Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) firmy zyskują centralny dostęp do dokumentów sprzedażowych i kosztowych. To duża zmiana organizacyjna — szczególnie w kontekście zarządzania dostępem do danych.
W praktyce oznacza to jedno: coraz więcej osób w organizacji może mieć dostęp do wszystkich faktur. I właśnie tutaj pojawia się istotne wyzwanie.
Problem: faktury poufne w KSeF
W większości firm funkcjonują dokumenty, które powinny być dostępne wyłącznie dla wybranych osób np.:
- faktury dotyczące wynagrodzeń zarządu
- rozliczenia z kluczowymi kontrahentami
- koszty strategiczne lub wrażliwe operacyjnie
Do tej pory obieg takich dokumentów był zazwyczaj ograniczony trafiały bezpośrednio do zarządu lub działu finansowego.
KSeF zmienia ten model.
Standardowe uprawnienia w systemie nie pozwalają na selektywne ograniczenie widoczności dokumentów.
Użytkownik posiadający dostęp widzi wszystkie faktury zarówno kosztowe, jak i sprzedażowe.
W sytuacji, gdy większość dokumentów w firmie będzie obsługiwana przez KSeF, oznacza to realne ryzyko utraty poufności.
YouTube: KSeF a faktury poufne – jak ograniczyć dostęp i zabezpieczyć dane?
Rozwiązanie: kontrola dostępu w Enovatio Workflow
Problem poufnych faktur można rozwiązać na poziomie systemu obiegu dokumentów.
W Enovatio Workflow możliwe jest takie skonfigurowanie procesu, aby dokumenty były automatycznie kierowane wyłącznie do uprawnionych osób.
Jak to działa w praktyce?
1. Centralny odbiór dokumentów z KSeF
System odbiera wszystkie faktury i kieruje je do wskazanej jednostki organizacyjnej (np. księgowości lub sekretariatu).
2. Identyfikacja faktur poufnych
Na podstawie zdefiniowanych kontrahentów system rozpoznaje, które dokumenty wymagają ograniczonego dostępu.
3. Automatyczne przypisanie właściciela
Dla wybranych faktur przypisywany jest konkretny właściciel (np. członek zarządu).
4. Ograniczenie widoczności
Dokument trafia wyłącznie do wskazanej osoby lub grupy — nie jest widoczny dla pozostałych użytkowników.
5. Kontrola w dalszym obiegu i płatnościach
Ograniczenia dostępu mogą być utrzymane również na kolejnych etapach — np. podczas realizacji płatności.
Efekt: bezpieczeństwo i zgodność z KSeF
Dzięki takiej konfiguracji firma może:
- dostosować się do wymagań KSeF bez utraty kontroli
- zachować poufność wybranych dokumentów
- ograniczyć dostęp do wrażliwych danych
- uporządkować obieg faktur w organizacji
Zobacz, jak to działa w praktyce
W poniższym materiale pokazujemy krok po kroku, jak skonfigurować obsługę faktur poufnych w Enovatio Workflow:
Masz pytania?
Jeśli zastanawiasz się, jak dostosować obieg dokumentów do KSeF w swojej organizacji – skontaktuj się z nami lub zostaw komentarz pod filmem.
