Cyfryzacja firmy nie musi oznaczać wielomilionowego projektu realizowanego przez wiele miesięcy. W praktyce największe korzyści przynoszą często procesy, które są wykonywane każdego dnia przez dziesiątki pracowników.
To właśnie tam najłatwiej znaleźć straty czasu, niepotrzebne koszty i wąskie gardła.
Po ponad 20 latach wdrażania systemów workflow zauważyliśmy, że większość organizacji rozpoczyna cyfryzację od tych samych obszarów.
1. Obieg faktur kosztowych
To zdecydowanie najczęściej wdrażany proces.
W dobie KSeF firmy otrzymują faktury z różnych źródeł – bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, pocztą elektroniczną czy od zagranicznych kontrahentów. Pojawiają się duplikaty dokumentów, opóźnienia w akceptacji i problemy z ustaleniem właściciela kosztu.
Elektroniczny obieg faktur pozwala uporządkować cały proces – od pobrania dokumentu aż po jego zaksięgowanie.
Dzięki temu organizacja zyskuje pełną kontrolę nad kosztami, a czas akceptacji często skraca się z kilkunastu dni do kilkunastu godzin.
2. Płatności
Wiele firm zaczyna kontrolować koszty dopiero wtedy, gdy pojawia się faktura.
To często za późno.
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest zarządzanie wydatkami już na etapie zapotrzebowania i zamówienia. Dzięki temu firma wie, jakie koszty zostały wcześniej zaakceptowane, kto podjął decyzję zakupową i czy faktura odpowiada wcześniej zatwierdzonemu zamówieniu.
To podejście od lat stosowane jest w dużych organizacjach na całym świecie.kontrolne.
3. Zamówienia zakupowe
Wiele firm zaczyna kontrolować koszty dopiero wtedy, gdy pojawia się faktura. To często za późno. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest zarządzanie wydatkami już na etapie zapotrzebowania i zamówienia. Dzięki temu firma wie, jakie koszty zostały wcześniej zaakceptowane, kto podjął decyzję zakupową i czy faktura odpowiada wcześniej zatwierdzonemu zamówieniu. To podejście od lat stosowane jest w dużych organizacjach na całym świecie.
4. Zarządzanie zadaniami
Każda firma funkcjonuje dzięki zadaniom i współpracy pomiędzy ludźmi. Problem pojawia się wtedy, gdy zadania żyją wyłącznie w mailach, komunikatorach lub w pamięci pracowników. W pewnym momencie nikt nie wie już, kto za co odpowiada, które zadania są opóźnione i jakie działania wymagają reakcji. Cyfrowe zarządzanie zadaniami porządkuje pracę zespołów i pozwala monitorować realizację działań w czasie rzeczywistym.
5. Urlopy i zastępstwa
Choć ten proces wydaje się prosty, ma ogromny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Nieobecność jednej osoby może zatrzymać akceptację faktur, zamówień lub innych dokumentów. Dlatego nowoczesne systemy workflow automatycznie uwzględniają zastępstwa i przekierowują zadania do odpowiednich osób. Dzięki temu procesy działają niezależnie od urlopów, delegacji czy zwolnień lekarskich.o workflow KSeF może jedynie przyspieszyć chaos, który już istnieje w organizacji.
Dlaczego właśnie te procesy?
Łączy je jedna cecha – występują niemal w każdej organizacji.
Są realizowane codziennie, angażują wiele osób i generują dużą liczbę dokumentów oraz decyzji.
Dlatego ich automatyzacja bardzo szybko przynosi wymierne efekty:
- krótszy czas realizacji procesów,
- mniej błędów,
- większą kontrolę nad kosztami,
- ograniczenie liczby maili,
- większą przejrzystość działania firmy.
Cyfryzację warto zaczynać tam, gdzie efekty będą widoczne najszybciej. A właśnie te pięć procesów najczęściej daje największy zwrot z inwestycji już w pierwszych miesiącach po wdrożeniu.
Masz pytania?
Jeśli zastanawiasz się, jak dostosować obieg dokumentów do KSeF w swojej organizacji – skontaktuj się z nami lub zostaw komentarz pod filmem.
