Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD)

Obieg faktur kosztowych (także z KSeF)

Elektroniczny obieg faktur przyspieszy proces dekretowania, akceptacji i księgowania faktury nawet o 85%. Wyeliminujesz powtarzalną pracę, zwiekszysz kontrolę wydatków, usprawnisz przepływ informacji i danych w swojej firmie.

Integracja z ERP w pełni zautomatyzuje proces księgowania i wymiany danych.

Zaś integracja z KSeF umożliwi automatyczne pobieranie faktur xml, ich wizualizację i eksport faktur, a przy tym zachowasz odpowiedni obieg bez koniczności zmieniania procesów biznesowych.

Obieg zapotrzebowań i zamówień

Usprawnisz obsługę zapotrzebowań i zarządzanie zamówieniami. Będziesz mogł zwiększyć kontrolę kosztów zanim one powstaną, dokonać optymalizacji i trzymać ustalony budżet.

Ponadto zautomatyzujesz proces przekazania faktury wynikający z zamówienia i zapomnisz o przestojach w biznesie.

Obieg umów

Wdrożenie systemu przyspieszy proces tworzenia, negocjacji, akceptacjii podpisywania umów (przez podpis elektroniczny). Będziesz mieć możliwość wersjonowania dokumentów i przywracania wcześniejszych wersji.

Uzyskaj centralne miejsce przechowywania kontraktów z ustalonym obiegiem dokumentów i bezpieczny dostęp online. Nadawaj uprawnienia do dokumentów i podpinaj je pod różne procesy. Zyskaj lepszą kontrolę nad terminami i dokumentacją.

Obieg korespondencji

System zarządzania dokumentami obsługuje także obieg korepondencji przychodzącej, wychodzącej i zapewni Twojej firmie szybkie ukończenie tematu i zadowolenie obu stron.

System EOD usprawni dystrybucję, katalogowanie i archiwizację korespondencji całej firmie oraz umożliwi wyszukiwanie dokumentów wraz z jego historią zaledwie w kilka sekund. Oprogramowanie wyeliminuje także ryzyko ich zaginięcia.

Obieg reklamacji

Elektroniczny obieg dokumentów to także obsługa reklamacji i znaczne ich przyspieszenie. To już od Ciebie zależy jaki ustalisz proces obiegu dokumentów reklamacyjnych i powiadomień o statusie. Oprogramowanie pod tym kątem jest bardzo elastyczne. Tu utworzysz centralną ewidencję przebiegu obsługi reklamacji i zachowasz pełną historię zgłoszenia. Dzięki określaniu typów i raportowaniu szybko zidentyfikujesz wadę danego produktu.

Repozytorium dokumentów

Standardowym modułem systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest repozytorium. Tu znajdować się będzie centralne miejsce ich przechowywania, niezależnie od realizowanych procesów biznesowych. Repozytorium może być miejscem zeskanowanych i odpowiednio sklasyfikowanych plików lub miejscem startu obiegu dokumentów w firmie. Odpowiednie uprawnienia dokumentów zapewniają bezpieczeństwo danych i właściwy przepływ informacji.

OCR odczytywanie treści z plików graficznych i .pdf

Dzięki temu m.in. formularze są automatycznie wypełniane danymi z faktur i innych dokumentów.

Niezawodny silnik workflow

dzięki któremu procesy obiegów dokumentów idą zawsze po Twoich ustalonych ścieżkach, a dokumenty trafiają do właściwych osób, w odpowiednim czasie.

Wydajność na poziomie Enterprise

umożliwia obsługę milionów dokumentów w krótkim czasie. Oprogramowanie zaprojektowane z myślą o obsłudze wielu procesorów i dużej ilości pamięci.

Elastyczność systemu

pozwala na dokonywanie zmian w procesach obiegu dokumentów, formularzach, uprawnieniach bezpośrednio przez Twoją firmę oraz zmian w integracji. System rozwiązuje problemy z jakimi się borykasz.

Przejrzysty interface

w połaczeniu z procentowymi wskaźnikami postepu prac, licznikami, wykresami, sumie wartości i użytym kolorom, zapewnia zwiększenie skuteczności pracy i sprawniejsze podejmowanie decyzji.

Integracja z systemami ERP i FK

daje rozszerzony zakres wymiany informacji – dane przenoszone są zgodnie z rozpisaniem (względem kont księgowych, centrów powstawania kosztów, schematów księgowych lub produktów). Konkurencyjne systemy często zapewniają tylko przeniesienie danych nagłówkowych.

Wielospółkowość

czyli obsługa wielu spółek z poziomu jednego konta, bez konieczności przelogowywania się. System uwzględnia rozdzielenie uprawnień do procesów każdej spółki. Dany dokument trafi zawsze do osoby odpowiedzialnej za pracę nad nim.

Obiegi dokumentów i workflow designer

Ścieżki obiegi dokumentów i akceptacji ze względu na różne typy dokumentów i procesy biznesowe. Możesz sam projektować krop po kroku: wymuszać dodanie komentarza, dokumentów do projektu, załącznika, wysłanie maila etc. Konkurencyjne systemy jedynie opierają działanie workflowów na zmianie statusów i przejście dokumentu do kolejnej osoby.

Projektant formularzy

umożliwia szybkie utworzenie od podstaw lub dostosowanie formularzy do wciąż rozwijającej się organizacji. Edytowanie statusów, dodawanie nowych pól oraz zakładek – na zasadzie drag&drop.

Integracja z KSeF (Krajowym Systemem eFaktur)

umożliwia automatyczne pobieranie faktur xml z KSeF i ich wizualizację. Zachowasz przy tym prawidłowy obieg efaktur, gdzie księgowość otrzymuje komplet przeprocesowanych dokumentów gotowych do księgowania (ministerialne KSeF powoduje odwrócony obieg faktury i wydłuża jej obsługę). System dostosowany do wymogów prawnych.

Raporty w czasie rzeczywistym

Śledzisz rzeczywiste dane i masz pełną kontrolę nad dokumentacją z każdego miejsca, z którego pracujesz.

Jedno miejsce zbiorczych danych, logiczna struktura oraz transparentność wpłynie na szybsze podejmowanie trafnych decyzji.