Rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów Enovatio Workflow, który przynosi wiele korzyści dla obu stron.

System elektronicznego obiegu dokumentów Enovatio Workflow idealnie sprawdza się w biurze rachunkowym. Dlaczego?

Elektroniczny obieg dokumentów Enovatio Workflow to rozwiązanie, które doskonale sprawdza się w biurach rachunkowych. Automatyzuje nie tylko procesy księgowe ale również procesy biznesowe zachodzące u klienta biura rachunkowego.

Biura rachunkowe pracujące w systemie elektronicznego obiegu dokumentów zauważają przede wszystkim:

1. Efektywność i oszczędność czasu: Dzięki automatyzacji procesów przetwarzania dokumentów, biura rachunkowe mogą zaoszczędzić czas i uniknąć powtarzalnych czynności.
2. Śledzenie dokumentów w jednym miejscu: Enovatio Workflow umożliwia śledzenie faktur, umów i innych dokumentów w jednym centralnym systemie. To ułatwia kontrolę finansową i terminy płatności.
3. Integracja z systemami ERP: System jest zintegrowany z systemami ERP, co pozwala na automatyczną wymianę danych i lepszą synchronizację procesów księgowych.
4. Bezpieczeństwo i dostęp do danych: Enovatio Workflow zapewnia bezpieczny dostęp do dokumentów, a także możliwość przechowywania archiwalnych materiałów.

Inne bardziej szczegółowe aspekty przemawiające za wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w biurze rachunkowym:

Wdrożenie systemu oraz funkcjonalności obiegu dokumentów przynosi korzyści zarówno w zakresie czasu, jak i jakości obsługi dokumentów. Oto kilka bardziej szczegółowych aspektów dlaczego warto go wdrożyć w swojej organizacji:

1. Komunikacja z klientem: System umożliwia sprawną komunikację między biurem rachunkowym a klientem. Dzięki temu klient może akceptować dokumenty księgowe, komentować je i opisywać.Pozbywamy się zatem przetwarzania dokumentów księgowych za pośrednictwem chaotycznej komunikacji mailowej. Dokumenty rejestrowane są w kancelarii, a następnie opisywane i procesowane.
   
2. Wymiana różnego rodzaju dokumentów: system Enovatio ułatwia wymianę dokumentów kosztowych i sprzedażowych. Można przesyłać faktury, ale także umowy, zapotrzebowania i inne dokumenty. Istnieje również możliwość procesowania własnych typów dokumentów.
   Każdy dokument w systemie ma swoją metrykę, to ułatwia opisywanie i dekretowanie dokumentów księgowych.
   
3. Funkcja OCR: system obiegu dokumentów Enovatio wykorzystuje funkcję OCR (optyczne odczytywanie dokumentów), która automatycznie odczytuje dane z dokumentów i umieszcza je w odpowiednich polach opisujących dokument w systemie.
   To inteligentne odczytywanie danych z faktur sięga ponad 95% skuteczności.
   
4. Centralne miejsce przetwarzania danych: System to jedno centralne miejsce procesowania dokumentów, dokumentów księgowych, umów, zapotrzebowań, zamówień,
   korespondencji – a to wszystko zintegrowane z ERP i KSeF.Zarządzania dokumentami przetwarzanymi z poziomu jednego miejsca zwiększa bezpieczeństwo danych.Wszystkie dane przenikają do innych modułów, dzięki czemu użytkownik może wygenerować różnego rodzaju raporty, wygenerować paczkę przelewów, sprawnie rozliczyć budżet (jeśli korzysta z modułu zarządzania projektami), a nawet sprawnie rozliczyć obciążenia i kaucje gwarancyjne.
   
5. Automatyczna weryfikacja: System Enovatio dokonuje automatycznej weryfikacji przed dublowanymi dokumentami w formie elektronicznej. To ważne, aby uniknąć błędów i zachować przejrzystość w dokumentacji.
   
6. Integracja z KSeF: System integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co umożliwia automatyczne pobieranie i wysyłkę faktur ustrukturyzowanych. Ponadto wizualizuje faktury XML z KSeF.
   
7. Załączniki do efaktur KSeF: Szczególnie ważną funkcjonalnością jest możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych. To przydatne, zwłaszcza od momentu wejścia KSeF. Sam dobrze wiesz jak ważne jest otrzymywać komplet dokumentów i załączników w momencie obiegu i akceptacji dokumentów. System daje Ci taką możliwość, a wszystko po to by zautomatyzować i przyspieszyć pracę w organizacji.*Ważne: Ministerstwo Finansów nie przewiduje dodawania dodatkowych dokumentów do faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
   
8. Integracja elektronicznego obiegu dokumentów z systemem ERP:System Enovatio integruje się z różnego rodzaju systemami ERP i systemami finansowo – księgowymi m.in. SAP, Symfonia dawny Sage, Comarch XL – Optima, Microsoft Dynamics 365, Raks SQL, Humansoft, Exact, Rewizor Nexo, GT, enova365, Streamsoft, Asseco Wapro ERP FaKiR.System Enovatio daje rozszerzony zakres wymiany informacji. Konkurencyjne systemy często umożliwiają tylko przeniesienie danych nagłówkowych, zaś system Enovatio przenosi dane zgodnie z rozpisaniem względem kont księgowych, centrów powstawania kosztów, schematów księgowych lub produktów.
   
