Słownik pojęć i baza wiedzy

A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | R | S | T | U | W | X | Y | Z |

A

• Analiza przedwdrożeniowa – to proces, który ma na celu zbadanie potrzeb i wymagań przed wdrożeniem systemu obiegu dokumentów lub zarządzania projektami i budżetami lub innego rozwiązania Enovatio. W ramach tej analizy zbierane są informacje dotyczące aktualnych procesów biznesowych. Analiza przedwdrożeniowa umożliwia określenie oczekiwanych korzyści oraz ryzyk związanych z wdrożeniem, co pomaga w podejmowaniu właściwych decyzji dotyczących projektu.

• Analiza ryzyka – proces identyfikowania, oceny i zarządzania ryzykiem związanym z projektem lub procesem.

• Akceptacja dokumentów – w systemie obiegu dokumentów oznacza proces zatwierdzania lub odrzucania dokumentów przez odpowiednie osoby lub jednostki w organizacji. Akceptacja dokumentów ma na celu zapewnienie, że dokumenty są sprawdzone, zatwierdzone i przetwarzane zgodnie z wymaganiami organizacji. Dzięki temu można uniknąć błędów i nieporozumień w procesie przetwarzania dokumentów, co przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy i poprawy jakości usług.

• Archiwizacja dokumentów – Archiwizacja dokumentów w systemie obiegu dokumentów odnosi się do procesu przechowywania i zarządzania dokumentami, które są już przetworzone i nie są już aktywnie wykorzystywane w procesie biznesowym. Celem archiwizacji dokumentów jest utrzymanie porządku i zapewnienie łatwego dostępu do informacji historycznych, co może być przydatne w przypadku audytów lub innych procesów wymagających dostępu do danych historycznych.

• Autentykacja – Autentykacja w systemach to proces weryfikacji tożsamości użytkownika, który próbuje uzyskać dostęp do zasobów lub usług danego systemu. Autentykacja jest ważnym elementem bezpieczeństwa systemów informatycznych, ponieważ pozwala na kontrolowanie dostępu do poufnych informacji i zasobów, co zapobiega nieuprawnionemu dostępowi i kradzieży danych.

• Automatyzacja procesów biznesowych – możliwa jest dzięki zastosowaniu systemu obiegu dokumentów oraz zarządzania projektami Enovatio w celu usprawnienia przepływu dokumentów i wszystkich działań oraganizacji. W ramach automatyzacji procesów biznesowych, dokumenty są tworzone, procesowane, przetwarzane i przechowywane w formie cyfrowej, co umożliwia ich szybkie przekazywanie pomiędzy różnymi działami i pracownikami w organizacji. W systemie obiegu dokumentów, dokumenty przechodzą przez określone etapy, które są definiowane przez procesy biznesowe, takie jak zatwierdzanie, walidacja, weryfikacja itp. Automatyzacja tych procesów pozwala na automatyczne przekazywanie dokumentów między poszczególnymi etapami bez potrzeby manualnej interwencji pracowników.
  Automatyzacja procesów biznesowych w systemie zarządzania projektami to z kolei proces, który polega na sprawnym planowaniu, organizowaniu, koordynowaniu i kontrolowaniu działań związanych z realizacją projektów w organizacji. Automatyzacja procesów biznesowych w systemie zarządzania projektami pozwala na śledzenie postępów, określanie celów, zarządzanie budżetem, harmonogramem, zasobami, ryzykiem oraz komunikację zespołu projektowego. Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, które zapewnia system obiegu dokumentów i zarządzania projektami, organizacje mogą osiągnąć większą efektywność, skrócić czas przetwarzania dokumentów, zmniejszyć ryzyko błędów, ułatwić kontrole nad dokumentami i lepiej zarządzać projektami.

B

• Budżet projektu – to plan finansowy przedsięwzięcia, który określa szacunkowe koszty poszczególnych działań projektowych oraz alokację środków na niezbędne zasoby. Moduł budżetu projektu w systemie zarządzania projektami umożliwia tworzenie, śledzenie i kontrolowanie wydatków projektowych oraz analizę finansową realizacji projektu.

C

• Certyfikacja – proces weryfikacji autentyczności dokumentu przez certyfikat cyfrowy.

• CRM – Customer Relationship Management to strategia biznesowa i system informatyczny do zarządzania relacjami z klientami. System pomaga gromadzić i analizować informacje o klientach, personalizować komunikację, automatyzować procesy biznesowe oraz zwiększać efektywność działań firmy.

