Czy już wdrażać obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów z KSeF
obsługuje procesy biznesowe:
Obieg faktur kosztowych (także z KSeF)
Elektroniczny obieg faktur przyspieszy proces dekretowania, akceptacji i księgowania faktury nawet o 85%. Wyeliminujesz powtarzalną pracę, zwiekszysz kontrolę wydatków, usprawnisz przepływ informacji i danych w swojej firmie.
Integracja z ERP w pełni zautomatyzuje proces księgowania i wymiany danych.
Zaś integracja z KSeF umożliwi automatyczne pobieranie faktur xml, ich wizualizację i eksport faktur, a przy tym zachowasz odpowiedni obieg bez koniczności zmieniania procesów biznesowych.
Obieg zapotrzebowań i zamówień
Usprawnisz obsługę zapotrzebowań i zarządzanie zamówieniami. Będziesz mogł zwiększyć kontrolę kosztów zanim one powstaną, dokonać optymalizacji i trzymać ustalony budżet.
Ponadto zautomatyzujesz proces przekazania faktury wynikający z zamówienia i zapomnisz o przestojach w biznesie.
Obieg umów
Wdrożenie systemu przyspieszy proces tworzenia, negocjacji, akceptacjii podpisywania umów (przez podpis elektroniczny). Będziesz mieć możliwość wersjonowania dokumentów i przywracania wcześniejszych wersji.
Uzyskaj centralne miejsce przechowywania kontraktów z ustalonym obiegiem dokumentów i bezpieczny dostęp online. Nadawaj uprawnienia do dokumentów i podpinaj je pod różne procesy. Zyskaj lepszą kontrolę nad terminami i dokumentacją.
Obieg korespondencji
System zarządzania dokumentami obsługuje także obieg korepondencji przychodzącej, wychodzącej i zapewni Twojej firmie szybkie ukończenie tematu i zadowolenie obu stron.
System EOD usprawni dystrybucję, katalogowanie i archiwizację korespondencji całej firmie oraz umożliwi wyszukiwanie dokumentów wraz z jego historią zaledwie w kilka sekund. Oprogramowanie wyeliminuje także ryzyko ich zaginięcia.
Obieg reklamacji
Elektroniczny obieg dokumentów to także obsługa reklamacji i znaczne ich przyspieszenie. To już od Ciebie zależy jaki ustalisz proces obiegu dokumentów reklamacyjnych i powiadomień o statusie. Oprogramowanie pod tym kątem jest bardzo elastyczne. Tu utworzysz centralną ewidencję przebiegu obsługi reklamacji i zachowasz pełną historię zgłoszenia. Dzięki określaniu typów i raportowaniu szybko zidentyfikujesz wadę danego produktu.
Repozytorium dokumentów
Standardowym modułem systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest repozytorium. Tu znajdować się będzie centralne miejsce ich przechowywania, niezależnie od realizowanych procesów biznesowych. Repozytorium może być miejscem zeskanowanych i odpowiednio sklasyfikowanych plików lub miejscem startu obiegu dokumentów w firmie. Odpowiednie uprawnienia dokumentów zapewniają bezpieczeństwo danych i właściwy przepływ informacji.
Cennik ENOVATIO
Portal Enovatio
2 w 1
Elektroniczny obieg dokumentów
Zarządzanie projektami wraz z planowaniem i rozliczaniem budżetów
- Skróć czas obsługi dokumentów nawet o 85%
- Podwój ilość prowadzonych projektów przy niezmiennej liczbie zasobów materialnych i osobowych
- Nie trać czasu na rozliczanie budżetów –
system zrobi to za Ciebie - Zarządzaj wszystkimi procesami biznesowymi z jednego centralnego miejsca
- Miej stały i szybki dostęp do raportów, danych, także archiwalnych
128 zł / 99 zł / mies.
Obieg dokumentów
Enovatio Workflow
- Skróć czas obsługi dokumentów nawet o 85%, uzyskaj przejrzystość procesów biznesowych
- Zwiększ skuteczność pracy i zapomnij o przestojach w biznesie
- Elektroniczny obieg dokumentów zintegruj dodatkowo z ERP i innymi systemami – by jeszcze bardziej skrócić procesy biznesowe firmy.
