System kancelaryjny jest zbiorem zasad i procedur, określających prawidłowy obieg dokumentów w firmie. W Polsce stosowane są dwa podstawowe rodzaje systemów kancelaryjnych — dziennikowy oraz bezdziennikowy. Zarządzanie dokumentami według instrukcji kancelaryjnej zapewnia zachowanie porządku i przejrzystości w przyjmowanych, przechowywanych i archiwizowanych dokumentach. System kancelaryjny zapewnia bezpieczeństwo danych oraz łatwość wyszukania potrzebnych informacji, a także minimalizuje ryzyko utraty ważnych dokumentów. W niniejszym artykule omówimy rodzaje systemów kancelaryjnych stosowanych w Polsce. Przedstawimy również, w jaki sposób innowacyjne narzędzie Enovatio Workflow może w znacznym stopniu usprawnić wykonywanie wielu powtarzalnych czynności kancelaryjnych.
Rodzaje systemów kancelaryjnych
Systemy kancelaryjne w znacznym stopniu wspierają proces zarządzania dokumentami i wymiany informacji. Procedury zawarte w instrukcji kancelaryjnej najczęściej są stosowane w takich instytucjach jak obiekty użyteczności publicznej, kancelarie prawne i duże korporacje. Wdrożenie określonych zasad kancelaryjnych ma na celu usprawnić obieg dokumentów, ułatwić dostęp do gromadzonych danych, a także zwiększyć efektywność i jakość pracy. W Polsce występują dwa systemy kancelaryjne — dziennikowy i bezdziennikowy, które różnią się sposobem organizacji i zarządzania dokumentami. Wybór jednego z nich zależy przede wszystkim od specyfiki i wielkości prowadzonej działalności. System dziennikowy — to tradycyjna i najbardziej szczegółowa metoda zarządzania dokumentami, w której każdy dokument przychodzący i wychodzący jest rejestrowany w dzienniku korespondencyjnym (podawczym i wychodzącym). System jest stosowany głównie w instytucjach publicznych, szkołach oraz dużych firmach. System bezdziennikowy — jest znacznie prostszym i bardziej nowoczesnym systemem obiegu dokumentów, w którym możliwa jest częściowa automatyzacja określonych procesów. W tej metodzie rejestrowane są całe sprawy (według określonych kryteriów), zamiast czasochłonnej rejestracji pojedynczych dokumentów.
Jak system Enovatio Workflow może usprawnić czynności kancelaryjne?
Coraz więcej firm wykorzystuje w procesie obiegu dokumentów system mieszany. Takie rozwiązanie jest połączeniem tradycyjnych metod stosowanych w systemie dziennikowym i bezdziennikowym oraz elektronicznych narzędzi, w tym programów EOD, takich jak Enovatio Workflow. Poniżej omówimy przykładowe czynności kancelaryjne, które można zautomatyzować i usprawnić, dzięki zastosowaniu systemu Enovatio Workflow. Obieg faktur kosztowych: zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów przyspiesza proces weryfikacji, akceptacji oraz księgowania faktury nawet o 85%. System Enovatio Workflow jest zintegrowany z ERP i KSeF. Automatyzacja pozwala na eliminację powtarzalnych i czasochłonnych czynności oraz usprawnia przepływ informacji w firmie. Obieg umów: wdrożenie nowoczesnego systemu elektronicznego usprawni i przyspieszy proces tworzenia, akceptacji i podpisywania umów. Użytkownik może nadawać uprawnienia do dokumentów i określać dogodne ścieżki obiegu. Obieg korespondencji: system Enovatio Workflow obsługuje również obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Program usprawni dystrybucję, katalogowanie, archiwizację oraz szybkie wyszukiwanie korespondencji. Repozytorium dokumentów: to centralne miejsce przechowywania wszystkich firmowych dokumentów. Do repozytorium trafiają zeskanowane i odpowiednio sklasyfikowane dokumenty, a także nowe pisma stworzone przez użytkowników. Właściciel może nadawać uprawnienia dostępowe do repozytorium i poszczególnych dokumentów, co zapewnia bezpieczeństwo danych. Wśród najważniejszych funkcji systemu Enovatio Workflow, podnoszących efektywność obiegu dokumentów w firmie można wymienić takie jak:
- elastyczność systemu — możliwość wprowadzania zmian w obiegu dokumentów i nadanych uprawnieniach według bieżących potrzeb firmy,
- OCR, umożliwia odczytywanie treści z plików graficznych i .pdf,
- workflow designer, pozwala na samodzielne projektowanie dowolnych ścieżek obiegu dokumentów i akceptacji,
- wielospółkowość — obsługa wielu spółek z poziomu jednego konta,
- integracja z systemami ERP (m.in. enova365, Symfonia Premium/Forte, Comarch Optima, Microsoft Dynamics 365, Exact, Rewizor Nexo) oraz KSeF, bankowością i podpisem elektronicznym,
- śledzenie dokumentów w czasie rzeczywistym i zdalna kontrola nad dokumentami z dowolnego miejsca.
Podsumowanie
W Polsce obowiązują dwa główne systemy kancelaryjne — dziennikowy i bezdziennikowy. Stanowią zbiór odgórnie przyjętych zasad i procedur określających ścieżkę obiegu wszystkich przyjmowanych dokumentów w danej organizacji. Obecnie coraz większa liczba instytucji publicznych i przedsiębiorców odchodzi od tradycyjnych, niezbyt efektywnych metod rejestracji i archiwizacji dokumentów (w formie papierowej), na rzecz elektronicznych systemów obiegu dokumentów, takich jak Enovatio Workflow. Automatyzacja procesów zapewnia przejrzystość i łatwy dostęp do gromadzonych danych, a także wpływa na jakość i efektywność pracy.