• Cyfrowy podpis – to elektroniczna forma podpisu, która jest powiązana z danym dokumentem elektronicznym i służy do weryfikacji autentyczności i integralności tego dokumentu. W systemie obiegu dokumentów podpis cyfrowy jest stosowany jako narzędzie zabezpieczające przed nieautoryzowaną modyfikacją dokumentu oraz potwierdzające jego autentyczność i pochodzenie. Podpis cyfrowy opiera się na kryptografii asymetrycznej i składa się z klucza prywatnego i publicznego, które są powiązane z danym użytkownikiem systemu. Podpisy cyfrowe w systemie obiegu dokumentów są generowane automatycznie i weryfikowane przez system, co zapewnia bezpieczeństwo i integralność przepływu informacji.

• Cyfryzacja – Cyfryzacja w połączeniu z systemem obiegu dokumentów oznacza proces przekształcania dokumentów papierowych na dokumenty elektroniczne, które są przechowywane, przetwarzane i udostępniane za pomocą systemu informatycznego. System obiegu dokumentów umożliwia cyfrową rejestrację i przetwarzanie dokumentów, w tym ich tworzenie, edycję, wysyłanie, odbieranie, zatwierdzanie oraz archiwizację. Cyfryzacja dokumentów przyspiesza i ułatwia przepływ informacji w organizacji, zwiększa jej efektywność oraz redukuje koszty związane z drukiem i przechowywaniem dokumentów papierowych. Cyfryzacja dokumentów w systemie obiegu dokumentów wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi, takich jak skanery, oprogramowanie OCR, systemy zarządzania treścią (CMS) oraz elektroniczny obieg dokumentów i workflow.

• Czas przetwarzania – czas, jaki upływa od momentu wprowadzenia dokumentu do systemu do momentu jego zatwierdzenia lub odrzucenia.

D

• Dekretacja faktur – dekretacja faktur w systemie obiegu dokumentów to proces formalnego potwierdzenia prawidłowości i zgodności faktury z warunkami zawartymi w umowie lub zamówieniu. Polega na przypisaniu faktury do odpowiedniego kontrahenta oraz kosztowego lub budżetowego miejsca jej zaksięgowania. Proces dekretacji faktur w systemie obiegu dokumentów umożliwia kontrolę wydatków, zapewnia przejrzystość i skuteczność w zarządzaniu dokumentami oraz przyspiesza procesy płatnicze. W systemie dekretacji faktur zazwyczaj występuje funkcjonalność automatycznego rozpoznawania i przypisywania danych z faktury, co pozwala na zwiększenie efektywności procesu oraz ograniczenie ryzyka popełnienia błędów ludzkich. Po dekretacji faktury, dokument może zostać przesłany do kolejnego etapu procesu, czyli do akceptacji lub płatności.

• DMS – System DMS (ang. Document Management System) to system zarządzania dokumentami, który umożliwia tworzenie, przechowywanie, organizowanie, udostępnianie oraz wyszukiwanie dokumentów w sposób zautomatyzowany i scentralizowany. System DMS umożliwia łatwe zarządzanie elektronicznymi dokumentami, oraz ułatwia ich obieg w organizacji. System DMS zazwyczaj posiada funkcjonalności, takie jak kontroli wersji dokumentów, określania poziomów dostępu, powiadamiania o terminach ważności dokumentów, generowanie raportów, a także integracje z innymi systemami, takimi jak systemy ERP lub CRM. DMS jest szczególnie przydatny w organizacjach, w których zarządzanie dokumentami odgrywa kluczową rolę, takich jak firmy z branży finansowej, prawnej, medycznej czy administracji publicznej.

• Dokument analizy przedwdrożeniowej systemu to dokument, który zawiera szczegółową analizę potrzeb i wymagań klienta oraz proponowane rozwiązania związane z wdrożeniem systemu informatycznego jakim jest Enovatio. Dokument ten stanowi podstawę dla projektantów i programistów przy tworzeniu systemu, ponieważ pozwala na dokładne określenie funkcjonalności, procesów i wymagań systemowych. Analiza przedwdrożeniowa systemu obejmuje zwykle opis procesów biznesowych, modelowanie danych, specyfikację wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, określenie wymagań dotyczących integracji z innymi systemami, ocenę ryzyka, a także zaproponowanie planu wdrożenia. Dokument analizy przedwdrożeniowej systemu jest kluczowym elementem procesu wdrożeniowego systemu informatycznego i stanowi podstawę dla jego dalszego rozwoju i utrzymania..

