Student Depot

Wyzwanie

Student Depot, lider rynku prywatnych akademików w Polsce, poszukiwał nowoczesnego systemu do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów. Rozwiązanie stosowane uprzednio nie spełniało oczekiwań zespołu – kluczowe było usprawnienie codziennej pracy, poprzez łatwość oraz elastyczność konfiguracji procesów akceptacji dokumentów. A przede wszystkim możliwość rozbudowy systemu o dodatkowe funkcjonalności pozwalające automatyzować inne procesy wewnątrz organizacji.

Rozwiązanie

Po analizie dostępnych opcji, Student Depot zdecydował się na wdrożenie Enovatio Workflow. Kluczowymi powodami tej decyzji były:

• Intuicyjność systemu – możliwość samodzielnego budowania i modyfikowania procesów biznesowych bez potrzeby angażowania zespołu IT.
• Elastyczne zarządzanie zastępstwami – system automatycznie przekazuje zadania odpowiednim osobom w razie nieobecności użytkownika.
• Skalowalność – możliwość konfiguracji wielu spółek w ramach jednej platformy.
• Wsparcie merytoryczne i konsultacje – na etapie analizy i wdrożenia klient mógł liczyć na eksperckie doradztwo dopasowane do specyfiki organizacji.

W ramach wdrożenia skonfigurowano 12 spółek w jednej instancji systemu, co zapewniło centralne zarządzanie i spójność procesów w całej strukturze organizacyjnej. Dodatkowo przeprowadzono integrację z biurem rachunkowym korzystającym z Comarch Optima, co pozwoliło na automatyczny przepływ danych finansowych i księgowych.

Efekty

Dzięki wdrożeniu Enovatio Workflow, Student Depot:

• Usprawnił codzienną pracę zespołów operacyjnych i administracyjnych.
• Zyskał pełną kontrolę nad procesami we wszystkich spółkach.
• Zminimalizował ryzyko przestojów w obiegu dokumentów dzięki sprawnemu mechanizmowi zastępstw.
• Zautomatyzował integrację danych z biurem rachunkowym, eliminując ręczne operacje.

Głos klienta

„Szukaliśmy rozwiązania, które nie tylko usprawni obieg dokumentów, ale będzie też łatwe w obsłudze i elastyczne. Enovatio Workflow spełniło nasze oczekiwania – zarówno od strony operacyjnej, jak i finansowej. Aktualnie analizujemy i uzgadniamy rozbudowę systemu o kolejne funkcjonalności”
– Grzegorz Trautmann, CFO Student Depot

Podsumowanie

Wdrożenie Enovatio Workflow w Student Depot to przykład efektywnej transformacji cyfrowej w grupie o rozproszonej strukturze. Dzięki elastycznemu i skalowalnemu rozwiązaniu, organizacja zyskała nie tylko większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, ale także fundament do dalszego rozwoju i optymalizacji procesów.