Obieg korespondencji
Skuteczne zarządzanie dokumentami i obiegiem korespondencji
Zarządzanie dokumentami i obiegiem korespondencji to fundament organizacyjnej efektywności. Enovatio Workflow to system, który umożliwia pełną automatyzację procesów związanych z dokumentacją, od rejestracji, przez obieg, aż po archiwizację. System dostosowuje się do specyfiki organizacji, umożliwiając optymalizację i automatyzację obiegu dokumentów.
System obiegu korespondencji
Jednym z najczęstszych zastosowań Enovatio Workflow jest obsługa obiegu korespondencji. Firmy mogą skonfigurować system tak, aby skutecznie zarządzał zarówno korespondencją przychodzącą, jak i wychodzącą. Dzięki temu możliwe jest:
- Automatyczne rejestrowanie i kategoryzowanie dokumentów
- Przypisywanie odpowiednich osób do obsługi danej korespondencji
- Śledzenie statusu i historii dokumentów na każdym etapie obiegu
- Archiwizacja z możliwością szybkiego wyszukiwania i filtrowania danych
Moduł JRWA i numeracja dokumentów
Enovatio Workflow jest wyposażony w moduł JRWA (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt), który umożliwia odpowiednie katalogowanie dokumentów oraz łączenie ich w teczki. Dzięki temu organizacja może prowadzić dokumentację w sposób uporządkowany i zgodny z obowiązującymi standardami archiwizacji.
Dodatkowo, system zapewnia odpowiednią numerację dokumentów zgodną z książką kancelaryjną, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie pismami, zapewnienie zgodności z regulacjami oraz szybkie odnajdywanie odpowiednich materiałów.
Integracja z e-Doręczeniami
W odpowiedzi na rosnące wymagania cyfryzacji procesów administracyjnych, Enovatio Workflow oferuje integrację z systemem e-Doręczeń. Dzięki temu użytkownicy mogą:
- Wysyłać i odbierać dokumenty zgodnie z regulacjami prawnymi
- Automatycznie rejestrować e-Doręczenia w systemie
- Monitorować status przesyłek elektronicznych
- Archiwizować wiadomości i dokumenty powiązane z e-Doręczeniami
Elastyczność i skalowalność systemu
Enovatio Workflow to rozwiązanie modułowe, które można łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb organizacji. Umożliwia to nie tylko zarządzanie obiegiem korespondencji, ale także optymalizację innych procesów, takich jak:
- Obieg faktur i zamówień
- Obsługa wniosków i umów
- Organizacja zgłoszeń i reklamacji
- Monitorowanie terminów realizacji zadań
Więcej możliwości w zarządzaniu dokumentami
Wybierając Enovatio, zyskujesz system, który spełnia najważniejsze potrzeby organizacji w zakresie zarządzania dokumentami:
Większa elastyczność
System dostosowany do Twoich potrzeb, oferujący elektroniczny obieg dokumentów, formularze, integracje, uprawnienia i wielojęzyczność.
Workflow Designer
Intuicyjne narzędzie do projektowania procesów bez potrzeby znajomości kodowania, umożliwiające zaawansowaną konfigurację.
Przejrzysty interfejs
Procentowe wskaźniki postępu, wykresy i kolory wspierają lepszą organizację pracy i szybsze podejmowanie decyzji.
Wielospółkowość
Obsługa wielu spółek bez przelogowywania, z precyzyjną kontrolą uprawnień i bezpieczeństwem danych.
Integracja z ERP i FK
Zaawansowane połączenie, które obejmuje nie tylko dane nagłówkowe, ale pełną synchronizację dokumentów.
Integracja z KSeF
Pobieranie i wysyłanie faktur ustrukturyzowanych XML, centralne miejsce do obsługi dokumentów kosztowych i sprzedażowych.
Integracja z NBP, GUS, VIES
Automatyzacja procesów finansowych, weryfikacja kontrahentów i minimalizacja ryzyka błędów.
Dlaczego warto wdrożyć Enovatio Workflow?
- Automatyzacja procesów – eliminacja ręcznego przetwarzania dokumentów.
- Bezpieczeństwo danych – kontrola dostępu i zgodność z regulacjami prawnymi.
- Skrócenie czasu obiegu dokumentów – szybkie i sprawne przekazywanie informacji.
- Redukcja kosztów operacyjnych – ograniczenie nie tylko zużycia papieru, ale przede wszystkim przyspieszenie procesów biznesowych, eliminacja błędów, zapobieganie zagubieniu dokumentów oraz wykorzystywanie raportów do lepszego zarządzania finansami i zasobami.
Dzięki Enovatio Workflow przedsiębiorstwa mogą skutecznie zarządzać dokumentami i korespondencją, zwiększając efektywność pracy oraz zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o możliwościach wdrożenia systemu w Twojej organizacji.
