Obieg faktury kosztowej
Faktury zatwierdzone
w mgnieniu oka
Wdrażając system obiegu faktur kosztowych Enovatio, zautomatyzujesz cały proces, od momentu rejestracji faktury, przez jej akceptację, aż do księgowania i archiwizacji. Centralne miejsce obsługi faktur, automatyczne uzupełnianie danych, egzekwowane przez system podjęcie reakcji użytkownika oraz alerty, znacząco skracają czas potrzebny na obsługę faktur. Dzięki Enovatio oszczędzasz czas, eliminujesz błędy i wprowadzasz pełną kontrolę nad dokumentami.
Sprawny obieg faktur kosztowych w 4 krokach. Jak to możliwe?
Rejestracja faktur
Faktury można wprowadzać do systemu na kilka sposobów: skanowanie, wysyłanie pliku e-mailem lub upload z komputera.
Technologia OCR
Każda faktura otrzymuje metrykę opisującą dokument, a jej uzupełnianie odbywa się poprzez automatyczne pobieranie danych. Dzięki technologii OCR wszystkie istotne informacje, takie jak numer faktury, kwoty, daty czy dane kontrahenta, są automatycznie rozpoznawane i wprowadzane do odpowiednich pól formularza w systemie Enovatio Workflow. Rozwiązanie to eliminuje konieczność manualnego wpisywania danych, zmniejszając ryzyko błędów. Odczytane dane mogą zostać przekazane bezpośrednio do Państwa systemu finansowo-księgowego za pomocą integracji, co dodatkowo usprawnia proces księgowania i eliminuje zbędne powielanie pracy.
Opis i dekretacja
System na bieżąco sprawdza, czy wszystkie wymagane pola są wypełnione. W zależności od dostępnych modułów i funkcji, fakturę można przypisać do projektu, szczegółów zamówienia, kategorii budżetowej, konta, MPK, a także dodać komentarze, powiązać ją z innymi dokumentami lub budżetami. Proces dekretacji faktur jest zgodny z analityką planu kont.
Procesowanie i archiwizacja
Faktury przechodzą przez ustalone ścieżki akceptacji, które uwzględniają strukturę organizacyjną firmy i ewentualne kwoty graniczne. Dzięki zastosowaniu elastycznych warunków akceptacyjnych, takich jak wartość faktury, szczegółowe rozpisanie dokumentu czy oznaczenie statusu (np. pilny), możliwe jest znaczące skrócenie obecnej ścieżki klienta oraz jej pełna automatyzacja. System może dynamicznie dostosowywać proces akceptacji, kierując dokumenty do odpowiednich osób lub działów zgodnie z określonymi regułami biznesowymi. Automatyzacja pozwala na redukcję czasu oczekiwania, eliminację błędów oraz zwiększenie przejrzystości całego procesu.
Integracja z ERP
Po akceptacji faktura trafia do systemu FK, gdzie jest rozpisywana zgodnie z planem kont i słownikami, co eliminuje ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Integracja jest dwustronna – system nie tylko przekazuje zatwierdzone dokumenty do ERP, ale także pobiera z niego aktualną listę kontrahentów oraz wymiary księgowe. Dzięki temu użytkownicy mają zawsze dostęp do najnowszych danych, co usprawnia pracę księgowości – proces dekretacji i minimalizuje ryzyko niezgodności. Automatyczna synchronizacja zapewnia spójność informacji i eliminuje konieczność ręcznego aktualizowania danych w obu systemach.
System skrojony pod Twoje potrzeby
Dzięki prostemu konfiguratorowi formularzy, dostosujesz Enovatio Workflow do wymagań rozwijającej się firmy. Zmiana statusów, dodawanie nowych pól czy zakładek jest łatwe i nie wymaga umiejętności programistycznych. Funkcja drag&drop pozwala na intuicyjne układanie pól i kolumn, a kontrolki i statusy wyklikasz bez żadnych trudności. Enovatio rośnie razem z Twoją firmą.
