OCR i odczytywanie dokumentów
Zautomatyzuj zarządzanie fakturami kosztowymi i zyskaj transparentność w firmie
Współczesne firmy muszą mierzyć się z coraz większą liczbą dokumentów, a ręczne przetwarzanie faktur kosztowych to proces czasochłonny i podatny na błędy. System Enovatio Workflow eliminuje te problemy, oferując inteligentny i zautomatyzowany obieg faktur kosztowych, który zapewnia oszczędność czasu oraz pełną kontrolę nad dokumentami.
Jak to działa? Pełna automatyzacja procesu fakturowania
Skanowanie i OCR – szybkie wprowadzenie danych
Faktury kosztowe mogą trafiać do systemu w postaci skanów lub plików przesyłanych drogą mailową. Dzięki technologii OCR wszystkie kluczowe dane (np. numer faktury, kwoty, daty, dane kontrahenta) są automatycznie odczytywane i zapisywane w odpowiednich polach formularza w systemie Enovatio Workflow. Eliminuje to konieczność ręcznego wprowadzania danych, co redukuje ryzyko pomyłek. Dane odczytane przez OCR mogą być poprzez integrację przekazane bezpośrednio do Państwa systemu finansowo-księgowego, co jeszcze bardziej usprawnia proces księgowania i eliminuję potrzebę podwójnej pracy.
Automatyczne księgowanie i przypisanie do odpowiednich kont
Dzięki sztucznej inteligencji Enovatio Workflow uczy się schematów księgowania dla poszczególnych kontrahentów. Oznacza to, że jeśli dany dostawca już raz został rozliczony, kolejne faktury zostaną automatycznie przypisane do odpowiednich kont księgowych i MPK-ów, zgodnie z ustalonym schematem. Odczyt OCR może być wykorzystywany nie tylko przez firmy, ale również przez biura rachunkowe, co pozwala na automatyzację procesu obsługi wielu klientów jednocześnie.
Automatyczne przypisanie kontrahenta i weryfikacja danych
System samodzielnie identyfikuje spółkę, do której adresowana jest faktura, oraz przypisuje odpowiedniego kontrahenta. Jeśli dany dostawca nie znajduje się jeszcze w bazie, użytkownik może w prosty sposób pobrać dane z rejestru GUS wpisując NIP kontrahenta, zapewniając tym samym poprawność informacji. Dodatkowo z chwilą uruchomienia modułu OCR następuje odczyt numeru konta bankowego. Jeżeli numer rachunku widniejący na fakturze nie istnieje w bazie, system nie przypisuje go automatycznie, aby zapobiec potencjalnym próbom phishingu. Sprawdzenie podmiotu na białej liście Ministerstwa Finansów odbywa się na etapie generowania paczek do przelewów i służy weryfikacji, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
Korzyści z wdrożenia Enovatio Workflow
- Oszczędność czasu – automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych pozwala zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin miesięcznie.
- Mniej błędów – eliminacja ręcznego przepisywania danych minimalizuje ryzyko pomyłek.
- Pełna kontrola i przejrzystość – wszystkie faktury są przechowywane w jednym miejscu, z możliwością łatwego wyszukiwania i filtrowania.
- Automatyczna weryfikacja kontrahentów – dane pobierane z rejestru GUS gwarantują aktualność informacji.
- Inteligentne księgowanie – AI uczy się schematów, dzięki czemu proces księgowania staje się szybszy i bardziej efektywny.
- Zgodność z przepisami – automatyzacja pozwala uniknąć błędów, które mogłyby prowadzić do problemów podatkowych.
- Bezpieczeństwo finansowe – weryfikacja numerów rachunków bankowych na białej liście pozwala uniknąć przelewów dla kontrahentów, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT.
Postaw na nowoczesność i efektywność
Zautomatyzowany obieg faktur kosztowych w Enovatio Workflow to inwestycja, która szybko się zwraca. Twoja firma może działać sprawniej, redukując koszty operacyjne i usprawniając pracę zespołu księgowego.
Nie trać czasu na ręczne przetwarzanie dokumentów – postaw na inteligentną automatyzację!
Sprawdź, jak Enovatio Workflow może pomóc Twojej firmie – skontaktuj się z nami już dziś!