• Dziennik zdarzeń – to zapis zdarzeń i operacji, które mają miejsce w systemie informatycznym. Dziennik ten przechowuje informacje o działaniach użytkowników, zdarzeniach związanych z siecią, błędach systemu, a także innych ważnych informacjach, które mogą pomóc w diagnozowaniu problemów lub wykrywaniu nieprawidłowości. Dziennik zdarzeń jest ważnym narzędziem w zarządzaniu bezpieczeństwem systemu i pozwala na śledzenie aktywności użytkowników oraz wykrywanie potencjalnych zagrożeń.

E

• EOD – to skrót od elektroniczny obieg dokumentów (ang. Electronic Document Management System). Jest to rozwiązanie oferowane przez firmę Enovatio, które umożliwia cyfrowe zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie. System ten pozwala na elektroniczne tworzenie, przetwarzanie, przesyłanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa. Elektroniczny obieg dokumentów enovatio zapewnia łatwy dostęp do dokumentów, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji i efektywniejsze zarządzanie informacją w firmie. System umożliwia również monitorowanie przepływu dokumentów oraz ich wersji, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie zmianami w dokumentach i redukcję ryzyka błędów.

• Enovatio – platforma umożliwiająca zarządzanie projektami oraz obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie.

• Ewidencja dokumentów – to systematyczne gromadzenie i rejestrowanie dokumentów w tym przypadku w systemie obiegu dokumentów Enovatio i informacji o dokumentach w celu umożliwienia szybkiego dostępu i wykorzystania ich w biznesie. Rejestracja obejmuje datę, numer, nazwę, treść i osoby odpowiedzialne za dokumenty. Ewidencja dokumentów umożliwia kontrolę nad ich obiegiem w firmie, co przyspiesza procesy biznesowe i zwiększa efektywność i rentowność przedsiębiorstwa.

• Ewidencja czasu – rejestrowanie czasu poświęconego na wykonanie określonych zadań.

F

• Faktura elektroniczna – elektroniczna forma faktury, która jest przechowywana i przetwarzana w systemie.

• Fazy projektu w systemie zarządzania projektami to podstawowe etapy, przez które przechodzi projekt od początku do końca realizacji. W zależności od metodyki zarządzania projektami, liczba i nazwy faz mogą się różnić, ale zazwyczaj obejmują one następujące etapy:
  Inicjacja – w tym etapie projekt jest definiowany i oceniany pod kątem celów, ryzyk, zasobów oraz wykonalności.
  Planowanie – w tym etapie określa się cele, harmonogram, budżet i plan działania projektu, a także dokonuje się przydziału zadań i zasobów.
  Realizacja – w tym etapie projekt jest wdrażany zgodnie z planem, a postęp prac jest monitorowany i kontrolowany.
  Monitorowanie i kontrola – w tym etapie ocenia się postęp projektu, kontroluje koszty, harmonogram i jakość, a także podejmuje się działania korygujące w razie potrzeby.
  Zamknięcie – w tym etapie projekt jest formalnie zakończony, a wyniki są przekazane klientowi lub odbiorcy

• Firewall – zabezpieczenie komputerowe, które chroni sieć przed atakami z zewnątrz.

• FMEA – Failure Mode and Effects Analysis, metoda analizy i minimalizowania ryzyka w projektach i procesach.

• Formularz elektroniczny – w systemie Enovatio istnieje możliwość konfigurowania formularzy elektronicznych przez klienta. Konfiguracja ta obejmuje m.in. definiowanie pól formularza, ich typów, walidacji i etykiet, a także określanie kolejności wyświetlania pól i dostosowywanie wyglądu formularza do indywidualnych potrzeb.

G

• Gantt – w systemie zarządzania projektami Enovatio to wykres, który przedstawia harmonogram projektu w postaci interaktywnego diagramu słupkowego. Każdy słupek reprezentuje zadanie, a jego długość odpowiada czasowi, który jest potrzebny do wykonania zadania. Na wykresie Gantta w systemie Enovatio przedstawia się także kolejność wykonywania poszczególnych zadań oraz ich zależności, co pozwala na dokładne planowanie i kontrolowanie postępu prac. Dodatkowo, na wykresie Gantta w systemie Enovatio można uwzględnić także krytyczne ścieżki projektu i kamile milowe, które pozwalają na określenie, które zadania są najważniejsze dla osiągnięcia celów projektowych oraz które zadania mają największy wpływ na czas realizacji projektu. Wykres Gantta w systemie Enovatio jest jednym z podstawowych narzędzi w zarządzaniu projektami, które umożliwia skuteczne planowanie i kontrolowanie postępu prac, a także pozwala na szybką identyfikację problemów i ich rozwiązywanie.

