Przez lata automatyzacja procesów biznesowych kojarzyła się z kosztownymi wdrożeniami, zespołami programistów i wielomiesięcznymi projektami IT. Jeśli firma chciała zdigitalizować obieg dokumentów, najczęściej musiała przygotować szczegółową specyfikację, zaangażować dział IT i czekać na wdrożenie.
Dziś wygląda to zupełnie inaczej.
Nowoczesne platformy workflow pozwalają tworzyć i modyfikować procesy biznesowe bez programowania. Dzięki rozwiązaniom typu low-code lub no-code użytkownicy biznesowi mogą samodzielnie projektować obiegi dokumentów, ścieżki akceptacji czy formularze, dostosowując system do rzeczywistych potrzeb organizacji.
Dlaczego firmy odchodzą od wdrożeń programistycznych?
Procesy biznesowe nie są stałe. Zmieniają się wraz z rozwojem firmy, nowymi wymaganiami klientów czy przepisami prawa.
Jeżeli każda zmiana wymaga zaangażowania programisty, organizacja staje się mniej elastyczna. Nawet drobna modyfikacja procesu może oznaczać dodatkowe koszty, czas oczekiwania i konieczność planowania kolejnego projektu wdrożeniowego.
Dlatego coraz więcej firm wybiera rozwiązania, które pozwalają:
- samodzielnie tworzyć i rozwijać procesy,
- szybko reagować na zmiany organizacyjne,
- ograniczać koszty wdrożeń,
- testować nowe rozwiązania bez ryzyka.
Jak wygląda tworzenie workflow bez programisty?
Na przykładzie obiegu faktury kosztowej proces można skonfigurować w kilku prostych krokach.
Najpierw definiowane są źródła dokumentów. Mogą to być faktury pobierane z KSeF, skrzynki pocztowe lub dokumenty dodawane ręcznie przez użytkowników.
Następnie tworzony jest formularz dokumentu. W Enovatio odbywa się to metodą drag & drop. Użytkownik sam decyduje, jakie pola mają być widoczne, które informacje są obowiązkowe i jakie dane będą wykorzystywane w procesie.
Kolejnym krokiem jest zaprojektowanie ścieżki akceptacji. W praktyce oznacza to określenie, kto ma otrzymać dokument i jakie działania może wykonać.
Przykładowo:
- właściciel dokumentu dokonuje pierwszej weryfikacji,
- faktury o wyższej wartości trafiają dodatkowo do zarządu,
- księgowość realizuje końcową akceptację i dekretację.
Cały proces można narysować w formie prostego diagramu, bez pisania ani jednej linijki kodu.
Automatyzacja zaczyna się od prostych procesów
Wiele firm rozpoczyna cyfryzację od obiegu faktur kosztowych, ponieważ jest to proces występujący praktycznie w każdej organizacji.
Jednak te same mechanizmy można wykorzystać również do:
- obiegu umów,
- wniosków zakupowych,
- zamówień,
- delegacji,
- reklamacji,
- obiegu korespondencji,
- akceptacji wydatków,
- procesów HR.
Raz poznane narzędzie pozwala automatyzować kolejne obszary działalności firmy.
Trzy sposoby wdrożenia workflow w organizacji
Każda firma może wybrać model pracy najlepiej dopasowany do swoich zasobów i kompetencji.
1. Samodzielne stworzenie procesu
Największą zaletą nowoczesnych platform workflow jest możliwość samodzielnego budowania procesów przez użytkowników biznesowych. Dzięki intuicyjnym kreatorom i gotowym komponentom wiele organizacji wdraża podstawowe procesy bez udziału programistów.
2. Wdrożenie z pomocą działu IT
Niektóre firmy preferują model, w którym za konfigurację odpowiadają administratorzy systemów lub dział IT. Pozwala to zachować centralną kontrolę nad procesami przy jednoczesnym wykorzystaniu elastycznych narzędzi low-code.
3. Wdrożenie przez Enovatio
Jeżeli organizacja chce skupić się na biznesie, cały proces projektowania i wdrożenia może zostać powierzony specjalistom Enovatio. W takim modelu klient otrzymuje gotowy, skonfigurowany system dopasowany do własnych potrzeb.
Workflow bez programisty to większa niezależność
Największą korzyścią nowoczesnych platform workflow nie jest sama automatyzacja. Jest nią możliwość samodzielnego rozwijania procesów bez konieczności angażowania programistów przy każdej zmianie.
Dzięki temu firmy szybciej reagują na potrzeby biznesowe, ograniczają koszty utrzymania systemów i skuteczniej skalują swoje procesy.
Jeżeli zastanawiasz się, czy workflow bez programisty sprawdzi się również w Twojej organizacji, warto rozpocząć od prostego procesu — na przykład obiegu faktury kosztowej. Często już pierwsza automatyzacja pokazuje, jak wiele czasu można odzyskać dzięki dobrze zaprojektowanemu workflow.
Dowiedz się, jak stworzyć workflow bez programisty. Zobacz, jak krok po kroku skonfigurować obieg faktur, KSeF i ścieżki akceptacji metodą drag & drop.
Masz pytania?
Jeśli zastanawiasz się, jak dostosować obieg dokumentów do KSeF w swojej organizacji – skontaktuj się z nami lub zostaw komentarz pod filmem.
