Wielospółkowość / wielofirmowość – obsługa wielu spółek w systemie Enovatio

Wielospółkowość / wielofirmowość w systemie sprawdza się w przypadku rozbudowanej struktury w organizacji. Dzięki temu np. zarządzanie produkcją, logistyką, outsourcingiem usług można osadzić w jednym centralnym środowisku. Czyli cała duża organizacja wówczas pracuje w obrębie jednego systemu i jednej bezpiecznej backupowanej bazy danych. Scentralizowana obsługa wielu spółek zautomatyzuje i przyspieszy pracę podczas rejestracji zdarzeń biznesowych występujących między spółkami oraz zdarzeń związanych z rozliczaniem i księgowaniem.

System Enovatio obsługuje wiele procesów biznesowych na poziomie wielu spółek oraz poszczególnych działach organizacji.

Mówimy tutaj o procesach takich jak:

• obiegi dokumentów  czyli obieg faktur kosztowych, obieg umów, obieg korespondencji lub reklamacji, ale także o
• procesach związanych z zarządzaniem i prowadzeniem projektów lub
• obsługi zgłoszeń helpdesk.

Uprawnienia przy wielospółkowości            

System Enovatio obsługuje wiele spółek z zachowaniem poufności danych między użytkownikami. Funkcjonalność systemu pozwala rozdzielić uprawnienia do procesów oraz obiegów dokumentów ze względu na każdą spółkę. Istnieje także możliwość importu gotowego procesu biznesowego i ponowne wykorzystanie go w ramach innej spółki.

Wielospółkowość w obiegu dokumentów

Omawianą wielospołkowość przedstawię na podstawie obiegu faktur kosztowych.

W systemie Enovatio miejscem na rejestrowanie, procesowanie i archiwizację dokumentów jest moduł o nazwie KANCELARIA. Tych kancelarii może być wiele. Każda z nich może odpowiadać danej spółce. Użytkownicy przypisani do spółki będą widzieli jedynie swoją kancelarię, swoje dokumenty.

Zarząd oraz księgowość będą widzieli wszystkie dokumenty całej organizacji w jednej kancelarii i za pomocą filtrów będą wybierali te, które należą do danej spółki. W zależności od konfiguracji i potrzeb klienta, mogą również widzieć odseparowane dane spółek w osobnych kancelariach.

Już na etapie samej rejestracji dokumenty w systemie można rozdzielać i automatycznie przypisywać do danej spółki. Rejestracja może odbywać się na kilka sposobów:

• Możemy wysyłać dokumenty na dedykowany spółce mail celowy
• Skan dokumentu wraz z indywidualnym numerem
• Import dokumentów z zaznaczeniem jakiej spółki dokument dotyczy
• Skan za pomocą darmowej aplikacji mobilnej Enovatio Scanner.

Po uzupełnieniu metryki dokumentu, (którą można wypełnić automatycznie przez wybranie „Pobierz dane”) wysyłamy dokument do akceptacji. Dokument wejdzie wówczas w obieg o wyznaczonej ścieżce akceptacji.

To już od klienta zależy:

• jak będzie wyglądał proces dla każdej spółki
• jakie będą zależności w obiegu
• którzy użytkownicy będą podejmować akcje związane z dokumentami.

Ostatecznie dokument trafia do kancelarii, do której księgowość wszystkich spółek ma dostęp do dokumentów i może przejść do sprawnego księgowania.         

System Enovatio integruje się z wieloma systemami ERP lub FK a to zapewnia wymianę informacji i przyspiesza m.in. proces księgowania faktur i obsługę wielu spółek jednocześnie.

Ponadto funkcjonalność wielospółkowości i pracy w obrębie jednego systemu powoduje:

• szybkie i łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów na poziomie całego portalu, bez względu na ilość spółek
• sprawniejsze przepinanie dokumentów pomiędzy spółkami
• sprawniejsze zarządzanie dokumentami
• oszczędność czasu, a dla kadry zarządzającej przede wszystkim przejrzystość danych i szybkie generowanie raportów.

Raporty dla wielu spółek

Gdy mówimy już o raportach, należy zwrócić uwagę na to, że system za pomocą kilku kliknięć generuje rzeczywiste raporty, które mogą być skonfigurowane np. dla oddzielnych spółek lub z danymi całej organizacji.

Dzięki temu otrzymujemy zestawienie uporządkowanych danych a przez ujednolicenie raportów dla każdej ze spółek można z łatwością monitorować finanse, przeprowadzać dogłębne analizy danych oraz podejmować decyzje dotyczące inwestycji.

Przepływ informacji między spółkami

System znacząco usprawnia przepływ informacji między spółkami. Nie trzeba prowadzić już korespondencji mailowych, w której łatwo się pogubić. Nie trzeba wysyłać dokumentów mailem ponieważ system jest centralnym miejscem przechowywania umów, faktur, korespondencji i innych dokumentów i danych.

Do każdego dokumentu można dodawać komentarze i podpinać załączniki. Dzięki temu każda kolejna osoba na drodze akceptacji, dostaje kompletne informacje. System centralizuje pracę użytkowników, procesy biznesowe całej organizacji bez względu na jej złożoność.

Integracja z ERP i FK

Jak już wspomniałam wcześniej system Enovatio integruje się z wieloma systemami ERP i FK.

Rozszerzony zakres integracji  umożliwiający rozpisanie dokumentów względem kont księgowych, centrów powstawania kosztów, schematów księgowych lub nawet rozpisanie na produkty. Przez rozszerzony zakres integracji należy rozumieć, że dane z systemu Enovatio są przenoszone zgodnie z rozpisaniem do systemu finansowo-księgowego.

Integracja z KSeF

Kolejną istotną sprawa jest integracja z Krajowym Systemem e-faktur czyli KSeF, który obligatoryjnie będzie obowiązywać wszystkich przedsiębiorców od stycznia 2024 r. Integracja z systemem zapewnia środowisko do obsługi faktur i komunikacji z bramką KSeF. Więcej informacji pod tym linkiem.

Integracja z podpisem elektronicznym

System integruje się także z podpisem elektronicznym. W obsłudze wielu spółek podpis elektroniczny zapewnia sprawne i wygodne podpisywanie dokumentów, umów bez konieczności przesyłania dokumentów kurierem, pocztą lub organizowania spotkań biznesowych.

Średni czas od wysłania dokumentu do jego podpisania to zaledwie 15 min. Dokumenty możesz wysyłać do podpisu i podpisywać bezpośrednio z portalu, o każdej porze dnia, w pracy, w domu, w podróży, niezależnie od urządzenia: komputer, tablet, telefon.

To już od spółki zależy w jakich procesach elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania projektami będzie wykorzystywany e-podpis. Jest wiele możliwości i scenariuszy. System jest na tyle elastyczny, że z łatwością można dostosować go do potrzeb swojej organizacji. 

W celu przetestowania oprogramowania zapraszamy do wypełnienia formularza kontaktowego znajdującego się na tej stronie.