Wiele firm inwestuje setki tysięcy, a czasem nawet miliony złotych we wdrożenie systemu ERP. Po zakończeniu projektu zakładają, że organizacja jest już cyfrowa, procesy uporządkowane, a przepływ informacji działa sprawnie. Tymczasem rzeczywistość często wygląda inaczej. Faktury nadal są przesyłane mailem. Umowy krążą między działami w załącznikach. Akceptacje kosztów odbywają się na Teamsie lub w wiadomościach e-mail. Dokumenty są przechowywane w wielu miejscach, a pracownicy tracą czas na ustalanie, kto powinien wykonać kolejny krok. Dlaczego tak się dzieje?
ERP jest fundamentem, ale nie zarządza procesami
System ERP doskonale realizuje swoje zadanie. Obsługuje księgowość, magazyn, produkcję, sprzedaż czy kadry. Jest centralnym miejscem przechowywania danych biznesowych i finansowych.
Problem polega na tym, że ERP najczęściej odpowiada za rejestrowanie zdarzeń, które już się wydarzyły.
Nie zarządza natomiast codzienną współpracą pomiędzy działami.
To właśnie poza ERP rozgrywa się większość procesów organizacyjnych:
- akceptacja faktur kosztowych,
- obieg umów,
- wnioski zakupowe,
- delegacje,
- budżety,
- onboarding pracowników,
- zgłoszenia i sprawy wewnętrzne.
W efekcie firma posiada nowoczesny system ERP, ale nadal funkcjonuje w oparciu o maile, komunikatory i arkusze Excel.
Gdzie pojawia się chaos?
Wyobraźmy sobie fakturę kosztową na 100 000 zł.
Dokument trafia do firmy. Kto powinien go zaakceptować? Kierownik? Dyrektor? Zarząd? A może kilka osób jednocześnie?
Jeżeli nie istnieje jasno zdefiniowany proces, każdy pracownik może obsłużyć taki dokument inaczej. Jedna osoba wyśle go mailem, druga przekaże przez komunikator, a trzecia wydrukuje i zaniesie do podpisu.
Po kilku miesiącach trudno odpowiedzieć na podstawowe pytania:
- kto zaakceptował wydatek,
- kiedy podjął decyzję,
- jakie były uzasadnienia biznesowe,
- czy zachowano wymagane limity akceptacyjne.
A właśnie takich informacji coraz częściej oczekują audytorzy, zarządy czy organy kontrolne.
Workflow wypełnia lukę między ludźmi a systemami
To właśnie tutaj pojawia się system workflow.
Workflow odpowiada za zarządzanie procesem od początku do końca. Określa, kto wykonuje kolejne działania, jakie obowiązują reguły oraz jakie decyzje muszą zostać podjęte.
Dzięki temu organizacja nie musi polegać na pamięci pracowników ani nieformalnych ustaleniach.
System sam kieruje dokument do odpowiedniej osoby, pilnuje terminów, kontroluje limity kwotowe i zapisuje pełną historię działań.
Pracownicy nie zastanawiają się, co zrobić dalej. Proces prowadzi ich krok po kroku.ności firmy.
ERP mówi, co się wydarzyło. Workflow zarządza tym, co ma się wydarzyć
To najprostszy sposób pokazania różnicy między tymi rozwiązaniami.
ERP przechowuje dane o fakturze, zamówieniu czy płatności.
Workflow odpowiada za drogę, którą dokument musi przejść, zanim trafi do ERP lub zostanie ostatecznie zatwierdzony.
Dopiero połączenie obu systemów tworzy spójne środowisko pracy.
KSeF dodatkowo przyspiesza potrzebę zmian
Wraz z obowiązkowym KSeF firmy otrzymają faktury szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Dokumenty będą trafiały bezpośrednio do organizacji w formie elektronicznej.
Samo pobranie faktury to jednak dopiero początek.
Nadal trzeba ustalić:
- kogo dotyczy koszt,
- z jakim projektem jest związany,
- jakie MPK zastosować,
- kto powinien zatwierdzić dokument,
- czy wydatek mieści się w budżecie.
Bez odpowiednio zorganizowanego workflow KSeF może jedynie przyspieszyć chaos, który już istnieje w organizacji.
Cyfryzacja zaczyna się od procesów
Nowoczesna firma to nie taka, która posiada wyłącznie system ERP. To organizacja, w której procesy są uporządkowane, mierzalne i realizowane według jasno określonych zasad. Połączenie ERP, workflow, automatyzacji, OCR, KSeF oraz narzędzi AI pozwala budować organizację, która jest skalowalna i gotowa na dalszy rozwój. Dlatego warto spojrzeć na cyfryzację szerzej niż tylko przez pryzmat wdrożenia ERP. Bo prawdziwa transformacja zaczyna się wtedy, gdy firma przestaje zarządzać procesami przez maile i zaczyna zarządzać nimi systemowo.
Masz pytania?
Jeśli zastanawiasz się, jak dostosować obieg dokumentów do KSeF w swojej organizacji – skontaktuj się z nami lub zostaw komentarz pod filmem.