49 zł / mies.
Projekty, budżety
Enovatio Projects
- Podwój ilość prowadzonych projektów bez konieczności powiększania zespołu
- Sprawnie zarządzaj budżetem i optymalizuj koszty
- Popraw rentowność projektów i zwiększ skuteczność pracy
79 zł / mies.
Opłata miesięczna netto za użytkownika przy rocznym okresie zobowiązania.
Minimalna liczba użytkowników: 5
Instalacja lokalna skontaktuj się z nami
Core systemu | Portal Enovatio | Obieg dokumentów | Zarządzanie projektami | |
---|---|---|---|---|
Raporty, pliki, lista to-do, kontrahenci, import / export plików, kategorie i produkty, kontakty, integracja z Office365 | ||||
Silnik workflow o rozszerzonych możliwościach | ||||
Zastępstwa | ||||
Zaawansowana integracja dzięki Rest API | ||||
Zaawansowane uprawnienia | ||||
Modelowanie procesów workflow | ||||
Kreator formularzy |
Obieg dokumentów | Portal Enovatio | Obieg dokumentów | Zarządzanie projektami | |
---|---|---|---|---|
Kancelaria (obieg ogólny) | ||||
KSeF | ||||
OCR | ||||
Płatności do banku | ||||
Biała lista | ||||
Zastępstwa | ||||
Zapotrzebowania | ||||
Zamówienia sprzedaży | ||||
Generator dokumentów | ||||
Integrator do pobierania kontrahentów, planu kont etc. |
Zarządzanie projektami | Portal Enovatio | Obieg dokumentów | Zarządzanie projektami | |
---|---|---|---|---|
Dodawanie i zarządzanie projektami | ||||
Budżety | ||||
Interaktywny harmonogram Gantta | ||||
Zespół projektowy | ||||
Lista zadań | ||||
Pliki i dokumenty projektowe | ||||
Przypisywanie zasobów ludzkich | ||||
Kanban | ||||
Wybór typu projektu |
Zautomatyzuj pracę całej organizacji za pomocą jednego narzędzia
Niezależnie od ilości spółek, jednostek organizacyjnych, zaawansowanych procesów, skieruj pracę związaną z obiegiem dokumentów w jedno centralne miejsce jakim jest system Enovatio Workflow.
Funkcja OCR, reguły, ścieżki akceptacji, przejrzystość danych oraz automatyczne przeliczniki, ustandaryzują i przyspieszą procesy obiegu dokumentów. Przenikające się dane spowodują, że unikniesz powielania czynności na poziomie całej Twojej organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany z Krajowym Systemem eFaktur (KSeF) skraca obsługę efaktur nawet o 85% i zapewnia sprawną pracę wszystkich pracowników uczestniczących w tym procesie. Integrator Enovatio KSeF HUB zapewnia automatyczną komunikację z klientami związaną z wysyłką wizualizacji efaktur wraz z załącznikami oraz automatyzację w wysyłaniu i pobieraniu faktur z/do systemu Ministerstwa Finansów.
Kluczowe cechy systemu obiegu dokumentów z KSeF
ENOVATIO WORKFLOW
OCR odczytywanie treści z plików graficznych i .pdf
Dzięki temu m.in. formularze są automatycznie wypełniane danymi z faktur i innych dokumentów.
Niezawodny silnik workflow
dzięki któremu procesy obiegów dokumentów idą zawsze po Twoich ustalonych ścieżkach, a dokumenty trafiają do właściwych osób, w odpowiednim czasie.
Wydajność na poziomie Enterprise
umożliwia obsługę milionów dokumentów w krótkim czasie. Oprogramowanie zaprojektowane z myślą o obsłudze wielu procesorów i dużej ilości pamięci.
Elastyczność systemu
pozwala na dokonywanie zmian w procesach obiegu dokumentów, formularzach, uprawnieniach bezpośrednio przez Twoją firmę oraz zmian w integracji. System rozwiązuje problemy z jakimi się borykasz.