Prosty import faktur z różnych źródeł
Faktury kosztowe mogą trafić do systemu na różne sposoby – od tradycyjnych papierowych wersji po pliki elektroniczne, takie jak PDF czy e-mail. Enovatio umożliwia łatwe importowanie faktur z różnych źródeł, co zapewnia płynność w ich dalszym przetwarzaniu. Niezależnie od formy, faktura trafia do systemu, a każdy etap obiegu dokumentów jest dziecinnie prosty.
Odczyt OCR – automatyczne rozpoznawanie danych
Dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition), Enovatio automatycznie odczytuje dane z faktur, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji. System rozpoznaje kluczowe dane, takie jak numer faktury, kwotę netto, VAT oraz dane kontrahenta, co przyspiesza cały proces. Po przetworzeniu dane są gotowe do weryfikacji i dalszej obróbki w systemie, co zwiększa dokładność i oszczędza czas.
Faktury walutowe – automatyczne przeliczenia
Dzięki integracji z Narodowym Bankiem Polskim umożliwia automatyczne pobieranie aktualnych kursów walutowych. Przeliczenia są realizowane w czasie rzeczywistym, zgodnie z obowiązującymi stawkami, co znacznie usprawnia pracę, eliminuje konieczność ręcznego przeliczania kwot oraz ryzyko błędów kursowych. Nie musisz się martwić o problemy z przeliczaniem kursów walutowych – zaufaj automatyzacji i skoncentruj się na rozwoju swojego biznesu!
Automatyczna dekretacja – szybsze i bezpieczniejsze księgowanie
System oferuje funkcję automatycznej dekretacji, która przypisuje odpowiednie konta księgowe do pozycji na fakturze. Automatyczna dekretacja analizuje dane i generuje zapisy księgowe, co przyspiesza proces księgowania i minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki temu oszczędzasz czas swojego zespołu księgowego, umożliwiając mu skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach. Enovatio usprawnia codzienną pracę działu księgowości, zapewniając płynność i dokładność w zarządzaniu finansami.
Upraszczamy rzeczywistość dzięki modelowaniu przepływu pracy
Modelowanie procesów odbywa się już na etapie analizy przedwdrożeniowej, reguły i działania związane z obiegiem dokumentów są dostosowane do potrzeb organizacji. Dzięki naszemu „workflow designer”, będziesz mógł samodzielnie przemodelować procesy, dostosowując je do zmieniających się wymagań. Uprość codzienną pracę i zyskaj pełną kontrolę nad przepływem dokumentów w firmie.
Integracja z ERP to mniej błędów i redukcja kosztów
Integracja Enovatio Workflow z systemami ERP eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, co znacząco zmniejsza ryzyko błędów i rozbieżności. Dzięki automatycznej wymianie danych, księgowość działa szybciej, a firma oszczędza na kosztach. Nasze rozwiązanie integruje się z popularnymi systemami ERP, takimi jak Enova, RAKS, Sage Symfonia, SAP, Comarch Optima, a także CRM i innymi platformami IT. Z czasem, w miarę rozwoju Twojej firmy, system możesz łatwo rozszerzyć o dodatkowe moduły, jak zarządzanie projektami.
Wielospółkowość – obsługa wielu spółek z poziomu jednego konta
Zarządzaj fakturami z różnych spółek bez konieczności przelogowywania się między kontami. System Enovatio pozwala na rozdzielenie uprawnień do procesów dla każdej spółki, co umożliwia łatwą kontrolę i monitorowanie obiegu dokumentów w obrębie całej grupy. Dokumenty trafią zawsze do osoby odpowiedzialnej za ich akceptację, a Ty będziesz mieć pełną kontrolę nad danymi i uprawnieniami.
Integracja z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur)
Zyskaj pełną zgodność z przepisami dzięki integracji z KSeF. Enovatio umożliwia automatyczne pobieranie faktur XML z Krajowego Systemu eFaktur oraz ich wizualizację. Dzięki temu proces obiegu e-faktur jest płynny i zgodny z przepisami, eliminując odwrócony obieg dokumentów i opóźnienia związane z manualnym przetwarzaniem faktur. System zapewnia prawidłowy obieg faktur w zgodzie z wymaganiami prawnymi, co ułatwia księgowość i archiwizowanie dokumentów.
