Krajowy System e-Faktur całkowicie zmienia sposób obiegu dokumentów w organizacjach. Jeszcze do niedawna faktura trafiała bezpośrednio do pracownika, który dokonywał zakupu lub zamawiał usługę. Czasem była przekazywana mailem, czasem w formie papierowej, ale zazwyczaj od razu było wiadomo, kto odpowiada za dany koszt.
W modelu KSeF sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Wszystkie faktury trafiają najpierw do centralnej bazy systemu, a dopiero później są odbierane przez firmę. I właśnie tutaj pojawia się problem, z którym mierzy się coraz więcej organizacji: jak szybko ustalić, do kogo należy dana faktura i kto powinien ją zaakceptować?
W większych firmach jedna faktura może dotyczyć konkretnego działu, projektu, oddziału albo pracownika. Jeśli proces nie jest odpowiednio uporządkowany, księgowość lub sekretariat zaczynają ręcznie szukać właściciela kosztu. To z kolei prowadzi do chaosu, opóźnień i dodatkowej pracy administracyjnej.
KSeF daje jednak możliwość uporządkowania tego procesu. W strukturze faktury FA(3) pojawił się mechanizm „Podmiot 3”, który pozwala wskazać dodatkowy podmiot związany z dokumentem. W praktyce można wykorzystać go do oznaczania jednostek organizacyjnych, oddziałów czy konkretnych osób odpowiedzialnych za koszt. Kluczowym elementem jest tutaj IDWew, czyli Identyfikator Wewnętrzny.
IDWew to unikalny kod składający się z numeru NIP firmy oraz dodatkowego ciągu cyfr przypisanego do konkretnej jednostki lub osoby. Dzięki temu już na etapie wystawiania dokumentu można określić, do kogo dana faktura powinna trafić po odebraniu jej z KSeF.
W praktyce oznacza to ogromną zmianę dla organizacji. System może automatycznie przypisać dokument do właściwego pracownika, uruchomić odpowiedni workflow akceptacji i skierować fakturę do konkretnego działu bez konieczności ręcznego rozdzielania dokumentów. To szczególnie ważne w firmach, gdzie wiele osób dokonuje zakupów u tych samych dostawców – na przykład w marketach budowlanych, sklepach biurowych czy sieciach handlowych.
W Enovatio możliwe jest automatyczne odczytywanie danych z pola Podmiot 3 oraz IDWew podczas odbioru dokumentów z KSeF. Jeżeli identyfikator został poprawnie uzupełniony, system może sam przypisać właściciela kosztu, wskazać osobę rozliczaną i przekazać dokument do odpowiedniego procesu akceptacji. Dzięki temu księgowość nie musi ręcznie analizować każdej faktury, a obieg dokumentów staje się znacznie szybszy i bardziej uporządkowany.
To jeden z tych obszarów, które wiele firm dopiero zaczyna dostrzegać w kontekście obowiązkowego KSeF. Samo wdrożenie systemu do odbioru faktur nie rozwiązuje jeszcze problemu organizacji pracy. Kluczowe staje się odpowiednie zaprojektowanie procesów, workflow oraz sposobu przypisywania kosztów w organizacji.
W poniższym materiale pokazujemy, czym jest IDWew, jak działa Podmiot 3 i w jaki sposób można automatycznie przypisywać faktury do właściwych osób w firmie z wykorzystaniem Enovatio.
KSeF to nie tylko zmiana technologiczna. To przede wszystkim zmiana sposobu pracy z dokumentami. Firmy, które odpowiednio wcześnie uporządkują procesy akceptacji, przypisywania kosztów i automatyzacji workflow, znacznie łatwiej przejdą przez obecne zmiany.
Masz pytania?
Jeśli zastanawiasz się, jak dostosować obieg dokumentów do KSeF w swojej organizacji – skontaktuj się z nami lub zostaw komentarz pod filmem.
