Restaumatic

Wyzwanie

Restaumatic, dynamicznie rozwijająca się firma w branży gastronomicznej, przed wdrożeniem Enovatio Workflow nie korzystała z systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Największym wyzwaniem okazało się więc szczegółowe uporządkowanie wewnętrznych procesów – firma musiała spisać i zdefiniować wszystkie etapy akceptacji faktur oraz procedury płatności, aby system mógł je wiernie odzwierciedlać.

Dodatkowym utrudnieniem była zmiana dotychczasowych nawyków – pracownicy działu finansów przywykli do papierowych faktur i ręcznego podpisywania dokumentów. Obawa przed pełnym przejściem na cyfrowy obieg była realna, a kluczowym wyzwaniem stało się przyzwyczajenie zespołu do nowego sposobu pracy.

Firma poszukiwała rozwiązania, które:

• skróci czas obsługi faktur i wyeliminuje ręczne czynności,
• umożliwi alternatywne ścieżki akceptacji (m.in. tylko opis merytoryczny bez akceptacji),
• zautomatyzuje opisywanie faktur od stałych dostawców z opcją ręcznej edycji,
• zintegruje proces z systemem księgowym Enova365.

Rozwiązanie

Wdrożenie Enovatio Workflow dostarczyło Restaumatic narzędzie, które nie tylko odwzorowało zdefiniowane procesy, ale także znacząco usprawniło codzienną pracę.

Najważniejsze elementy rozwiązania:

• Automatyczne pobieranie faktur z dedykowanej skrzynki mailowej.
• OCR – odczytywanie danych z dokumentów i zapamiętywanie parametrów powtarzających się faktur.
• Spersonalizowany obieg dokumentów, opracowany podczas analizy przedwdrożeniowej, który kilkukrotnie skrócił czas procesowania faktur.
• Alternatywna ścieżka workflow, wprowadzona po testach, dzięki czemu system został lepiej dopasowany do różnych scenariuszy biznesowych.
• Integracja z Enova365 – pełne dane kontrahenta i plan kont pobierane są automatycznie, a zaksięgowana faktura trafia bezpośrednio do systemu FK.
• Zmiany szyte na miarę, m.in. w interfejsie – np. dodanie daty przy nazwie paczki, co przyspieszyło wyszukiwanie dokumentów.
• Zbiorcze dodawanie plików przez przeciągnięcie wielu faktur jednocześnie.

System został zaprojektowany tak, aby był intuicyjny i przyjazny dla użytkownika – większość drobnych zmian w procesach firma wprowadza samodzielnie, bez wsparcia IT. W przypadku bardziej złożonych modyfikacji Restaumatic może liczyć na pomoc dedykowanej opiekunki systemu.

Efekty

Codzienna praca w Restaumatic uległa diametralnej zmianie:

• Przed wdrożeniem faktury były drukowane, ręcznie opisywane, przenoszone między działami, a księgowość musiała je ponownie wprowadzać do systemu Enova365. Obecnie wszystkie te etapy odbywają się cyfrowo.
• Proces akceptacji stał się szybszy i bardziej transparentny – wiadomo, kto aktualnie pracuje nad dokumentem, a system sam przypomina odpowiednim osobom o konieczności zatwierdzenia faktury.
• Zwiększyła się elastyczność pracy – dzięki cyfryzacji dokumentów dział finansów i księgowość mogą częściej pracować zdalnie, bez konieczności przebywania w biurze przy segregatorach.
• Oszczędności – firma zużywa znacznie mniej papieru i tuszu, a pracownicy oszczędzają czas, ponieważ nie muszą fizycznie przekazywać dokumentów ani powielać wprowadzania danych.
• Samodzielność użytkowników – dzięki intuicyjnemu interfejsowi większość czynności konfiguracyjnych wykonuje zespół finansowy bez angażowania IT.
• Pełna automatyzacja przesyłania danych do Enova365 – eliminuje ryzyko błędów i przyspiesza księgowanie faktur.

Korzyści strategiczne

W codziennej pracy największą korzyścią jest skrócenie i uproszczenie procesu akceptacji faktur, eliminacja manualnych czynności oraz pełna kontrola nad dokumentami. W perspektywie długoterminowej Enovatio Workflow wspiera strategię digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych w Restaumatic, przygotowując firmę do dalszego skalowania działalności i rozwoju w nowoczesnym, bezpapierowym modelu pracy