• Generowanie raportów w systemie obiegu dokumentów i zarządzania projektami jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających monitorowanie postępu prac oraz ocenę efektywności działań. Raporty te pozwalają na uzyskanie wglądu w kluczowe informacje dotyczące projektów oraz obiegu dokumentów, takie jak czas realizacji, koszty, liczba przepływów, czy też stopień zaawansowania projektów. W systemie obiegu dokumentów i zarządzania projektami, takim jak Enovatio, możliwe jest generowanie różnego rodzaju raportów, w zależności od potrzeb i wymagań użytkowników. Przykładowe raporty to m.in. raporty dotyczące czasu realizacji projektów, kosztów, stanu postępu prac, raporty porównawcze czy raporty analityczne. Generowanie raportów w systemie obiegu dokumentów i zarządzania projektami jest procesem prostym i intuicyjnym, który pozwala na uzyskanie w czasie rzeczywistym aktualnych informacji dotyczących realizacji projektów i przepływu dokumentów. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko identyfikować problemy i podejmować skuteczne działania naprawcze, co przekłada się na zwiększenie efektywności działań i osiągnięcie założonych celów.

H

• Harmonogram Gantta – to interaktywny diagram słupkowy przedstawiający harmonogram projektu, który jest obowiązkową funkcjonalnościa w stsremie zarządzania projektami. Każdy słupek reprezentuje zadanie, a jego długość odpowiada czasowi potrzebnemu do jego wykonania. Na wykresie Gantta w systemie Enovatio przedstawia się również kolejność wykonywania zadań oraz ich zależności, co umożliwia dokładne planowanie i kontrolowanie postępu prac. Dodatkowo, na wykresie Gantta w systemie Enovatio można uwzględnić krytyczne ścieżki projektu i kamienie milowe, co pozwala na określenie, które zadania są kluczowe dla osiągnięcia celów projektowych oraz które mają największy wpływ na czas realizacji projektu. Wykres Gantta w systemie Enovatio jest jednym z podstawowych narzędzi w zarządzaniu projektami, które umożliwia skuteczne planowanie i kontrolowanie postępu prac oraz pozwala na szybkie identyfikowanie problemów i ich rozwiązywanie.

• Helpdesk – w systemie zarządzania zgłoszeniami Enovatio to narzędzie umożliwiające skuteczne i efektywne zarządzanie obsługą klienta poprzez zbieranie, przetwarzanie i monitorowanie zgłoszeń. Moduł ten pozwala na automatyzację procesów obsługi zgłoszeń, umożliwiając klientom zgłaszanie problemów lub pytań poprzez różne kanały, takie jak e-mail, telefon czy formularze internetowe. Zgłoszenia są następnie automatycznie przypisywane do odpowiedniego pracownika lub zespołu, który zajmuje się ich rozwiązaniem. Moduł Helpdesk umożliwia także śledzenie historii zgłoszeń oraz generowanie raportów dotyczących ich liczby, rodzaju czy czasu reakcji, co pozwala na efektywne zarządzanie zasobami oraz poprawę jakości obsługi klienta.

I

• Integracja systemów – to proces połączenia różnych systemów informatycznych w celu umożliwienia wymiany danych i informacji pomiędzy nimi. Integracja może odbywać się na różnych poziomach, takich jak integracja interfejsów, integracja procesów biznesowych, integracja danych czy integracja aplikacji. Celem integracji jest zwiększenie efektywności działania systemów oraz zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów wynikających z niekompatybilności pomiędzy nimi.

J

• JRWA – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt to moduł w systemie Enovatio, który utworzony został zgodnie z przepisami dotyczącymi obiegu dokumentacji w administracji publicznej i ma na celu usprawnienie i usystematyzowanie procesu zarządzania dokumentacją oraz zapewnienie bezpieczeństwa prawnego i informacyjnego.

