Krajowy System e-Faktur – KSeF
KSeF HUB – Twój partner w automatyzacji, który chroni przed błędami i usprawnia codzienną pracę nie tylko księgowości
KSeF HUB to innowacyjne rozwiązanie, które centralizuje procesy związane z fakturowaniem. Umożliwia automatyczne pobieranie faktur XML z KSeF, ich wizualizację, a także sprawny obieg dokumentów oraz ich akceptację zgodnie z ustalonymi ścieżkami. Dodatkowo, KSeF HUB integruje dane z bankiem i systemem ERP, co znacząco usprawnia zarządzanie fakturami kosztowymi i sprzedażowymi. Zyskaj pełną kontrolę nad procesami fakturowania i zaoszczędź czas, automatyzując kluczowe czynności.
Krajowy System efaktur: ograniczenia i wyzwania dla firm
Krajowy System eFaktur (KSeF) przynosi ze sobą zmiany, które mogą wpłynąć na sposób obsługi faktur w firmach. Przejście na KSeF wiąże się z koniecznością adaptacji procesów sprzedażowych i zakupowych do nowych wymogów prawnych. Niestety, system ministerialny stawia przed firmami pewne ograniczenia, które mogą utrudniać codzienną obsługę faktur:
Brak powiadomień i plików
KSeF nie wysyła plików z fakturami ani powiadomień do nabywców, co może prowadzić do nieporozumień i braku informacji o statusie faktur.
Brak załączników i grafiki
Niemożność dodawania załączników (np. umów czy schematów) oraz grafik (logo, znaki firmowe) może wpływać na estetykę i funkcjonalność dokumentów.
Brak szczegółów w przypadku błędu
W przypadku odrzucenia faktury przez KSeF z powodu błędu technicznego firma nie otrzyma specyfikacji błędu, a jedynie ogólną informację o problemie, co utrudnia diagnozowanie przyczyny.
Ograniczenia w wysyłaniu i odbieraniu faktur
Do wysyłania i odbierania plików uprawnieni są tylko zgłoszeni użytkownicy, co może utrudniać elastyczność w zarządzaniu dokumentami.
Zmiana definicji faktury
Tylko poprawnie zarejestrowany w KSeF dokument może być uznany za fakturę, co oznacza, że każda faktura musi przejść przez system eFaktur, aby nabrała ważności.
Brak powiadomień o odbiorze przez kontrahenta
KSeF nie zapewnia informacji o tym, czy kontrahent otrzymał fakturę, co może prowadzić do problemów z komunikacją.
Wybór Obsługi Faktur: Automatyzacja vs. Tradycyjna Metoda
Zdecyduj, która opcja będzie najlepsza dla Twojej firmy:
Automatyczna obsługa faktur z KSeF HUB
- Automatyczne pobieranie faktur z KSeF – Zwizualizowane faktury są automatycznie pobierane z systemu KSeF, co eliminuje konieczność ręcznego pobierania plików XML.
- Centralne miejsce do obsługi faktur – Wszystkie faktury, zarówno sprzedażowe, jak i kosztowe, są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich obsługę i księgowanie.
- Sprawny przepływ danych do innych procesów – Raz sczytane dane mogą być automatycznie przenoszone do innych procesów, takich jak generowanie paczek przelewów, dzielone płatności czy przesyłanie danych do systemu ERP.
- Zautomatyzowana akceptacja i płynna komunikacja – Proces akceptacji faktur staje się prostszy i szybszy, eliminując błędy wynikające z tradycyjnych metod, jak przesyłanie informacji przez e-mail. Komunikacja jest bardziej płynna, a błędy minimalizowane.
- Łatwa definicja uprawnień – Możliwość szybkiego nadania odpowiednich uprawnień na poziomie jednego narzędzia, co znacznie upraszcza zarządzanie procesami.
Tradycyjna obsługa faktur
- Ręczne pobieranie faktur – Konieczność ręcznego pobierania ustrukturyzowanych faktur XML, co wprowadza dodatkową pracochłonność.
- Wielozadaniowość i powielanie czynności – Często konieczne jest korzystanie z kilku narzędzi do obsługi faktur, co prowadzi do powtarzania tych samych czynności.
