W wielu firmach pojawia się nowa, nieoczekiwana trudność: podwójne faktury. Przedsiębiorcy często wysyłają fakturę tradycyjną np. mailem lub w PDF, a równocześnie publikują tę samą fakturę w KSeF. Taka sytuacja powoduje nie tylko bałagan w dokumentacji, ale może prowadzić do realnych problemów podatkowych i kontrolnych.
Na czym polega problem?
Dwa obiegi dokumentów: faktura wysłana tradycyjnie i ta w KSeF tworzą dwa równoległe zapisy tej samej transakcji. To nieformalna „podwójna faktura”, która może wprowadzać wątpliwości przy księgowaniu i rozliczaniu VAT.
Różnice treści dokumentów: zdarza się, że faktura wysłana mailem różni się od tej opublikowanej w KSeF np. numerami, datami czy pozycjami co przy kontroli może rodzić poważne pytania podatkowe.
Ryzyka przy kontroli: organy skarbowe mogą uznać takie rozbieżności za niezgodność dokumentów, co wymaga dodatkowego wyjaśniania i może skutkować korektami czy sankcjami.
Co mówi praktyka?
Eksperci zwracają uwagę, że wraz z obowiązkowym stosowaniem KSeF wciąż pojawiają się przypadki podwójnych faktur – szczególnie tam, gdzie procesy fakturowania nie zostały ujednolicone lub systemy księgowe nie są w pełni zintegrowane z KSeF.
Podobne wyzwanie dotyczy również faktur zakupowych i ich prawidłowego oznaczania, zwłaszcza w dużych organizacjach z rozbudowanymi procesami wewnętrznymi.
Jakie są konsekwencje?
- Problemy księgowe i podatkowe – rozbieżne faktury utrudniają prawidłowe odliczenie VAT i właściwe ujęcie wydatków.
- Ryzyko uwag przy kontroli – różne wersje dokumentów mogą zostać zakwestionowane.
- Zwiększenie pracy administracyjnej – konieczność ręcznego porównywania dokumentów.
Jak sobie radzić?
- Ujednolicenie procesu fakturowania – publikacja dokumentów bezpośrednio w KSeF jako źródle prawne, a dopiero potem generowanie wizualizacji.
- Integracja systemów – automatyzacja przesyłania dokumentów przez system księgowy, który synchronizuje dane z KSeF. Tu dobrym przykładem jest Enovatio, które pozwala zarządzać fakturami i dokumentami w pełnej zgodności z KSeF, eliminując ryzyko podwójnych faktur.
- Testy i procedury – odpowiednie przygotowanie procesów, testowanie oraz uzgodnienia z kontrahentami pomagają uniknąć niezgodności.
Podsumowanie
KSeF już obowiązuje i ma potencjał, aby uporządkować fakturowanie oraz przyspieszyć procesy w firmie. Dopóki jednak stosuje się hybrydowy obieg dokumentów: tradycyjny + KSeF – istnieje ryzyko powstawania tzw. podwójnych faktur. Rozwiązaniem jest świadoma zmiana procesów i automatyzacja fakturowania, np. z wykorzystaniem systemów takich jak Enovatio, które integrują dokumenty w jednym, spójnym obiegu.
