Księgowość
Bezpieczeństwo, automatyzacja, kontrola – księgowość przyszłości w jednym systemie
Efektywne zarządzanie dokumentami księgowymi
Współczesne działy księgowe mierzą się z rosnącą ilością dokumentów, koniecznością integracji z systemami finansowo-księgowymi oraz zapewnieniem zgodności z przepisami prawa. Enovatio to kompleksowy system, który usprawnia obieg dokumentów, automatyzuje procesy i pozwala na pełną kontrolę nad budżetami i finansami firmy. Dzięki temu księgowość może skupić się na analizie danych i optymalizacji kosztów zamiast na manualnym przetwarzaniu dokumentów.
Jak zoptymalizować księgowość? 15 funkcji, które usprawnią zarządzanie dokumentami
Skanowanie i odbieranie faktur z maila
System umożliwia automatyczne pobieranie faktur przychodzących z dedykowanej skrzynki e-mail oraz ich digitalizację, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania dokumentów.
Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Bezpośrednie połączenie z KSeF pozwala na automatyczne pobieranie i wysyłanie faktur w ustandaryzowanym formacie, co zwiększa zgodność z przepisami podatkowymi i eliminuje ryzyko błędów.
Automatyczne odczytywanie danych z dokumentów (OCR)
System wyposażony w moduł OCR odczytuje dane z faktur i innych dokumentów księgowych, automatycznie przypisując je do odpowiednich kategorii i eliminując potrzebę ręcznego przepisywania informacji.
Weryfikacja kontrahentów na białej liście podatników
Każda faktura jest automatycznie sprawdzana w wykazie podatników VAT, co pozwala na weryfikację numeru NIP oraz eliminację ryzyka współpracy z nieuczciwymi podmiotami.
Zakładanie kontrahentów z GUS i VIES
System pobiera dane kontrahenta z rejestrów GUS i VIES, automatycznie uzupełniając ich profil, co znacząco skraca czas potrzebny na wprowadzenie nowych kontrahentów do systemu.
Integracja z systemami finansowo-księgowymi
Bezpośrednie połączenie z systemami ERP i FK pozwala na automatyczne przesyłanie dokumentów i danych księgowych, eliminując potrzebę ich ręcznego wprowadzania oraz minimalizując ryzyko błędów.
Usprawniona komunikacja z akceptantami dokumentów
System umożliwia szybkie przekazywanie dokumentów do odpowiednich osób w firmie, dodawanie komentarzy i usprawnienie procesu akceptacji faktur, co przyspiesza ich księgowanie i płatności.
Pełne archiwum dokumentów księgowych
Wszystkie dokumenty są przechowywane w elektronicznym archiwum, co zapewnia ich łatwą dostępność, szybkie wyszukiwanie oraz zgodność z wymaganiami audytowymi i podatkowymi.
Śledzenie statusu dokumentu
Księgowość zawsze wie, gdzie i u kogo znajduje się dokument – czy jest w trakcie akceptacji, przetwarzania czy został już zaksięgowany, co pozwala na pełną kontrolę nad procesem.
Automatyczne przypomnienia o płatnościach i terminach
System generuje automatyczne przypomnienia o terminach płatności faktur oraz innych zobowiązaniach finansowych, co minimalizuje ryzyko opóźnień i naliczania odsetek.
Raportowanie i analiza kosztów w czasie rzeczywistym
Dzięki integracji z budżetami i zamówieniami system pozwala na bieżącą analizę kosztów, kontrolę wydatków i szybkie identyfikowanie nieprawidłowości.
Obsługa wielooddziałowych struktur organizacyjnych
Firmy posiadające wiele oddziałów mogą zarządzać finansami w jednym systemie, śledzić wydatki na poziomie poszczególnych jednostek i zapewniać jednolitość procesów księgowych.
Obsługa różnych typów dokumentów księgowych
System wspiera nie tylko faktury kosztowe, ale także zamówienia, umowy, raporty wydatków pracowniczych oraz inne dokumenty księgowe, usprawniając ich obieg i kontrolę.
Automatyczna dekretacja dokumentów
Dzięki inteligentnym algorytmom system może automatycznie dekretować faktury na odpowiednie konta księgowe, eliminując błędy i przyspieszając proces księgowania.
Audyt i zgodność z regulacjami podatkowymi
System rejestruje pełną historię operacji na dokumentach, co ułatwia audyty i spełnianie wymogów prawnych oraz podatkowych.
Korzyści dla działu księgowości
- Oszczędność czasu – automatyzacja procesów eliminuje manualne wprowadzanie danych i przyspiesza obieg dokumentów.
- Mniejsze ryzyko błędów – integracja z KSeF, OCR i biała lista podatników zapewniają większą dokładność danych.
- Łatwiejsza kontrola finansowa – bieżąca analiza kosztów i raportowanie umożliwiają szybsze podejmowanie decyzji.
- Lepsza organizacja dokumentacji – cyfrowe archiwum eliminuje problem zagubionych faktur i dokumentów.
- Szybsza akceptacja faktur – automatyczne przypomnienia i komunikacja z innymi działami minimalizują opóźnienia.
Podsumowanie
System obiegu dokumentów Enovatio to kompleksowe narzędzie wspierające działy księgowości w codziennej pracy. Dzięki automatyzacji procesów, integracji z systemami księgowymi i elektronicznemu archiwum dokumentów, firmy mogą znacząco zwiększyć efektywność operacyjną, ograniczyć ryzyko błędów i poprawić kontrolę nad finansami.
Wdrożenie takiego rozwiązania to krok w stronę nowoczesnej i cyfrowej księgowości, dostosowanej do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego.