K

• Kancelaria – moduł kancelarii w systemie obiegu dokumentów to dedykowane narzędzie umożliwiające skuteczne zarządzanie dokumentami prawnymi oraz obsługę spraw korporacyjnych i administracyjnych w przedsiębiorstwie. Moduł ten pozwala na gromadzenie i przetwarzanie dokumentów prawniczych w jednym miejscu, ich łatwe wyszukiwanie i udostępnianie dla zainteresowanych pracowników. Dodatkowo, moduł kancelarii w systemie obiegu dokumentów umożliwia również zarządzanie listą kontaktów, umów oraz innych dokumentów ważnych dla działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu modułowi możliwe jest usprawnienie pracy kancelarii oraz zwiększenie efektywności w zarządzaniu dokumentami prawnymi i korporacyjnymi.

• Kamienie milowe na wykresie Gantta w systemie zarządzania projektami to wyznaczone wcześniej punkty kontrolne, które oznaczają ważne etapy lub terminy w projekcie. Są to zazwyczaj kluczowe cele, które muszą zostać osiągnięte, aby projekt mógł przejść do kolejnego etapu lub zakończyć się sukcesem. Kamienie milowe są zazwyczaj prezentowane na wykresie Gantta jako strzałki lub punkty, co ułatwia identyfikację ich na tle innych zadań. W systemie zarządzania projektami Enovatio kamienie milowe można w prosty sposób dodawać, modyfikować oraz przypisywać do odpowiednich zadań i etapów projektu. Dzięki temu menedżerowie projektów mają pełną kontrolę nad postępem prac i mogą szybko zidentyfikować opóźnienia lub problemy w realizacji projektu.

• Karta projektu – w systemie zarządzania projektami to funkcjonalność, która zawiera najważniejsze informacje dotyczące projektu, takie jak cele, zakres prac, harmonogram, budżet, ryzyka i zaangażowane zasoby. Karta projektu stanowi podstawę dla zarządzania projektem i służy do monitorowania postępu prac, kontroli kosztów oraz oceny osiągnięcia celów projektowych. W systemie zarządzania projektami Enovatio karta projektu umożliwia łatwe udostępnianie informacji dla wszystkich członków zespołu projektowego oraz osób zainteresowanych projektem.

• Kolejkowanie dokumentów – w systemie obiegu dokumentów to proces, który polega na ustawianiu dokumentów w kolejności ich priorytetu w systemie. Dzięki temu możliwe jest szybsze i bardziej efektywne przetwarzanie dokumentów, ponieważ system automatycznie przypisuje priorytet do każdego zgłoszenia i przekazuje je do odpowiedniego użytkownika lub grupy użytkowników. Kolejkowanie dokumentów pozwala również na monitorowanie postępu przetwarzania dokumentów i zapewnia lepszą organizację pracy w całej firmie.

• Kopia zapasowa – systemu to proces tworzenia i przechowywania kopii danych systemowych w celu zapewnienia ich ochrony w przypadku awarii lub utraty danych. Proces ten polega na tworzeniu kopii zapasowej plików i danych systemowych na bezpiecznym serwerze. Kopia zapasowa systemu jest ważnym elementem strategii zabezpieczania danych i umożliwia przywrócenie systemu do wcześniejszego stanu w przypadku awarii lub ataku malware.

• KSeF – Krajowy System e-Faktur to elektroniczny system umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie, przechowywanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej w Polsce. System ten został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia procesów fakturacji oraz zmniejszenia obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców. KSeF umożliwia automatyczne generowanie i przetwarzanie faktur, a także umożliwia integrację z innymi systemami biznesowymi takimi jak system obiegu dokumentów Enovatio.

• KSeF HUB zapewnia środowisko do obsługi faktur, integrację z ERP i krajowym systemem e-faktur. To kompleksowe rozwiązanie jest stwprzone przez międzynarodową firmę doradczą Andersen oraz partnera technologicznego Enovatio. System KSeF HUB:
  Umożliwia integrację z dowolnymi systemami księgowymi, oprogramowaniem do wystawiania faktur oraz KSeF.
  Zapewnia automatyczną komunikację z klientami związaną z wysyłką wizualizacji faktur wraz z załącznikami.
  Posiada prosty i przejrzysty interfejs zapewniający sprawną pracę użytkownika.
  Ułatwia import faktur zakupowych do systemu obiegu dokumentów oraz systemu księgowego.
  Więcej informacji znajduje się na na dedykowanej stronie www.ksefhub.com

L

• Lifecycle projektu – etapy projektu od jego początku do zakończenia, włączając w to planowanie, wykonanie i monitorowanie.