Przejrzysty interface
w połaczeniu z procentowymi wskaźnikami postepu prac, licznikami, wykresami, sumie wartości i użytym kolorom, zapewnia zwiększenie skuteczności pracy i sprawniejsze podejmowanie decyzji.
Integracja z systemami ERP i FK
daje rozszerzony zakres wymiany informacji – dane przenoszone są zgodnie z rozpisaniem (względem kont księgowych, centrów powstawania kosztów, schematów księgowych lub produktów). Konkurencyjne systemy często zapewniają tylko przeniesienie danych nagłówkowych.
Wielospółkowość
czyli obsługa wielu spółek z poziomu jednego konta, bez konieczności przelogowywania się. System uwzględnia rozdzielenie uprawnień do procesów każdej spółki. Dany dokument trafi zawsze do osoby odpowiedzialnej za pracę nad nim.
Obiegi dokumentów i workflow designer
Ścieżki obiegi dokumentów i akceptacji ze względu na różne typy dokumentów i procesy biznesowe. Możesz sam projektować krop po kroku: wymuszać dodanie komentarza, dokumentów do projektu, załącznika, wysłanie maila etc. Konkurencyjne systemy jedynie opierają działanie workflowów na zmianie statusów i przejście dokumentu do kolejnej osoby.
Projektant formularzy
umożliwia szybkie utworzenie od podstaw lub dostosowanie formularzy do wciąż rozwijającej się organizacji. Edytowanie statusów, dodawanie nowych pól oraz zakładek – na zasadzie drag&drop.
Integracja z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur)
umożliwia automatyczne pobieranie faktur xml z KSeF i ich wizualizację. Zachowasz przy tym prawidłowy obieg efaktur, gdzie księgowość otrzymuje komplet przeprocesowanych dokumentów gotowych do księgowania (ministerialne KSeF powoduje odwrócony obieg faktury i wydłuża jej obsługę). System dostosowany do wymogów prawnych.
Raporty w czasie rzeczywistym
Śledzisz rzeczywiste dane i masz pełną kontrolę nad dokumentacją z każdego miejsca, z którego pracujesz.
Jedno miejsce zbiorczych danych, logiczna struktura oraz transparentność wpłynie na szybsze podejmowanie trafnych decyzji.
Integracja ERP / FK I
Elektroniczny obieg dokumentów
Integracja obiegu dokumentów i systemu ERP eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, duplikaty indeksów oraz rozbieżność danych. To usprawnia pracę księgowości i zasadniczo wpływa na obniżenie kosztów.
System obiegu dokumentów integrujemy w taki sposób by zapewnić klientowi rozszerzony zakres wymiany informacji – dane przenoszone są zgodnie z rozpisaniem na konta księgowe, MPK, schematy księgowe lub nawet rozpisanie na produkty. Konkurencyjne systemy, zapewniają czesto, tylko przeniesienie danych nagłówkowych.
Najczęściej Enovatio Workflow integrujemy i umożliwiamy wymianę informacji z systemami: enova365, Symfonia Premium/Forte, Comarch Optima, XL, SAP, RAKS SQL, Humansoft, Microsoft Dynamics 365, Exact, Rewizor Nexo, GT, Streamsoft, Asseco Wapro ERP FaKiR ale również z innymi rozwiązaniami jak KSeF, bank, podpis elektroniczny.
W czym system elektronicznego obiegu dokumentów
Enovatio jest lepszy od innych?
NAJWAŻNIEJSZE ASPEKTY
Większa elastyczność – system eod dostosowany do twoich potrzeb by rozwiązywać konkretne problemy w codziennej pracy (elektroniczny obieg dokumentów, formularze, słowniki, integracje,uprawnienia, dodatkowe funkcjonalności, wielojęzyczność etc.)
Workflow designer – prosty i przejrzysty umożliwiający osobie nie-technicznej zaprojektowanie / edycję workflowów i wielopłaszczyznową konfigurację procesów wraz z uzględnieniem warunków. Konkurencyjne rozwiązania opierają działanie workflowów na zmianie statusów i przejście dokumentu do kolejnej osoby.
