Efektywny obieg dokumentów jest kluczowym elementem prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji. W dobie wszechobecnej cyfryzacji i stosowania innowacyjnych technologii coraz więcej przedsiębiorstw odchodzi od tradycyjnego zarządzania dokumentami w formie papierowej, będącego czasochłonnym i kosztownym procesem. W niniejszym artykule przedstawimy konkretne wskazówki, które mogą znacząco poprawić efektywność obiegu dokumentów w firmie. Omówimy również, w jaki sposób narzędzie Enovatio Workflow może usprawnić ten proces. Zachęcamy do lektury!
Obieg dokumentów w firmie — wzór dla faktury sprzedażowej
Przyjęcie faktury w systemie
Faktura może być wprowadzona do systemu ręcznie lub automatycznie za pomocą funkcji OCR, która przekształca dokument papierowy w wersję elektroniczną (taka opcja jest dostępna w programie Enovatio Workflow). OCR pozwala na szybkie odczytanie treści z plików graficznych i .pdf, automatycznie wypełniając formularze danymi z faktury, co zmniejsza ryzyko błędów, które mogą wystąpić podczas ręcznego przepisywania danych.
Weryfikacja i akceptacja
Kolejny etap to weryfikacja faktury przez odpowiednie osoby w firmie. W przypadku faktur sprzedażowych konieczne jest sprawdzenie poprawności danych i ich zgodności z zamówieniem lub umową. Zastosowanie programu Enovatio Workflow pozwala na automatyzację i przyspieszenie procesu weryfikacji i akceptacji dokumentu. Użytkownik może samodzielnie projektować ścieżki obiegu dokumentów wraz z nadawaniem uprawnień pracownikom i wymuszaniem dodawania komentarzy i załączników czy przesłania wiadomości e-mail.
Księgowanie
Po akceptacji faktura sprzedażowa jest przesyłana do działu księgowości lub biura rachunkowego w celu zaksięgowania dokumentu. System Enovatio Workflow można zintegrować z dowolnym programem księgowym, co znacznie usprawnia i przyspiesza wymianę informacji.
Płatność
Następny etap obiegu dokumentu to realizacja płatności. Zaksięgowana faktura sprzedażowa jest przekazywana do działu finansowego, który odpowiada za dokonanie płatności. W systemie Enovatio Workflow użytkownik może ustawić automatyczne przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności, dzięki czemu firma uniknie opóźnień i ewentualnych kar umownych.
Archiwizacja
Ostatnim krokiem obiegu dokumentów jest ich archiwizacja. Enovatio Workflow umożliwia elektroniczne przechowywanie dokumentów w bezpiecznym miejscu, co znacznie usprawnia proces i przynosi spore oszczędności. Użytkownicy mają stały dostęp do archiwum z możliwością szybkiego wyszukania potrzebnych dokumentów. Omówiliśmy procedurę obiegu dokumentów dla faktury sprzedażowej. Na poniższym filmie prezentujemy z kolei, jak wygląda typowy proces obiegu faktury kosztowej w programie Enovatio Workflow. Z filmiku dowiesz się, w jaki sposób możesz samodzielnie definiować kanały przepływu dokumentów, dzięki funkcji workflow designer, dopasowując całą procedurę obiegu dokumentów do potrzeb i specyfiki Twojej firmy.
Popraw wydajność procesu obiegu dokumentów w Twojej firmie
Chcesz usprawnić i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie? Prezentujemy gotowy wzór na sukces! Sprawdź, jakie kroki możesz podjąć, aby zwiększyć efektywność procesu obiegu dokumentów. Wprowadzone zmiany przyniosą wymierne korzyści dla Twojej firmy, w postaci m.in. zwiększenia produktywności, redukcji kosztów i poprawy jakości pracy.
1. Wdrożenie nowoczesnego systemu EOD
Jednym z najważniejszych kroków w kierunku usprawnienia obiegu dokumentów jest wdrożenie nowoczesnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). My proponujemy innowacyjne i wielofunkcyjne narzędzie Enovatio Workflow. System pozwala przede wszystkim na:
- automatyzację najważniejszych procesów, takich jak przesyłanie, zatwierdzanie i księgowanie, redukując błędy ludzkie,
- centralizację danych (wszystkie dokumenty są przechowywane w jednym, centralnym miejscu, co ułatwia ich wyszukiwanie i zarządzanie),
- poprawę bezpieczeństwa gromadzonych danych,
- śledzenie obiegu dokumentów oraz generowanie raportów i audytów.
2. Zastosowanie określonych procedur
Obieg dokumentów będzie efektywny, jeśli w przedsiębiorstwie zostaną wprowadzone i przestrzegane przez wszystkich pracowników odpowiednie procedury. Mowa o takich działaniach jak:
- standaryzacja dokumentów (jednolity wzór i format usprawnia proces ich przetwarzania i archiwizacji),
- prawidłowe i zrozumiałe dla wszystkich określenie ścieżek zatwierdzania dokumentów,
- przeprowadzanie szkoleń z zakresu stosowania nowych procedur i obsługi systemów elektronicznych.
3. Zmniejszenie liczby kanałów przepływu dokumentów
Spora liczba firm na co dzień korzysta z różnych kanałów przepływu informacji i dokumentów, takich jak poczta e-mail, dokumentacja papierowa oraz systemy CRM i ERP. Takie działanie może prowadzić do niepotrzebnego chaosu, opóźnień i ryzyka utraty ważnych danych. Można jednak poczynić pewne kroki, które zoptymalizują ten proces:
- konsolidacja wszystkich kanałów poprzez zastosowanie jednego, zintegrowanego systemu Enovatio Workflow,
- przejście na elektroniczny obieg dokumentów,
- digitalizacja papierowych dokumentów (w tym celu można użyć aplikacji mobilnej Enovatio Scanner, która w sposób automatyczny przesyła pliki do systemu Enovatio Workflow).
4. Monitorowanie i analiza
Po wprowadzeniu zmian mających na celu poprawę efektywności obiegu dokumentów konieczne jest regularne monitorowanie procedur i systemów stosowanych w firmie wraz z ich analizą i identyfikacją obszarów, wymagających poprawy. Tutaj przydatne mogą okazać się narzędzia analityczne i opinie dostarczane od pracowników.
Podsumowanie
Wdrożenie nowoczesnego systemu EOD Enovatio Workflow, zastosowanie jednolitych procedur oraz redukcja liczby kanałów przepływu informacji — to podstawowe działania, które mogą w znacznym stopniu przyczynić się do zwiększenia efektywności procesu obiegu dokumentów i poprawy jakości oraz wydajności pracy. Wykorzystanie wskazówek zaproponowanych w tym artykule z pewnością przyniesie firmie wiele korzyści — organizacyjnych i finansowych.
