nad ukończeniem integracji, aby w najbliższym czasie mogły je oddać w środowiskach produkcyjnych klientów.

Procesowanie zapotrzebowań i zamówień zakupu.

Enovatio w porównaniu z polskim rynkiem obiegu dokumentów, który skupia się głównie na obiegu i akceptacji faktur kosztowych, wychodzi przed szereg swoim nowym podejściem do tego procesu. Enovatio Workflow może być oparty na obiegu zapotrzebowań i zamówień zakupu z rozbudowaną funkcjonalnością rozpisywania dokumentów kosztowych z zamówieniami zakupu. Takie podejście zapewnia lepszą kontrolę kosztów zanim one powstaną! W systemie Enovatio podczas gdy jest już zaakceptowane zamówienie zakupu, podpina się je pod dokument kosztowy. Dzięki temu znacznie skracamy i upraszczamy ścieżkę akceptacji faktur wnikających z zakupów. Mając dodatkowo wdrożony moduł budżetów, kompleksowo można zaplanować, a później kontrolować realizację wydatków na wielu poziomach.

Jakie inne znaczące korzyści zauważają klienci korzystający z obiegu zapotrzebowań i zamówień?

  • Ujednolicona i scentralizowana polityka zakupowa.
  • Identyfikacja nadużyć i optymalizacja zapotrzebowań i zamówień
  • Sprawny przepływ informacji i dokumentów niezależnie od ilości filii czy spółek.
  • Brak konieczności wysyłania dziesiątek maili i uniknięcie przeoczenia zgłoszenia dot. zapotrzebowania.

SaldeoSMART swój proces akceptacji zamówień realizuje podobnie jak w przypadku obiegu faktury kosztowej i nie ma możliwości rozpisywania dokumentów kosztowych z zamówieniami zakupu.

Podsumowanie

SaldeoSMART wybierają najczęściej biura rachunkowe, które chcą usprawnić wymianę dokumentów z klientami. Oczywiście SaldeoSMART sprawdza się również bezpośrednio w firmach. 

System Enovatio wybierany jest przez organizacje niezależnie od rodzaju branży oraz takie, których księgowość jest w biurze rachunkowym. W portfolio klientów Enovatio  znajdują się firmy z branży m.in: produkcyjnej, budowlanej, handlowej, farmaceutycznej, energetycznej, finansowej, IT a nawet kosmicznej. Enovatio bowiem usprawnienia pracę z obszaru nie tylko obiegu dokumentów. Kompleksowo wspiera zarządzanie projektami i budżetami oraz powoduje przyspieszoną obsługę zgłoszeń i zwiększa skuteczność działań zespołów helpdesk, a co za tym idzie podwyższa jakość świadczonych usług i satysfakcję klienta.

W celu przetestowania oprogramowania zapraszamy do wypełnienia formularza kontaktowego znajdującego się na tej stronie.

Efektywne zarządzanie projektami oraz realizacja w określonym czasie, zgodnie ze specyfikacją
Efektywne zarządzanie projektami oraz realizacja w określonym czasie, zgodnie ze specyfikacją 2
Efektywne zarządzanie projektami oraz realizacja w określonym czasie, zgodnie ze specyfikacją 3