Wielospółkowość – obsługa wielu spółek bez konieczności przelogowywania się. Nadawanie odpowiednich uprawnień użytkowników końcowych i bezpieczeństwo danych.
Integracja z systemami ERP, FK – Konkurencja zapewnia często jedynie przeniesienie danych nagłówkowych, nasza integracja jest zaawansowana.
Integracja z KSeF – pobieranie faktur ustrukturyzowanych xml i wysyłka plików xml, które w KSeF staną się fakturą. Zamiast kilku systemów będziesz mieć centralne miejsce do obsługi FV kosztowych i sprzedażowych, a przy tym zachowasz ustalony obieg dokumentów w firmie.
Integracja z NBP, VIES, GUS, MF – biała lista podatników, bank – przelewy, integracja z podpisem elektronicznym, OCR i Twoim rozwiązaniem. Wszystko po to, abyś uzyskał automatyzację i oszczędność czasu i minimalizował ryzyko pomyłek.
Obieg zapotrzebowań i rozpisywanie dokumentów kosztowych z zamówieniami zakupu. Skrócisz czas procesowania zapotrzebowań i zakupów oraz zwiększysz kontrolę kosztów zanim one powstaną.
Zarządzanie projektami i budżetami – uwzględniając proces obiegu dokumentacji i rozpisywanie kosztów na projekty i pozycje budżetowe. System informatyczny Enovatio i jego funkcjonalność zautomatyzuje pracę w każdej firmie.
Obsługa zastępstw -. Gdy ktoś będzie na urlopie, elektroniczny obieg dokumentów nie zatrzyma się ponieważ osoba delegowana na zastępstwo będzie musiała podjąć odpowiednią akcję.
Zaawansowany kreator formularzy (form designer) – wiemy, że formularze będą dostosowywane do wymagań zmieniającej się organizacji więc sam będziesz mógł tworzyć je i zmienić we własnym zakresie bez konieczności pomocy programistów.
Na rynku IT od 21 lat i zaufanie licznych klientów, którzy posiadają elektroniczny obieg dokumentacji i zarządzania projektami. Wdrażamy to co rzeczywiście działa i zapewnia sukces w realizacji zakładanych celów klienta.
Umiarkowana cena – koszty skalkulowane są tak, aby były rentowne nawet dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Jak wygląda wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów ENOVATIO?
Koszty systemu obiegu dokumentów?
Koszty naszego systemu skalkulowane są tak, aby były rentowne nawet dla małych i średnich organizacji. Wśród naszych klientów znajdują się nawet niewielkie firmy, które, korzystając z aplikacji, budują swoją konkurencyjną przewagę już na początkowym etapie rozwoju.
Jeśli interesuje Cię koszt oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów wraz z integracją ERP, FK i KSeF lub innymi rozwiązaniami, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.
Opowiedz nam o wyzwaniach, przed którymi stoisz, abyśmy mogli pomóc w sprawnym rozwoju Twojej firmy przez wdrożenie programu do obiegu dokumentów Enovatio.
Dowiedz się więcej
NA TEMAT ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW zintegrowanego z KSeF
Obejrzyj ostatnie webinaria:
Chcesz zobaczyć elektroniczny obieg dokumentów w praktyce?
Umów się na prezentację on-line pod tym linkiem.
Wpisy blogowe powiązane z EOD
- Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym
- Alternatywa monday.com – tylko Enovatio Projects
- System obiegu dokumentów w branży przemysłowej. Najlepsze praktyki i strategie
- Elektroniczny obieg dokumentów w branży budowlanej
- Jakie są korzyści z systemu obiegu dokumentów pod kątem pracowników firmy?
- Wielospółkowość / wielofirmowość – obsługa wielu spółek w systemie Enovatio
- Porównanie EOD: SaldeoSMART vs. Enovatio
- Efaktura, KSeF i elektroniczny obieg dokumentów
- Podpis elektroniczny w systemie obiegu dokumentów i zarządzaniu projektami Enovatio.
- Elektroniczny obieg dokumentów to najlepsza metoda na bezpieczeństwo dokumentów i sprawną pracę.
- Jakie realne problemy w firmie rozwiązuje system obiegu dokumentów Enovatio Workflow? Case study.