- Przepisywanie danych do ERP i innych systemów – Potrzebna jest manualna praca przy przenoszeniu danych do ERP, co zwiększa ryzyko błędów.
- Chaotyczny proces akceptacji – Akceptacja faktur odbywa się często drogą e-mailową, co skutkuje chaosem, opóźnieniami i ryzykiem utraty informacji.
- Trudności w nadawaniu uprawnień – Zarządzanie uprawnieniami jest bardziej skomplikowane, ponieważ wymaga to konfiguracji w wielu różnych systemach.
Efektywne zarządzanie fakturami w 3 krokach z KSeF HUB
Automatyczne pobranie eFaktur z KSeF
Nie musisz logować się do Krajowego Systemu eFaktur. Wszystkie faktury znajdziesz w systemie Enovatio wraz z unikalnym numerem KSeF oraz statusem dokumentu.Nawet jeśli obsługujesz kilka spółek, faktury trafią do dedykowanej Kancelarii. W razie potrzeby szybko odszukasz dokument dzięki filtrom i sortowaniu.
Efektywne przesyłanie danych do ERP – precyzja i oszczędność czasu
Dzięki integracji z systemem ERP system automatycznie generuje harmonogram płatności (jeżeli potrzebujesz dzieli należności na transze). Wygenerowanie paczki przelewów pozwala przyspieszyć proces zamknięcia obsługi faktur. Zaakceptowane faktury trafiają bezpośrednio do bufora systemu finansowo-księgowego ERP, uwzględniając odpowiednie słowniki i plan kont, co zapewnia precyzyjne i zgodne z wymaganiami księgowości procesowanie danych.
Sprawna Akceptacja i Dekretacja Faktur
W Enovatio Workflow dane z faktury, takie jak numer, kwoty netto/brutto oraz daty, są automatycznie sczytywane, co ułatwia proces dekretacji finansowo-księgowej zgodnie z analityką planów kont. Po zarejestrowaniu, dane przenikają do innych modułów, takich jak budżety, projekty, zamówienia, paczki przelewów czy raporty. Sprawnie procesuj faktury według ustalonych ścieżek akceptacji oraz reguł związanych z kwotami granicznymi i strukturą organizacyjną firmy. System automatycznie powiadomi o konieczności podjęcia dalszych działań w sekcji „to-do list”.
Z KSeF HUB przyszłość Twojej firmy staje się bardziej zorganizowana i bezbłędna
KSeF HUB to rozwiązanie, które usprawnia obieg faktur, integrując systemy księgowe, ERP i Krajowy System eFaktur (KSeF).
- Płynny przepływ danych – zintegrowany transfer informacji pomiędzy księgowością, systemami fakturowania i KSeF.
- Automatyzacja komunikacji – wysyłka wizualizacji faktur oraz załączników do klientów bez zbędnych kroków.
- Centralne miejsce obsługi – zarządzanie fakturami sprzedażowymi i kosztowymi w jednym narzędziu.
- Bezproblemowy import faktur – automatyczny transfer faktur zakupowych do systemów obiegu dokumentów i księgowego.
Bezpieczne i efektywne zarządzanie fakturami
KSeF HUB to narzędzie, które nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także optymalizuje procesy księgowe i fakturowania.
Faktury kosztowe:
- Automatycznie pobiera faktury z KSeF z unikalnym numerem
- Przesyła dane w wersji zwizualizowanej
- Importuje je do systemów obiegu dokumentów, jak Enovatio Workflow
Faktury sprzedażowe:
- Przygotowuje pliki XML i wysyła je do KSeF
- Monitoruje statusy wysyłanych plików, zapewniając pełną kontrolę
KSeF HUB – Automatyzacja fakturowania, która upraszcza procesy i oszczędza Twój czas
KSeF HUB to nowoczesne rozwiązanie, które upraszcza i automatyzuje procesy fakturowania. Obsługuje różne formaty plików, w tym PDF, a także umożliwia ręczne importowanie faktur z dysku komputera. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i automatycznemu importowi danych zapewnia przejrzystość procesów, wysyła powiadomienia e-mail i pozwala na łatwe zarządzanie uprawnieniami. Dodatkowo, KSeF HUB sprawnie nadaje odpowiedni obieg dokumentom, zapewniając efektywność i oszczędność czasu w firmie.
