E-doręczenia
E-Doręczenia – nowy obowiązek, nowe wyzwania
Od 1 kwietnia 2025 roku większość firm w Polsce będzie zobligowana do korzystania z systemu e-Doręczeń, który ma na celu usprawnienie komunikacji z urzędami. Nowością w systemie będzie również możliwość przesyłania dokumentów pomiędzy firmami, co otwiera nowe możliwości, ale jednocześnie wiąże się z dodatkowymi kosztami za każdą przesłaną i odebraną wiadomość.
Aby skutecznie zarządzać korespondencją i uniknąć problemów związanych z e-Doręczeniami, Enovatio w pełni zintegrowało ten system z obiegiem dokumentów, eliminując jego największe wady i automatyzując procesy.
Problemy systemu e-Doręczeń i ich rozwiązania w Enovatio
Przepełniona skrzynka – tylko 1 GB miejsca
Każdy podmiot korzystający z systemu e-Doręczeń otrzyma tylko 1 GB przestrzeni na dokumenty. Dla wielu firm oznacza to konieczność ciągłego usuwania wiadomości i ryzyko utraty ważnych dokumentów.
Co oferuje Enovatio?
- Automatyczne archiwizowanie dokumentów w systemie Enovatio, dzięki czemu nie musisz martwić się o ograniczoną przestrzeń w e-Doręczeniach.
- Nieograniczony dostęp do historii korespondencji – dokumenty nie znikną, nawet po latach.
- Bezpieczne przechowywanie w chmurze – zawsze możesz wrócić do ważnych pism urzędowych.
Usunięte wiadomości po 180 dniach
Po 180 dniach e-Doręczenia automatycznie znikają z systemu. Jeśli firma nie wykona kopii zapasowej, kluczowe dokumenty mogą zostać utracone bez możliwości ich odzyskania.
Jak to zmienia Enovatio?
- Automatyczna archiwizacja wszystkich wiadomości – dokumenty są przechowywane w Enovatio bez ograniczeń czasowych.
- Łatwe wyszukiwanie i dostęp do starszych dokumentów – każda wiadomość jest dostępna w systemie nawet po latach.
- Zabezpieczenie przed utratą danych – pełna historia korespondencji firmy zawsze pod ręką.
Brak kontroli nad korespondencją
Kto odbiera e-Doręczenia w firmie? Jak przekazać je odpowiednim osobom? System państwowy nie daje możliwości zaawansowanego zarządzania dokumentami wewnątrz organizacji, co generuje ryzyko przeoczenia ważnych wiadomości lub ich nieautoryzowanego dostępu.
Jak Enovatio usprawnia proces?
- Automatyczna dystrybucja dokumentów do właściwych działów i osób.
- Powiadomienia i system akceptacji – wiadomości są kierowane do odpowiednich pracowników i mogą wymagać potwierdzenia odbioru.
- Pełna historia operacji – zawsze wiadomo, kto i kiedy otworzył dokument oraz jakie działania zostały podjęte.
Przesyłanie dokumentów pomiędzy firmami – nowe możliwości i koszty
System e-Doręczeń pozwoli na wymianę dokumentów pomiędzy firmami, ale każda wysłana i odebrana wiadomość będzie wiązała się z opłatą.
Jak Enovatio pomaga oszczędzać?
- Optymalizacja kosztów – możliwość grupowania i wysyłania dokumentów w sposób minimalizujący wydatki.
- Automatyczne przekazywanie dokumentów do systemu obiegu Enovatio – brak konieczności ręcznego zarządzania wiadomościami.
- Śledzenie statusu przesyłek – pełna kontrola nad tym, kiedy dokument został wysłany, odebrany i zaakceptowany.
Dodatkowe korzyści integracji e-Doręczeń z Enovatio
- Automatyczne odbieranie i przekazywanie wiadomości – dokumenty trafiają do odpowiednich osób bez konieczności ręcznego zarządzania.
- Bezpieczna archiwizacja i nieograniczony dostęp do dokumentów – uniknij problemu usuniętych wiadomości i ograniczonej przestrzeni.
- Integracja z obiegiem dokumentów i systemami księgowymi – faktury, decyzje urzędowe i inne dokumenty są automatycznie przekazywane do odpowiednich procesów w firmie.
- Powiadomienia o nowych dokumentach – minimalizujesz ryzyko przeoczenia ważnych pism urzędowych.
- Szybsza reakcja i lepsza organizacja korespondencji – każda wiadomość ma przypisanego właściciela i ścieżkę akceptacji.
- Pełna kontrola nad kosztami przesyłania dokumentów do innych firm – optymalizacja i raportowanie wydatków związanych z e-Doręczeniami
Podsumowanie
System e-Doręczeń będzie obowiązkowy, ale jego ograniczenia mogą poważnie utrudnić zarządzanie korespondencją firmową. Integracja z Enovatio eliminuje te problemy, automatyzuje procesy i zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją.
Dodatkowo, dzięki możliwości wymiany dokumentów pomiędzy firmami, Enovatio pozwala na łatwiejszą komunikację z kontrahentami i optymalizację kosztów związanych z tym procesem.
Nie pozwól, aby ograniczenia państwowego systemu wpłynęły na działanie Twojej firmy – skorzystaj z Enovatio i zarządzaj e-Doręczeniami w sposób nowoczesny i bezpieczny!