• Logi systemowe to zapisy zdarzeń i informacji na temat działania systemu operacyjnego lub aplikacji, które pozwalają na śledzenie jego pracy, diagnozowanie problemów oraz analizowanie wydajności. Zapisy te mogą zawierać informacje o uruchamianiu i zamykaniu systemu, interakcjach z użytkownikami, działaniach programów oraz błędach systemowych. Logi systemowe są ważnym narzędziem dla administratorów systemów oraz programistów, umożliwiając im śledzenie i rozwiązywanie problemów związanych z działaniem systemu.

M

• Maintenance – umowa maintenance określa warunki i zakres usług helpdesk dla systemu, które mają na celu zapewnienie regularnej konserwacji i utrzymania systemu w dobrym stanie technicznym. Usługi te mogą obejmować naprawy awarii, przegląd i konserwację sprzętu, aktualizacje oprogramowania, monitoring systemu, zarządzanie danymi oraz udzielanie pomocy technicznej i szkoleń dla użytkowników. Umowa maintenance umożliwia uniknięcie lub minimalizowanie przestojów w pracy oraz zapewnia ciągłość działania systemu.

• Monitorowanie postępu projektu – proces kontrolowania postępów w realizacji projektu w stosunku do założonych celów, harmonogramu i budżetu.

• Milestone – w systemie zarządzania projektami to określony punkt w czasie, który oznacza ukończenie ważnego etapu projektu lub osiągnięcie kluczowego celu. Milestone może być również używany do określenia ważnych terminów, na przykład terminów dostarczenia określonej części projektu lub raportu. Milestone jest zwykle reprezentowany jako punkt na diagramie Gantta lub w kalendarzu projektu i służy do śledzenia postępu projektu oraz zapewnienia, że ważne cele są osiągane w terminie.

N

• Notyfikacje – w systemie obiegu dokumentów i zarządzania projektami to automatyczne powiadomienia, które są wysyłane do użytkowników systemu w celu poinformowania ich o ważnych zdarzeniach związanych z dokumentami lub projektem. Przykłady notyfikacji mogą obejmować powiadomienia o nowych dokumentach, prośby o zatwierdzenie lub odrzucenie dokumentów, zmiany statusu projektu, terminy ważnych etapów projektu lub przypomnienia o zadaniach do wykonania. Notyfikacje są zwykle konfigurowalne, dzięki czemu użytkownicy mogą wybrać, jakie powiadomienia chcą otrzymywać i w jaki sposób, na przykład przez e-mail i z jaką częśtotliwością. Dzięki notyfikacjom użytkownicy mogą na bieżąco śledzić postępy projektu i reagować na zmiany, co przyczynia się do lepszej koordynacji działań i zwiększenia efektywności pracy z dokumentami i projektami.

O

• OCR – (ang. Optical Character Recognition) w systemie obiegu faktury kosztowej Enovatio to technologia umożliwiająca automatyczne rozpoznawanie tekstu na fakturze i przetwarzanie go na postać cyfrową, co przyspiesza i ułatwia proces wprowadzania faktur do systemu. Dzięki zastosowaniu OCR, dane z faktury, takie jak numer faktury, nazwa kontrahenta, kwota, termin płatności, itp., są automatycznie wyodrębniane i wprowadzane do systemu, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych przez pracowników i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów. System Enovatio wykorzystuje zaawansowane algorytmy OCR, które są w stanie rozpoznawać tekst z różnych typów faktur, w tym z faktur ocrznikowych, faktur korygujących, faktur jednolitych oraz faktur zagranicznych. Dzięki temu proces wprowadzania faktur jest szybszy, bardziej precyzyjny i efektywny.

P

• Procesy biznesowe – zbiór procesów i procedur, które regulują obieg dokumentów w organizacji.

• Przepływ dokumentów – (workflow) w systemie obiegu dokumentów to sekwencja działań, które są automatycznie wykonywane w celu zapewnienia płynnego i efektywnego przetwarzania dokumentów. Przepływ dokumentów może obejmować różne etapy przetwarzania dokumentów, takie jak:
  – Weryfikacja dokumentu przez wyznaczonych użytkowników systemu
  – Przekazanie dokumentu do kolejnego etapu przetwarzania celem dekretacji i rozpisania faktury kosztowej np. na projekty, zamówienia, budzety
  – Zatwierdzenie lub odrzucenie dokumentu
  – Powiadomienie użytkowników o zmianie statusu dokumentu
  – Przesłanie faktury do modułu płatności
  – Przesłanie dokumentu do archiwizacji lub zakończenie procesu
  Przepływ dokumentów może być zaprogramowany w systemie obiegu dokumentów zgodnie z indywidualnymi potrzebami i wymaganiami organizacji. Dzięki zautomatyzowaniu przepływu dokumentów, użytkownicy systemu mogą zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność pracy, ponieważ większość działań jest wykonywana automatycznie, a użytkownicy otrzymują powiadomienia o zmianach w procesie przetwarzania dokumentów. Systemy obiegu dokumentów oferują również możliwość monitorowania postępu przepływu dokumentów, generowania raportów oraz analizowania wydajności procesów w celu ich optymalizacji.

