Winterhalter Polska
Winterhalter Polska
Branża
Produkcja i dystrybucja profesjonalnego wyposażenia gastronomicznego
Zastąpiona aplikacja
Analogowy obieg dokumentów
Sławomir Omilion
Dyrektor ds. Finansowych i Administracji
Cyfryzacja obiegu dokumentów i przygotowanie organizacji do KSeF
O kliencie
Winterhalter jest wiodącym globalnym ekspertem w zakresie profesjonalnych systemów zmywania dla gastronomii, hotelarstwa oraz sektora HoReCa. Firma dostarcza kompleksowe rozwiązania obejmujące zaawansowane technologicznie zmywarki do szkła, naczyń, garnków i sztućców, a także dedykowaną chemię myjącą, systemy uzdatniania wody oraz akcesoria wspierające proces zmywania.
Z rozwiązań Winterhalter korzystają restauracje, hotele, piekarnie, cukiernie oraz firmy cateringowe na całym świecie. Marka jest ceniona za niezawodność, wysoką efektywność energetyczną oraz spełnianie najwyższych standardów higieny i jakości.
Winterhalter posiada własne oddziały w wielu krajach, w tym Winterhalter Polska, oraz rozbudowaną sieć partnerów i dystrybutorów. Polski oddział firmy odpowiada za obsługę klientów, procesy zakupowe, serwisowe i administracyjne, wykorzystując system SAP S/4HANA jako główne środowisko ERP.
Wyzwanie
W związku ze zbliżającym się obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), Winterhalter Polska rozpoczął działania mające na celu uporządkowanie i cyfryzację procesów związanych z obsługą dokumentów kosztowych.
Jednym z największych wyzwań była obsługa około 600–700 faktur miesięcznie, które angażowały od 40 do 50 użytkowników z różnych działów organizacji. Proces akceptacji dokumentów obejmował wiele osób odpowiedzialnych za różne obszary działalności firmy, co utrudniało sprawne zarządzanie przepływem informacji oraz monitorowanie statusu dokumentów.
Dodatkowym wyzwaniem był brak możliwości pełnej integracji z systemem SAP S/4HANA na pierwszym etapie projektu. Konieczne było więc stworzenie rozwiązania, które usprawni procesy już od początku wdrożenia, a jednocześnie będzie gotowe do dalszej rozbudowy i integracji w kolejnych etapach.
Firma poszukiwała rozwiązania, które:
• przygotuje organizację do pracy z KSeF,
• usprawni obieg faktur kosztowych,
• zautomatyzuje kierowanie dokumentów do odpowiednich osób i działów,
• skróci czas akceptacji dokumentów,
• zapewni pełną historię decyzji i audyt procesu,
• stworzy centralne repozytorium umów i dokumentów administracyjnych.
Rozwiązanie
Wdrożenie Enovatio Workflow pozwoliło stworzyć nowoczesny i przejrzysty system zarządzania dokumentami kosztowymi, który wspiera codzienną pracę użytkowników i przygotowuje organizację do funkcjonowania w środowisku KSeF.
• Najważniejsze elementy wdrożonego rozwiązania:
• Automatyczne pobieranie faktur z KSeF oraz obsługa dokumentów dostarczanych w formacie PDF.
• Wieloetapowe ścieżki akceptacyjne dostosowane do różnych rodzajów kosztów – administracyjnych, handlowych, serwisowych i magazynowych.
• Automatyczne kierowanie dokumentów do odpowiednich osób na podstawie kontrahenta oraz zdefiniowanych reguł biznesowych.
• Mechanizmy akceptacji zależne od wartości dokumentu i określonych warunków biznesowych.
• Obsługa MPK, dekretacji oraz opisu kosztów.
• Centralne repozytorium umów z możliwością kontroli dostępu do dokumentów.
• Powiadomienia, zastępstwa oraz pełna historia zmian i decyzji podejmowanych w procesie.
• Raportowanie i eksport danych na potrzeby dalszej obsługi dokumentów w systemie SAP.
Rozwiązanie zostało zaprojektowane na podstawie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej, podczas której wspólnie z zespołem Winterhalter odwzorowano istniejące procesy oraz zidentyfikowano obszary wymagające automatyzacji. Szczególną uwagę poświęcono elastyczności systemu, tak aby obsługiwał różne scenariusze biznesowe i mógł rozwijać się wraz z organizacją.
Efekty
Wdrożenie Enovatio Workflow znacząco usprawniło zarządzanie dokumentami kosztowymi oraz zwiększyło przejrzystość procesów w organizacji.
Najważniejsze rezultaty:
• Wszystkie dokumenty kosztowe są obsługiwane w jednym, centralnym systemie.
• Wyeliminowano konieczność ręcznego przekazywania dokumentów pomiędzy działami.
• Proces akceptacji stał się bardziej przejrzysty – użytkownicy mają stały wgląd w status dokumentów oraz odpowiedzialność poszczególnych osób.
• Dział finansowy uzyskał pełną historię decyzji, komentarzy i zmian dokonywanych na dokumentach.
• Automatyczne kierowanie faktur skróciło czas obsługi i ograniczyło ryzyko błędów wynikających z ręcznego przypisywania zadań.
• Organizacja została przygotowana do efektywnej pracy z KSeF.
• Powstały fundamenty do dalszej automatyzacji procesów oraz przyszłej integracji z SAP S/4HANA.
Korzyści strategiczne
Największą korzyścią dla Winterhalter Polska było stworzenie uporządkowanego, transparentnego i skalowalnego procesu obsługi dokumentów kosztowych. Firma zyskała większą kontrolę nad przepływem dokumentów, łatwiejszy dostęp do informacji oraz możliwość szybszego podejmowania decyzji.
W dłuższej perspektywie Enovatio Workflow wspiera strategię cyfryzacji organizacji, umożliwiając dalszą automatyzację procesów biznesowych, rozwój integracji z systemem SAP oraz efektywne funkcjonowanie w środowisku KSeF. Dzięki wdrożeniu firma jest przygotowana na dalszy rozwój i zwiększanie skali działalności bez konieczności rozbudowy manualnych procesów administracyjnych.
Przygotowując się do KSeF, szukaliśmy rozwiązania, które nie tylko usprawni obieg faktur, ale również uporządkuje procesy wewnętrzne. Enovatio pozwoliło nam zbudować przejrzysty i elastyczny workflow dopasowany do specyfiki naszej organizacji.