9. Inetegracje z innymi rozwiązaniami dzięki Rest API – Oprócz zaawansowanej integracji z systemami ERP, funkcjonalność Rest API umożliwia takze integrację z podpisem elektronicznym, systemami kadrowo-płacowymi etc.
   Istnieje zatem możliwość dodania obiegu dokumentów do własnego systemu po API.

Jakie są korzyści z pracy w systemie obiegu dokumentów Enovatio dla klienta biura rachunkowego?

Badania, które miały na celu sprawdzenie zadowolenia użytkowników aktywnie korzystających z systemu Enovatio, wykazały imponujące wyniki. Klienci zauważyli znaczące korzyści, takie jak:

1. Skuteczność ogólnej pracy: Dzięki wdrożeniu Enovatio Workflow, firmy zwiększyły efektywność swoich procesów nawet o 40%. Automatyzacja obiegu dokumentów pozwoliła na szybsze przetwarzanie informacji i oszczędność czasu.
   
2. Obsługa faktur: System umożliwia sprawną obsługę dokumentów księgowych, a klienci zauważyli poprawę na poziomie 85%. Automatyczna weryfikacja dokumentów, przepływ informacji oraz możliwość komentowania i opisywania faktur przyczyniły się do efektywniejszej pracy.
   
3. Praca wszystkich pracowników: elektroniczny obieg dokumentów Enovatio zapewnia spójny przepływ informacji w organizacji.
   
4. Minimalizacja zaangażowania człowieka

Tradycyjny obieg dokumentów często wymaga ręcznych działań, takich jak przekazywanie faktur czy podpisywanie dokumentów. EOD Enovatio automatyzuje te procesy, minimalizując zaangażowanie ludzi. Faktury, sprawozdania finansowe i inne dokumenty są przetwarzane elektronicznie, co przyspiesza cały cykl pracy.

5. Bezpieczeństwo i Ścisłe Procedury

EOD zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Dostęp do nich jest kontrolowany, a wszelkie zmiany rejestrowane. Przestrzeganie procedur jest ułatwione, ponieważ system podpowiada pracownikom kolejne kroki.

6. Wyższa Wydajność i Dokładność

Automatyzacja procesów przekłada się na wyższą wydajność. Powtarzalne czynności są wykonywane przez program komputerowy, eliminując błędy ludzkie. Poprawność dokumentów jest zwiększona, a czas oczekiwania na akceptację skrócony.

7. Redukcja Kosztów i Przejrzystość

EOD zmniejsza pracochłonność, co przekłada się na niższe koszty. Digitalizacja dokumentów eliminuje potrzebę papieru i archiwizacji. Wszystkie wprowadzone dokumenty są odzwierciedlone w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, co zapewnia szybki wgląd w status każdej sprawy.

Wdrożenie EOD to nie tylko modernizacja, ale także konieczność, szczególnie w kontekście przyszłych przepisów dotyczących e-faktur i KSeF. Dlatego warto zainwestować w system informatyczny Enovatio, aby biuro rachunkowe działało sprawnie, bezpiecznie i efektywnie.

Procesowanie zapotrzebowań i zamówień zakupu w systemie obiegu dokumentów Enovatio Workflow.

Enovatio w porównaniu z polskim rynkiem obiegu dokumentów, który skupia się głównie na obiegu i akceptacji faktur kosztowych, wychodzi przed szereg swoim nowym podejściem do tego procesu.

Elektroniczny obieg dokumentów Enovatio może być oparty nie tylko na procesach obiegu dokumentów księgowych ale również o rozbudowaną funkcjonalniścią zapotrzebowania i zamówienia zakupu. Takie podejście zapewnia lepszą kontrolę kosztów zanim one powstaną!

Spójny proces łączący zapotrzebowania, zakupy, obieg dokumentów w tym faktury kosztowej i integrację z systemem ERP to kluczowy krok w usprawnianiu działalności firmy. Pozwala na efektywne zarządzanie procesami od momentu zgłaszania zapotrzebowania aż po księgowanie faktur w biurze rachunkowym. Oto, jakie korzyści można osiągnąć:

1. Skrócenie czasu procesowania: Integracja modułu obiegu zapotrzebowań z zamówieniami pozwoli na szybsze przetwarzanie zapotrzebowań i akceptacji zakupów. Dane, takie jak model, cena i dostawca, będą uzupełnione już na etapie składania zapotrzebowania.
2. Identyfikacja nadużyć i optymalizacja: Dzięki spójnemu procesowi będziesz mógł monitorować zapotrzebowania na poziomie całej organizacji. To pozwoli na identyfikację nadużyć oraz optymalizację potrzeb i wydatków.
3. Kontrola kosztów: Ustandaryzowana polityka zakupowa pozwoli na lepszą kontrolę kosztów. Skonsolidowane zapotrzebowania zwiększą możliwości negocjacyjne w relacjach z dostawcami.
4. Łączenie faktur z zamówieniami: Rozpisywanie faktur i ich księgowanie stanie się bardziej efektywne. Dane z faktury kosztowej zostaną już wcześniej uzupełnione, co przyspieszy proces księgowania.

Zastanów się teraz, ile czasu Twoja firma traciła na obsługę zapotrzebowania? Przejście na elektroniczny obieg zapotrzebowań i zamówień może przynieść znaczące korzyści, a także poprawić kondycję budżetu.