Zrewolucjonizuj obieg dokumentów w Twojej firmie z programem ENOVATIO Workflow
Elektroniczny obieg dokumentów to proces zarządzania dokumentami w sposób cyfrowy. Jest to rozwiązanie, które ułatwia i automatyzuje pracę w firmie, a także pozwala uniknąć wielu błędów. Dzięki niemu pracownicy mają dostęp nawet do dokumentów archiwalnych.
ENOVATIO Workflow to nasz nowoczesny i zaawansowany technicznie program stworzony do elektronicznego zarządzania dokumentami, który spełnia wszystkie, wymienione wyżej zadania.
Jest on przeznaczony dla nowoczesnych przedsiębiorstw, które szukają sposobu na automatyzację wielu procedur (np. wystawiania faktur, sporządzania umów, zamówień, przekazu dokumentów) w firmie. Jednym z istotniejszych kryteriów, który wpływa na jego popularyzację wśród klientów, jest fakt, że umożliwia szybszy i łatwiejszy przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie.
W ten sposób skraca czas realizacji poszczególnych zadań, a także znacząco obniża ryzyko wystąpienia błędów.
ENOVATIO Workflow – automatyczne zarządzanie fakturami kosztowymi w firmie
Program do elektronicznego obiegu dokumentów ENOVATIO Workflow, umożliwia m.in. zarządzanie fakturami. Dzięki wykorzystaniu elektronicznego obiegu oraz automatyzacji dużo łatwiej akceptuje się, księguje, a także dekretuje faktury. Szacuje się, że proces ten zachodzi nawet o 85% sprawniej. W ten sposób eliminuje się żmudną, powtarzalną pracę, która może doprowadzić do pomyłek.
Przykładem może być typowa faktura kosztowa. Dzięki wykorzystaniu programu ENOVATIO Workflow i odpowiedniej konfiguracji faktury, można wprowadzić do niej stałe dane, takie jak np. NIP, numer rachunku bankowego, nazwę wystawcy. Podczas ponownego wystawiania faktury, system automatycznie uzupełni skonfigurowane wcześniej dane.
Korzyści Obieg dokumentów w Twojej firmie z ENOVATIO
Korzystanie z programu do elektronicznego obiegu dokumentów ma wiele zalet. Oprócz wymienionych wyżej: automatyzacji oraz redukcji pomyłek, można wyróżnić również inne benefity.
- Oszczędność miejsca – dokumenty przechowywane są w wirtualnej przestrzeni dyskowej. Nie ma potrzeby szukania w firmie pomieszczenia do stworzenia archiwum.
- Szybszy dostęp do dokumentów – digitalizacja sprawia, że w szybki sposób można przeszukiwać dokumenty.
- Kontrola procesu – każdy etap obiegu dokumentu można w łatwy sposób śledzić.
- Bezpieczeństwo – dokumenty są lepiej chronione przed kradzieżą, zniszczeniem lub niechcianym dostępem.
- Możliwość pracy zdalnej – z dokumentów można korzystać z dowolnego miejsca. W ten sposób dużo łatwiej pracuje się zdalnie.
- Ułatwiona współpraca – pracownicy mogą jednocześnie wprowadzać zmiany do tego samego dokumentu, bez konieczności fizycznego udostępniania.
Nie mniej ważny jest oczywiście aspekt ekologiczny. Dzięki digitalizacji dokumentów, zużywa się dużo mniej papieru, a także obniża koszty jego zakupu.
ENOVATIO Workflow – pozostałe funkcje
Oprócz obiegu faktur kosztowych ENOVATIO Workflow obsługuje również inne procesy biznesowe. Wśród nich warto wymienić obieg zapotrzebowań i zamówień. Osoby korzystające z programu mogą w odpowiedni sposób zarządzać swoimi zamówieniami oraz kontrolować finanse i dzięki temu uniknąć niepotrzebnych wydatków.
Warto również wspomnieć o obiegu umów oraz korespondencji. Wykorzystując ENOVATIO Workflow dużo łatwiej można nie tylko tworzyć, negocjować czy też zaakceptować umowę, ale także przypisywać ją do konkretnych uczestników. W przypadku obiegu korespondencji nasz system EOD ułatwia katalogowanie, archiwizowane, ale także dystrybucję.
