Z początkiem roku 2024 uruchomiliśmy najnowszą wersję technologiczną systemu Enovatio, która charakteryzuje się bardzo dużą wydajnością i elastycznością. W związku z tym, system Enovatio, który składa się z dwóch najważniejszych corowych modułów:
- elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z KSeF oraz ERP oraz
- systemu zarządzania projektami i budżetami,
można jeszcze bardziej customizować pod indywidualne potrzeby każdej firmy oraz integrować z najróżniejszymi zewnętrznymi systemami, nie tylko ERPem i KSeF.
Oprócz tego, jedną z najważniejszych funkcjonalności systemu, która otrzymała „nowe lepsze życie” jest również Workflow Designer.
Co to jest Workflow Designer?
Workflow Designer to narzędzie, które umożliwia graficzne projektowanie, modelowanie i zarządzanie procesami biznesowymi. Jest to kluczowy element w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Enovatio (EOD), ponieważ pozwala na wizualizację, definiowanie i optymalizację ścieżek przepływu informacji w organizacji.
Dzięki Workflow Designer możliwe jest zdefiniowanie kroków, zależności między nimi oraz przypisanie odpowiedzialności, co umożliwia bardziej efektywne i kontrolowane zarządzanie procesami. Ten „modeler procesów biznesowych” stworzony został w odpowiedzi dla naszych Klientów, którzy nie posiadają zaawansowanej wiedzy programistycznej i aby mogli sami bez większych kosztów stworzyć procesy dowolnego obiegu dokumentów, we własnym zakresie i według indywidualnych potrzeb ad hoc.
W tym graficznym edytorze procesów można zaprojektować elektroniczny obieg faktur kosztowych z wielką szczegółowością i z wieloma zależnościami dotyczących kosztów, decyzji lub zadań dla użytkownika.
Modelowanie procesów biznesowych w systemie obiegu dokumentów Enovatio
Ponadto dzięki elastyczności rozwiązania i przede wszystkim dzięki najnowszemu Workflow Designer, uruchamianie nowych procesów np. dla elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo proste oraz niezwykle szybkie.
Administrator procesu w graficznym edytorze procesów znajdzie bardzo przyjazne i przejrzyste funkcjonalności, które nie wymagają od niego zaawansowanej wiedzy programistycznej.
Dzięki wykorzystaniu funkcjonalności drag and drop, możliwość modelowania procesów biznesowych zajmuje zaledwie kilkanaście minut.
Najnowszy Workflow Designer pozwala na dodawanie warunków, które definiują realizację procesu dokumentu. Można dodawać np. warunke kosztowy, dzięki któremu faktura zmniejsza niż 1000 zł wejdzie w prosty proces akceptacji i trafi od razu do księgowości lub jeśli faktura będzie większa niż 1000 zł wówczas będzie musiała zostać zaakceptowana przez inne osoby by móc trafić do księgowości. Tego typu proces znajduje się na poniższym diagramie.
Workflow Designer Enovatio umożliwia projektowanie takze innych kroków nie związanych z kosztami np. wymuszenie dodania komentarza, dodanie dokumentu do projektu, dodanie załącznika, wysłanie maila etc.
Czym charakteryzuje się najnowsza wersja systemu obiegu dokumentów Enovatio Workflow Designer i jaka jest przewaga nad innymi systemami?
Najnowszy wbudowany edytor procesów biznesowych w system elektronicznego obiegu dokumentów Enovatio, w którym to sam Klient może projektować ścieżki obiegu dokumentów oraz wyznaczać przepływ informacji daje wiele korzyści, a mianowicie:
Wizualizacja procesów:
Klient ma możliwość intuicyjnego projektowania procesów za pomocą graficznego interfejsu. Wizualizacja w formie diagramu umożliwia dokładniejsze zrozumienie procesu i kolejności poszczególnych etapów procesu obiegów dokumentów.
Samoobsługa i niezależność:
Łatwy i przyjazny interfejs pozwala Klientowi na samodzielne modelowanie, wielopłaszcyznowe konfigurowanie i modyfikowanie oraz optymalizację procesów biznesowych bez konieczności korzystania z zewnętrznej pomocy.
System obiegu dokumentów z Workflow Designer Enovatio, zapewnia szybkie dostosowanie rozwiązania do zmieniających się potrzeb organizacji. Ponadto dzięki elastyczności rozwiązania istnieje możliwość zarządzania wersjami procesów. Wersjonowanie workflowów daje możliwość przywrócenia wybranej wersji oraz nadpisywanie zmian, przy jednoczesnym zabezpieczeniu – uruchomiony workflow musi się zakończyć w tej wersji, w której wystartował.
Elastyczność w tworzeniu ścieżek obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów i Workflow Designer w nowej odsłonie daje teraz większą elastyczność w tworzeniu zaawansowanych ścieżek obiegu i akceptacji dokumentów, w tym faktur kosztowych (projektowanie kroku np. wymuszenie dodania komentarza, dodanie załącznika, wysłanie maila). Projektowanie i uruchamianie nowych procesów zajmuje nawet kilkanaście minut pracy.