R

• Rejestracja dokumentów – w systemie obiegu dokumentów Enovatio to proces wprowadzania nowych dokumentów do systemu oraz przypisywania im odpowiednich atrybutów, takich jak nazwa, typ dokumentu, numer, data, autor, itp. Rejestracja dokumentów może odbywać się ręcznie, przez wprowadzenie danych za pomocą formularza, lub automatycznie, poprzez importowanie dokumentów z zewnętrznych źródeł, takich jak skrzynka mailowa, dysk sieciowy lub skaner.
  System Enovatio umożliwia łatwe i intuicyjne wprowadzanie nowych dokumentów do systemu za pomocą przejrzystego formularza rejestracyjnego. W formularzu tym można określić wszelkie niezbędne informacje o dokumencie, takie jak nazwa, opis, data utworzenia, autor, typ dokumentu oraz przypisać go do odpowiedniego projektu lub zadania. W przypadku dużych ilości dokumentów, system Enovatio umożliwia również automatyczne dodawanie wielu dokumentów za pomocą funkcji przeciągnij i upuść.
  Rejestracja dokumentów w systemie obiegu dokumentów Enovatio umożliwia łatwe wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów, dzięki czemu użytkownicy systemu mogą szybko i sprawnie odnaleźć potrzebne im informacje.

• RWA – w systemie obiegu dokumentów oznacza „Rejestr Wychodzących Aktów”, czyli spis dokumentów lub aktów, które zostały wysłane lub przekazane przez daną jednostkę organizacyjną. Rejestr ten zawiera informacje o numerze dokumentu, jego tytule, dacie, odbiorcy oraz innych istotnych danych, umożliwiających kontrolę nad przepływem dokumentów. Moduł ma na celu usprawnienie i usystematyzowanie procesu przekazywania dokumentów w organizacji.

• Ryzyka – moduł w systemie zarządzania projektami to narzędzie, które umożliwia identyfikację, analizę, monitorowanie oraz zarządzanie ryzykami związanymi z projektem. Moduł ten pomaga w zapobieganiu niekorzystnym zdarzeniom oraz minimalizowaniu ich wpływu na projekt.
  W ramach modułu ryzyk można przeprowadzić identyfikację potencjalnych ryzyk, określić ich wpływ na projekt oraz prawdopodobieństwo wystąpienia. Na tej podstawie można opracować strategię zarządzania ryzykiem, która pozwoli na minimalizowanie skutków ewentualnych problemów. Moduł ryzyk w systemie zarządzania projektami umożliwia także monitorowanie ryzyk w czasie rzeczywistym oraz śledzenie działań podejmowanych w celu ich minimalizacji. Dzięki temu użytkownicy systemu są w stanie szybko reagować na zmiany i podejmować odpowiednie działania. Moduł ryzyk jest niezwykle ważnym narzędziem w zarządzaniu projektami, ponieważ umożliwia minimalizowanie ryzyka oraz zwiększanie szans na sukces projektu.

S

• Scrum – to metodyka zarządzania projektem, która wykorzystywana jest w Enovatio i skupia się na pracy zespołu i ciągłym doskonaleniu procesów. Scrum stosowany jest przede wszystkim w projektach informatycznych, ale może być również wykorzystywany w innych branżach. W ramach metodyki Scrum projekt dzielony jest na krótkie iteracje, zwane sprintami, które trwają zazwyczaj od 1 do 4 tygodni. Podczas każdego sprintu zespół skupia się na dostarczeniu określonej części produktu lub funkcjonalności. Po zakończeniu sprintu zespół prezentuje swoje osiągnięcia i zbiera feedback od klienta lub użytkowników produktu.
  Scrum opiera się na trzech głównych rolach: Product Owner, Scrum Master i zespół developerski. Product Owner jest odpowiedzialny za określenie celów projektu oraz planowanie kolejnych sprintów. Scrum Master pełni rolę coacha dla zespołu i dba o to, aby procesy były skuteczne oraz zgodne z zasadami Scrum. Zespół developerski składa się z programistów, testerów i innych specjalistów, którzy realizują cele projektu.
  Metodyka Scrum opiera się również na kilku zasadach, takich jak ciągłe doskonalenie, otwartość na zmiany, skupienie na wartościach biznesowych i współpraca z klientem. Dzięki temu Scrum pozwala na szybkie dostarczanie produktu, zapewnienie wysokiej jakości oraz elastyczne reagowanie na zmiany w trakcie projektu.