Nasz elektroniczny obieg dokumentów obsługuje także reklamację i repozytorium dokumentów. Bez problemu można utworzyć centralną ewidencję reklamacji, a także mieć dostęp do pełnej historii zgłoszeń i powiadomień. Nasz program ma wbudowany również moduł, repozytorium.
Jest on często wykorzystywany jako miejsce startu obiegu konkretnych dokumentów lub też jako przestrzeń do przechowywania różnych, zeskanowanych plików.
Enovatio Workflow jest zintegrowane z:
- ERP – ułatwia księgowanie i wymianę danych,
- KSeF – umożliwia pobierania i eksportowanie faktur w sposób automatyczny,
- możliwa jest również integracja z systemami aktualnie wykorzystywanymi w Twojej firmie.
Naszym klientom oferujemy gotowe rozwiązania oraz wsparcie podczas wdrażania systemu obiegu dokumentów i jego integracji z innymi narzędziami. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możesz usprawnić przepływ dokumentacji w Twojej firmie dzięki ENOVATIO Workflow. Zapraszamy do kontaktu.
Tagi strony: system obiegu dokumentów, oprogramowanie do obiegu dokumentów, elektroniczny obieg dokumentów, obieg dokumentów
NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
Dostęp do wersji demo, nie jest pobierana żadna opłata. Przed końcem okresu testowania, skontaktujemy się w celu poznania opinii czy system Enovatio spełnia potrzeby Twojej firmy. Jeśli będziesz potrzebował pomocy skontaktuj się z nami pod numerem +48 695 560 007 lub enovatio@enovatio.com
Tak. Chcąc zmienić lub rozbudować system o kolejne moduły, należy skontaktować się z nami (+48 695 560 007 lub enovatio@enovatio.com) Dział Handlowy ustali z Państwem szczegóły dalszej współpracy, które ostatecznie zostaną zapisane w postaci Aneksu do Formularza Zamówienia.
Ochrona danych klienckich i praw intelektualnych są dla nas bardzo ważne. Dane Klienta przechowywane są na serwerach wyposażonych w profesjonalne systemy podtrzymywania napięcia. Kopie bezpieczeństwa danych są tworzone w celu dodatkowego zabezpieczenia przed utratą zgodnie z opcją hostingu określoną w Formularzu Zamówienia.
Wszystkie dane przechowywane przez Enovatio są chronione od momentu pojawienia się ich w Systemie Enovatio Cloud, zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz oraz przed nieuprawnionym dostępem wewnętrznym (tj. przed dostępem nieuprawnionych pracowników Enovatio).
Zobowiązujemy się filtrować dane za pomocą „ścian ogniowych” (firewall) w celu ich zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem.
Szczegółowe warunki świadczenia usługi Enovatio Cloud zawarte są w Regulaminie oraz na Formularzu Zamówienia, który Klient otrzymuje przed uruchomieniem usługi. Regulamin dostępny jest na tej stronie.
Wsparcie techniczne w modelu Enovatio Cloud, podczas trwania obowiązywania umowy obejmuje:
- Zdalną obsługę zgłoszeń klienta
- Bezpłatne aktualizacje systemu
- Ciągłości działania usługi przez 99% godzin roboczych w miesiącu
- Przechowywanie danych zapisanych w systemie na bezpiecznych serwerach
- Tworzenie kopii bezpieczeństwa danych, które są wykonywane w celu dodatkowego zabezpieczenia przed ich utratą
- Przechowywanie danych są chronione od momentu pojawienia się ich w aplikacji Enovatio Cloud, zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz oraz przed nieuprawnionym dostępem wewnętrznym
Klient ma do dyspozycji 5 GB pamięci za pierwszych 5 użytkowników. Przy każdych 5 kolejnych użytkownikach, dodatkowo 1 GB pamięci. Chcąc zwiększyć miejsce na dyskach należy skontaktować się z naszym Działem Handlowym handlowy@enovatio.com lub +48 695 560 007.