Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) stanowi nieodłączny element współczesnej administracji. Jego początki sięgają lat 90. XX wieku, kiedy podmioty prywatne oraz instytucje państwowe dostrzegły potrzebę usprawnienia i automatyzacji procesów przeprowadzanych według tradycyjnych metod (z wykorzystaniem papierowych wersji dokumentów). Wtedy powstały pierwsze systemy do zarządzania dokumentami (DMS), które ówcześnie były stosowane głównie w zakładach przemysłowych i dużych korporacjach.
Wraz z upływem czasu i rozwojem technologii informacyjnej, systemy do zarządzania obiegiem dokumentów stały się bardziej dostępne. Rozwój internetu w latach 90. otworzył nowe możliwości dla e-administracji, umożliwiając obywatelom i przedsiębiorstwom dostęp do usług publicznych online. W Polsce pierwsze działania w kierunku cyfryzacji administracji datowane są na końcówkę lat 90. i początek roku 2000, kiedy to trwały prace nad wdrożeniem systemów informatycznych w urzędach pracy i jednostkach pomocy społecznej. Prawdziwa rewolucja w tym zakresie nastąpiła jednak 1 kwietnia 2003 roku, w momencie utworzenia Ministerstwa Nauki i Informatyzacji na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów. Z biegiem czasu powstało coraz więcej aktów prawnych sprzyjających cyfryzacji, co doprowadziło do znacznego rozwoju i powszechnego stosowania elektronicznych systemów.
Cyfrowa administracja w Polsce to przede wszystkim wprowadzenie takich innowacyjnych rozwiązań dla obywateli jak:
- elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej — ePUAP (2008 rok),
- możliwość rejestracji działalności gospodarczej przez internet (2011 rok),
- Platforma Usług Elektronicznych — PUE ZUS (2012 rok),
- aplikacja mObywatel (2017 rok),
- możliwość składania zeznań podatkowych PIT za pośrednictwem portalu e-Urząd Skarbowy (2019 rok),
- elektroniczne recepty (2019 rok),
- obowiązek stosowania e-doręczeń (2025 rok),
- Krajowy System eFaktur (2026 rok).
Przyszłość cyfrowej administracji
Przyszłość cyfrowej administracji to działania mające na celu usprawnienie i dalszą automatyzację procesów, integrację z pozostałymi systemami, a także wykorzystanie innowacyjnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI), pisanie maszynowe, blockchain oraz Internet Rzeczy (IoT). Wraz z dalszym rozwojem technologii i dostępem do e-usług, możemy spodziewać się, że EOD wkrótce stanie się standardem zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
Enovatio Workflow — narzędzie wspierające elektroniczny obieg dokumentów w administracji
Enovatio Workflow jest nowoczesnym systemem, zaprojektowanym z myślą o usprawnieniu procesów administracyjnych. Narzędzie oferuje szeroki zakres funkcji z możliwością ich dopasowania do aktualnych potrzeb danej jednostki. Nowoczesne systemy EOD, takie jak Enovatio Workflow mogą znacząco poprawić efektywność pracy i jakość obsługi w administracji publicznej. System cechuje przejrzysty i łatwy w obsłudze interfejs oraz możliwość integracji z innymi oprogramowaniami (ERP, CRM i KSeF).
Kluczowe korzyści z wdrożenia oprogramowania Enovatio Workflow
Automatyzacja procesów
System umożliwia modelowanie różnych procesów, dopasowując ścieżki obiegu poszczególnych dokumentów według własnych potrzeb i obowiązujących standardów. Użytkownik może również przydzielać dostęp do dokumentacji wybranym działom lub osobom. Automatyzacja znacznie skraca czas pracy i eliminuje ryzyko błędów ludzkich, co oczywiście podnosi efektywność i jakość obsługi. Centralne przechowywanie urzędowej dokumentacji usprawnia proces zarządzania, wyszukiwania i archiwizowania.
Bezpieczeństwo danych
W Enovatio Workflow zastosowano nowoczesne technologie szyfrowania, a także mechanizmy kontroli dostępu, które skutecznie zabezpieczają dokumentację przed utratą i nieautoryzowanym dostępem. Zastosowanie systemu pozwala na działania zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym m.in. z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO).
Elastyczność i integracja z innymi systemami
Narzędzie można dostosować do indywidualnych potrzeb i standardów obowiązujących w danej jednostce. Enovatio Workflow może być również zintegrowany z najpopularniejszymi systemami ERP i CRM oraz innymi rozwiązaniami IT, co wpływa na szybką i sprawną wymianę danych.
Poza wyżej wymienionymi funkcjami i zaletami, narzędzie Enovatio Workflow umożliwia także generowanie różnego rodzaju analiz i raportów, co przyczynia się do lepszego zarządzania zasobami i podejmowania bardziej świadomych decyzji. Użytkownicy mogą również monitorować realizację zadań i projektów, kontrolując postępy i terminowość zleconych prac. System pozwala na sprawną wymianę informacjami i kontakt pomiędzy poszczególnymi działami.
Podsumowanie
Cyfryzacja administracji przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy w urzędach i poprawy jakości świadczonych usług. Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentacji pozwala na skrócenie czasu procesów urzędowych poprzez ich automatyzację i standaryzację. Enovatio Workflow to jedno z narzędzi, które może przyczynić się do dalszego rozwoju cyfrowej administracji. Jego zaawansowane funkcje, elastyczność i bezpieczeństwo czynią go idealnym rozwiązaniem dla jednostek administracyjnych.