• Sponsor projektu – osoba lub firma finansująca projekt.

• Status projektu – informacje na temat postępu projektu i zadań, które są w trakcie realizacji.

• Synchronizacja – proces automatycznego aktualizowania dokumentów w systemie wraz z ich modyfikacjami.

• System ERP – system integrujący różne procesy biznesowe w przedsiębiorstwie, takie jak zarządzanie produkcją, finansami, czy logistyką.

• System kontroli wersji – narzędzie do śledzenia zmian w dokumentach i kodzie źródłowym.

• System zarządzania dokumentami – narzędzie do przechowywania, wyszukiwania i udostępniania dokumentów w firmie.

T

• Tablica Kanban – narzędzie do wizualizacji zadań i postępu prac w projekcie.

• Time management – umiejętność planowania i zarządzania czasem.

U

• Umowa maintenance – określa warunki i zakres usług helpdesk dla systemu, które mają na celu zapewnienie regularnej konserwacji i utrzymania systemu w dobrym stanie technicznym. Usługi te mogą obejmować naprawy awarii, przegląd i konserwację sprzętu, aktualizacje oprogramowania, monitoring systemu, zarządzanie danymi oraz udzielanie pomocy technicznej i szkoleń dla użytkowników. Umowa maintenance umożliwia uniknięcie lub minimalizowanie przestojów w pracy oraz zapewnia ciągłość działania systemu.

• Utrzymanie oprogramowania – proces utrzymania i aktualizacji oprogramowania po jego wdrożeniu.

• Uprawnienia – poziomy dostępu do różnych funkcjonalności systemu, takie jak przeglądanie dokumentów, edycja dokumentów, zatwierdzanie dokumentów itp.

W

• Walidacja dokumentów – proces weryfikacji poprawności informacji zawartych w dokumencie.

• Wdrożenie – proces instalacji i uruchomienia oprogramowania w firmie lub na serwerze.

• Wersjonowanie – proces przechowywania różnych wersji dokumentu w systemie, w celu umożliwienia śledzenia historii zmian.

• Weryfikacja – proces potwierdzania, czy oprogramowanie działa zgodnie z wymaganiami.

• Wilk Jakub – CEO i współzałożyciel Enovatio Sp. z o.o. Jest innowatorem i ekspertem w dziedzinie tworzenia rozwiązań IT, które automatyzują przepływ pracy oraz zwiększają skuteczność działań zespołów projektowych. Od ponad 20 lat pełni rolę CEO i aktywnie angażuje się w projektowanie oraz dobieranie najlepszych rozwiązań IT dla przedsiębiorców dążących do ciągłego rozwoju i maksymalizacji zysków. Enovatio, którego jest współzałożycielem, produkuje dedykowane systemy dla biznesu w modelu cloud oraz on-premise. Rozwiązania Enovatio są wykorzystywane przez takie firmy jak Giełda Papierów Wartościowych, Mennica Polska, Gas Storage Poland, MSD, Animex, Asten Group, Cersanit, Sante oraz wiele innych organizacji z różnych sektorów gospodarki. Jakub WIlk ukończył Szkołę Główną Handlową w Warszawie na wydziale Metody Ilościowe i Systemy Informacyjne, a następnie zbudował swoje bogate doświadczenie zawodowe w tej samej dziedzinie, tworząc rozwiązania IT dla biznesu.

• Workflow – sekwencja działań, które muszą być wykonane, aby osiągnąć określony cel.

X

Y

Z

• Zarządzanie projektami – proces planowania, organizowania i kontrolowania działań w projekcie.

• Zarządzanie ryzykiem – proces identyfikowania, oceny i kontrolowania ryzyk projektowych.

• Zarządzanie zasobami projektowymi – proces planowania, alokacji i zarządzania zasobami projektowymi.

• Założenia projektowe – elementy projektu, które są przyjmowane jako prawdziwe, ale wymagają weryfikacji.

• Zespół projektowy – grupa ludzi odpowiedzialnych za realizację projektu.