Konkurencyjne systemy obiegu dokumentów opierają często swoje działanie workflowów na ręcznej zmianie statusów statusów i puszczeniu dokumentu do kolejnej osoby.
Klient może sam ustalać nomenklaturę w tworzeniu kroków i szybką edycję. Teraz sam może wyznaczać sygnaturę dokumentu dla procesów biznesowych, w której w skład mogą wchodzić np. numer, spółka, nazwa właściciela, separator, data etc.
Ważnym aspektem jest funkcjonalność, że do jednego typu dokumentu np. faktura kosztowa może być podpięty więcej niż jeden proces obiegu dokumentów.
Szybka implementacja zmian
Klient może natychmiast wprowadzać zmiany w procesach bez konieczności czekania na zewnętrzne wsparcie techniczne. To zwiększa elastyczność i umożliwia szybką reakcję na zmiany w otoczeniu biznesowym. Edytor procesów daje dużą możliwość precyzyjnego zdefiniowania procesów biznesowych wraz z wyznaczaniem zależności.
Niezaburzona praca firmy
Modelowanie procesów biznesowych w systemie Enovatio zapewnia niezaburzoną pracę nawet podczas zmian w workflowach. Uruchomiony workflow danej wersji musi zakończyć się w tej samej wersji.
Wszystkie workflowy w jednym miejscu i szybki przepływ informacji
Użytkownik w jednym widocznym miejscu ma zbiór wszystkich workflowów, w których musi podjąć jakąś decyzję – nie ma potrzeby przełączać się między kancelariami i szukać swoich dokumentów.
To zapewnia szybszy przepływ pracy w całej organizacji oraz utrzymuje koncentrację pracownika.
Ponadto Klient ma kontrolę nad przepływem informacji, co przyspiesza procesy decyzyjne i reakcję na zmieniające się warunki biznesowe.
Kreator formularzy
Kreator formularzy w systemie Enovatio umożliwia łatwe tworzenie i dostosowywanie formularzy, wykorzystywanych zarówno w module elektronicznego obiegu dokumentów, jak i zarządzania projektami. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, Klient może łatwo wyklikać własny formularz, idealnie dopasowany do unikalnych potrzeb jego firmy.
Funkcjonalność kreatora pozwala samodzielnie zaprojektować układ pól, dodawać reguły walidacji.
Jednak to, co wyróżnia Enovatio, to możliwość samodzielnego projektowania i edytowania formularzy przez Klienta. Dzięki temu elastycznemu podejściu, firmy mogą szybko dostosować formularze do zmieniających się potrzeb biznesowych bez konieczności angażowania zasobów programistycznych.
Zwiększenie zaangażowania użytkowników
Samodzielne projektowanie procesów biznesowych może zwiększyć zaangażowanie pracowników, ponieważ są oni aktywnie zaangażowani w kształtowanie i optymalizację własnych ścieżek pracy.
Redukcja kosztów
Workflow Designer w systemie Enovatio eliminuje konieczność angażowania zespołu programistycznego do dostosowywania procesów, co przekłada się na redukcję kosztów związanych z implementacją zmian.
Oczywiście jeśli Klient zażyczy sobie wsparcia w tworzeniu procesów biznesowych przez Dział Wdrożeń Enovatio, zawsze jesteśmy do dyspozycji i wykonamy to jak zwykle z należytą starannością.
Podsumowując, najnowszy Workflow Designer w systemie elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania projektami Enovatio zwiększył zakres funkcjonalności a tym samym korzyści dla Klienta.
- Większa elastyczność w tworzeniu zaawansowanych ścieżek obiegu i akceptacji dokumentów, w tym faktur kosztowych (projektowanie kroku np. wymuszenie dodania komentarza, dodanie dokumentu do projektu, dodanie załącznika, wysłanie maila).
- Konkurencyjne systemy opierają działanie workflowów na zmianie statusów i przejście dokumentu do kolejnej osoby.
- Łatwy i przyjazny interfejs umożliwiający osobie nie-technicznej zaprojektowanie / edycję workflowów i wielopłaszczyznową konfigurację procesów
- Ustalanie przez klienta nomenklatury w tworzeniu kroków i jej szybka edycja
- Ustalanie przez klienta sygnatury dokumentu, w której skład mogą wchodzić np. numer, spółka, nazwa właściciela, separator, data etc.
- Szybkość w projektowaniu, edycji i uruchomieniu workflowów
- Do jednego typu dokumentu np. faktura kosztowa może być podpięty więcej niż jeden proces
- Wersjonowanie workflowów – możliwość przywrócenia wybranej wersji oraz nadpisywania zmian.
- Niezaburzona praca nawet podczas zmian w workflowach – uruchomiony workflow danej wersji musi zakończyć się w tej samej wersji.
- Użytkownik w jednym widocznym miejscu ma zbiór wszystkich workflowów, w których musi podjąć jakąś decyzję – nie ma potrzeby przełączać się między kancelariami i szukać swoich dokumentów.
