Biuro rachunkowe
Obieg dokumentów Enovatio – rozwiązanie dla biur rachunkowych
Szybsza i bardziej efektywna obsługa klientów
Biura rachunkowe codziennie zmagają się z setkami dokumentów od swoich klientów. Faktury, umowy, raporty finansowe czy rozliczenia delegacji muszą być odbierane, weryfikowane, księgowane i archiwizowane. Tradycyjne metody przekazywania dokumentów, takie jak e-maile czy papierowe teczki, są czasochłonne i podatne na błędy.
System obiegu dokumentów Enovatio pozwala biurom rachunkowym na automatyzację pracy, eliminację manualnych operacji i zapewnienie szybciej i bardziej precyzyjnej obsługi klientów.
Jak zoptymalizować działania biura rachunkowego? 15 funkcji, które usprawnią zarządzanie dokumentami
Skanowanie i odbieranie faktur z maila
System automatycznie pobiera faktury przychodzące z dedykowanej skrzynki e-mail oraz je digitalizuje. Dzięki temu eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów i zapewnia szybki dostęp do faktur, minimalizując ryzyko błędów.
Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Bezpośrednie połączenie z KSeF pozwala na automatyczne pobieranie i wysyłanie faktur w ustandaryzowanym formacie. To zwiększa zgodność z przepisami i eliminuje ryzyko popełniania błędów w trakcie ręcznego przesyłania faktur.
Automatyczne odczytywanie danych z dokumentów (OCR)
System wyposażony w technologię OCR odczytuje dane z faktur i innych dokumentów księgowych, automatycznie przypisując je do odpowiednich kategorii. To pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów związanych z ręcznym przepisywaniem danych.
Weryfikacja kontrahentów na białej liście podatników
Każda faktura jest automatycznie weryfikowana pod kątem numeru NIP oraz statusu kontrahenta w wykazie podatników VAT, co eliminuje ryzyko współpracy z nieuczciwymi podmiotami.
Zakładanie kontrahentów z GUS i VIES
System umożliwia pobieranie danych kontrahenta z rejestrów GUS i VIES, co skraca czas potrzebny na wprowadzenie nowych kontrahentów do systemu. Dzięki temu eliminujemy błędy przy manualnym wpisywaniu danych.
Integracja z systemami finansowo-księgowymi
Enovatio integruje się z popularnymi systemami ERP i finansowo-księgowymi, co pozwala na automatyczne przesyłanie dokumentów i danych księgowych, eliminując konieczność ich ręcznego wprowadzania i minimalizując ryzyko błędów.
Usprawniona komunikacja z akceptantami dokumentów
System umożliwia szybkie przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób w firmie, dodawanie komentarzy oraz usprawnienie procesu akceptacji faktur, co przyspiesza księgowanie i płatności.
Pełne archiwum dokumentów księgowych
Wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym, bezpiecznym elektronicznym archiwum, co zapewnia łatwy dostęp do nich, szybkie wyszukiwanie oraz zgodność z wymaganiami audytowymi i podatkowymi.
Śledzenie statusu dokumentu
Biuro rachunkowe zawsze wie, gdzie i u kogo znajduje się dany dokument – czy jest w trakcie akceptacji, przetwarzania, czy już zaksięgowany. Dzięki temu można skutecznie kontrolować proces obiegu dokumentów.
Automatyczne przypomnienia o płatnościach i terminach
System generuje automatyczne przypomnienia o terminach płatności faktur oraz innych zobowiązań finansowych, co minimalizuje ryzyko opóźnień i naliczania odsetek.
Raportowanie i analiza kosztów w czasie rzeczywistym
System umożliwia bieżącą analizę kosztów, kontrolę wydatków oraz szybkie identyfikowanie nieprawidłowości. Dzięki integracji z budżetami i zamówieniami można mieć pełną kontrolę nad finansami firm.
Obsługa wielooddziałowych struktur organizacyjnych
Biura rachunkowe obsługujące firmy z wieloma oddziałami mogą zarządzać finansami w jednym systemie, monitorując wydatki na poziomie poszczególnych jednostek i zapewniając jednolitość procesów księgowych.
Obsługa różnych typów dokumentów księgowych
Enovatio wspiera nie tylko faktury, ale także zamówienia, umowy, raporty wydatków pracowniczych i inne dokumenty księgowe, co ułatwia zarządzanie nimi i kontrolowanie obiegu.
Automatyczna dekretacja dokumentów
System automatycznie dekretuje faktury na odpowiednie konta księgowe, co eliminuje ryzyko błędów i przyspiesza proces księgowania.
Audyt i zgodność z regulacjami podatkowymi
Enovatio rejestruje pełną historię operacji na dokumentach, co ułatwia audyty i spełnianie wymogów prawnych oraz podatkowych. Dzięki temu procesy księgowe są w pełni audytowalne i zgodne z przepisami.
Dzięki automatyzacji procesów Twoje biuro może obsłużyć więcej klientów przy tej samej liczbie pracowników, co zwiększa rentowność działalności.
Korzyści dla biura rachunkowego
- Skrócenie czasu obsługi klienta – Automatyzacja procesów oznacza mniej manualnej pracy i szybsze przetwarzanie dokumentów.
- Zmniejszenie liczby błędów w księgowaniu – Dzięki OCR i automatycznej weryfikacji danych możesz uniknąć pomyłek przy wprowadzaniu faktur.
- Pełna zgodność z przepisami – Integracja z KSeF, archiwizacja i automatyczna kontrola kontrahentów gwarantują zgodność z obowiązującym prawem.
- Większa kontrola nad dokumentami klientów – Wszystkie faktury i rozliczenia w jednym miejscu, bez potrzeby przeszukiwania e-maili czy segregatorów.
- Większa liczba klientów bez wzrostu kosztów – Automatyzacja pozwala na obsługę większej liczby klientów bez konieczności zatrudniania nowych pracowników.
Podsumowanie – nowoczesne biuro rachunkowe z Enovatio
System Enovatio to klucz do nowoczesnej i efektywnej obsługi księgowej. Automatyzacja procesów, eliminacja manualnych błędów i pełna integracja z systemami księgowymi pozwalają biurom rachunkowym oszczędzać czas, zwiększać jakość obsługi klientów i podnosić rentowność.
Chcesz usprawnić pracę swojego biura rachunkowego?
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak Enovatio może pomóc Twojej firmie!
