Wraz z popularyzacją KSeF pojawiły się obawy o fałszywe faktury. Jednak realne ryzyko nie polega na tym, że dokument pojawi się w systemie.
Prawdziwy problem zaczyna się wtedy, gdy firma nie ma kontroli nad tym, co dzieje się z fakturą dalej – kto ją weryfikuje, kto zatwierdza i kto zleca płatność.
I dokładnie w tym miejscu wkracza Enovatio.
Gdzie naprawdę powstaje ryzyko?
Nawet jeśli faktura jest fikcyjna, pieniądze znikają tylko wtedy, gdy:
- ktoś nie sprawdzi kontrahenta,
- ktoś zaakceptuje koszt „z rozpędu”,
- ktoś wykona przelew bez dodatkowej weryfikacji.
Czyli problem nie leży w samym dokumencie – tylko w braku procesu i kontroli.
Enovatio: kontrola od momentu pobrania faktury aż po przelew
Enovatio automatyzuje cały cykl życia faktury – od pobrania z KSeF aż po płatność – i na każdym etapie dodaje warstwy bezpieczeństwa.
1. Automatyczne pobieranie faktur z KSeF
System integruje się z KSeF i automatycznie pobiera dokumenty – bez ręcznego logowania i ryzyka pominięcia faktury.
2. Proces akceptacji = pierwsza linia obrony
Każda faktura trafia do odpowiednich osób w firmie.
Jeśli nikt nie kojarzy kosztu – faktura nie przechodzi dalej.
To najprostszy i najskuteczniejszy mechanizm: nie zapłacisz za coś, czego nikt w firmie nie zamawiał.
3. Weryfikacja danych i kontrahentów
System sprawdza:
- zgodność danych kontrahenta
- poprawność NIP
- zgodność z wcześniejszymi dokumentami
Dzięki temu łatwo wychwycić literówki, podszywanie się lub „dziwne” faktury.
4. Weryfikacja rachunku na białej liście VAT
Przed wykonaniem przelewu Enovatio automatycznie sprawdza konto bankowe kontrahenta na tzw. białej liście.
- System potwierdza, czy odbiorca jest czynnym podatnikiem VAT.
- Eliminuje ryzyko przelewu na podstawione konto.
Dzięki temu księgowość może potwierdzić, że faktura odzwierciedla rzeczywistą transakcję.
5. Inteligentne przelewy i paczki płatności
Enovatio generuje paczki przelewów do banku, ale:
- każda transakcja jest wcześniej zweryfikowana
- każda musi przejść przez proces akceptacji
- każda jest powiązana z konkretną fakturą
To oznacza pełną kontrolę nad przepływem środków.
6. Wykrywanie duplikatów i nadużyć
System automatycznie sprawdza:
- czy faktura nie została już wprowadzona
- czy nie została już opłacona
Koniec z podwójnymi płatnościami i „przypadkowymi” przelewami.
7. Kontrola budżetu i kontekstu kosztu
Enovatio weryfikuje, czy wydatek:
- mieści się w budżecie
- jest powiązany z projektem lub zamówieniem
Fałszywa faktura bardzo szybko „wypada z systemu”, bo nie pasuje do żadnego procesu.
Co to oznacza w praktyce?
Nawet jeśli ktoś wystawi fakturę na Twój NIP:
- zostanie pobrana do systemu
- trafi do akceptacji
- nikt jej nie zatwierdzi
- nie przejdzie weryfikacji
- nie zostanie opłacona
I na każdym etapie Enovatio zatrzyma ją wcześniej niż Twoje konto bankowe.
KSeF pokazuje fakturę. Ale to Enovatio decyduje, czy firma za nią zapłaci. Jeśli chcesz realnie zabezpieczyć firmę przed fałszywymi fakturami – kluczowy nie jest system zewnętrzny, tylko proces wewnętrzny.
