Integracja elektronicznego obiegu dokumentów z ERP

Sprawny obieg faktur kosztowych w 4 krokach. Jak to możliwe?

  1. Rejestracja faktur w systemie odbywa się przez skanowanie, wysłanie pliku jako załącznik maila, upload z komputera lub wykonanie zdjęcia przez darmową aplikację mobilną Enovatio Scanner.
  2. Opis, dekretacja: Do faktury przypisywana jest metryka opisująca dokument, a uzupełnienie jej, często następuje za pomocą automatycznego pobierania danych. Na każdym etapie, system weryfikuje czy wymagane pola są uzupełnione oraz czy zgadzają się wartości netto, brutto, VAT. W zależności od posiadanych modułów i funkcjonalności, fakturę można rozpisać na: projekt, szczegóły zamówienia, kategorię, netto, konto, MPK, dopisać komentarze, powiązać z innymi dokumentami lub budżetami. Dekretacja finansowo-księgowa faktur jest zgodna z analityką planu kont.
  3. Procesowanie i archiwizacja faktur odbywa się wg. ścieżek akceptacji i reguł uwzględniających kwoty graniczne akceptacji i strukturę organizacyjną firmy.
  4. Integracja z ERP. Rozpisana i zaakceptowana faktura trafia do bufora systemu finansowo – księgowego ERP z uwzględnieniem słowników i planem kont.

System dopasowany do Twoich potrzeb

Dzięki projektantowi formularzy dostosujesz system do wymagań wciąż rozwijającej się firmy. Ten nieskomplikowany konfigurator formularzy pozwala na zmianę statusów, dodawanie nowych pól oraz zakładek bez konieczności posiadania wiedzy informatycznej lub angażowania programistów. Pola i kolumny ułożysz na zasadzie drag&drop, zaś kontrolki i statusy wyklikasz również bez żadnych problemów.

Konfigurator formularzy w systemie obiegu dokumentów
Akceptacja faktury kosztowej

Upraszczamy rzeczywistość dzięki modelowaniu przepływu pracy

Modelowanie procesów odbywa się na poziomie analizy przedwdrożeniowej. Wyznaczane są wówczas, nawet najbardziej zaawansowane reguły i działania osadzone na ścieżce akceptacji dokumentów.

Mając świadomość, że nieodłącznym warunkiem utrzymania pozycji rynkowej i rozwoju naszych klientów jest zmiana, już niebawem udostępnimy w pełni samodzielny „workflow designer”. Dzięki niemu w prosty sposób będziesz mógł sam przemodelować procesy, upraszając rzeczywistość w biznesie.

Integracja z ERP to mniej błędów i redukcja kosztów.

Integracja z systemem ERP eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych, duplikaty indeksów oraz rozbieżność danych. To usprawnia pracę księgowości i zasadniczo wpływa na obniżenie kosztów.

Najczęściej Enovatio Workflow integrujemy i umożliwiamy wymianę informacji z systemami ERP takimi jak: RAKS, Sage Symfonia Premium/Forte, CDN Optima/XL, SAP ale również z CRM i innymi rozwiązaniami IT.

Wraz z rozwojem firmy lub ze zmianą potrzeb, system obiegu dokumentów w każdej chwili możesz rozbudować o kolejne moduły Enovatio: zarządzanie projektami, zgłoszenia helpdesk. Utworzysz wówczas jedną kompatybilną platformę zapewniającą wsparcie i przyjemną pracę całej organizacji.

Integracja elektronicznego obiegu dokumentów z ERP

Co zyskasz i dlaczego przejść na elektroniczny obieg faktur?

  • Redukcja kosztów i czasu przez automatyzację pracy na poziomie rejestrowania, rozpisywania, akceptacji i księgowania faktur.
  • Sprawny przepływ informacji i dokumentów niezależnie od ilości filii czy spółek
  • Brak zbędnego przepisywania danych dzięki OCR, pobieraniu danych, przenikaniu do innych modułów i integracji z ERP
  • Eliminacja ludzkich błędów, identyfikacja nadużyć i optymalizacja kosztów
  • Uniknięcie przetrzymywania dokumentów, brak przestojów w procesach biznesowych,
  • Egzekwowanie przez system podjęcia reakcji przez użytkownika
  • Trafne podejmowanie decyzji dzięki przejrzystości, kompletności danych, wiązaniu dokumentów, rzeczywistym raportom
  • Automatyczne przeliczanie wartości netto, brutto, VAT, realizacji budżetu, rozpisywanie na konta i MPK
  • Sprawna digitalizacja dokumentów nawet przez wykonanie zdjęcia darmową aplikacją Enovatio Scanner.
  • Jedno narzędzie tworzące bazę wiedzy i centralne miejsce procesów, dokumentów, informacji oraz pracy całej organizacji.
  • Szybkie wyszukiwanie i odtworzenie pełnej historii dokumentu
  • Brak ryzyka utraty ważnych danych w wyniku zniszczenia czy zgubienia wersji papierowej dokumentu – backup danych.
  • Mobilność i możliwość pracy obojętnie z jakiego miejsca na świecie
  • Bezpieczeństwo danych, zgodność procesów z literą prawa oraz zarządzanie uprawnieniami
  • Szybki podgląd dokumentu bez konieczności jego otwierania
  • Nieograniczone możliwości konfigurowania i customizacji systemu
  • Precyzyjna, uporządkowana i przyjemna praca.
Realizuj projekty w przewidywalny i konsekwentny sposób, w założonym terminie i budżecie. Zwiększaj skuteczność pracy zespołu i ilość prowadzonych projektów.
Skróć proces obiegu dokumentów przez automatyzację pracy, redukuj koszty i miej pełną kontrolę nad finansami. Zapewnij terminowe załatwienie spraw i szybki dostęp do dokumentów, niezależnie skąd pracujesz.
Przyspiesz obsługę zgłoszeń i spraw i podnieś jakoś świadczonych usług i satysfakcję klienta. Redukuj obciążenie zespołu, usprawnij obieg informacji i bądź na bieżąco z realizacją spraw.