Wdrożenie systemu obiegu dokumentów w firmie przynosi nie tylko oszczędności dla samej firmy ale również niesie wiele korzyści dla pracowników. Dzięki systemowi elektronicznego obiegu dokumentów pracownicy mają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym i mogą szybciej i sprawniej wykonywać swoje obowiązki. W tym artykule omówimy po krótce, jakie korzyści dla pracowników płyną z wprowadzenia systemu
obiegu dokumentów w firmie.
1. Łatwiejsze zarządzanie dokumentami
Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów Enovatio ułatwia użytkownikom zarządzanie i pracą nad dokumentami takimi jak: faktura kosztowa, umowy, reklamacje, różnego rodzaju pisma, wnioski o delegację, wnioski HR etc. W tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów, szukanie potrzebnego dokumentu może być czasochłonne i frustrujące. Natomiast dzięki systemowi elektronicznemu dokumenty są łatwo dostępne i w mgnieniu oka można znaleźć potrzebne informacje. Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów pozwala na szybkie i skuteczne przetwarzanie dokumentów oraz unikanie opóźnień i błędów, a to co z kolei zwiększa efektywność pracy średnio o 40%.
2. Możliwość pracy zdalnej
Model pracy zdalnej i hybrydowej to już standard w większości przedsiębiorstw. A wdrożenie systemu obiegu dokumentów jest jednym z kluczowych narzędzi podczas codziennej pracy np. z domu. Pracownicy dzięki temu mogą łatwo uzyskać dostęp do dokumentów i przetwarzać je i pracować nad nimi.
3. Łatwiejsza współpraca między pracownikami
System Enovatio Workflow umożliwia łatwe i szybkie udostępnianie dokumentów i przekazywanie informacji, bez konieczności przesyłania maili z załącznikami.
4. Dostępność dokumentów na różnych urządzeniach
Omawiane narzędzie umożliwia pracownikom dostęp do dokumentów na różnych urządzeniach. Dzięki temu pracownicy mogą przeglądać dokumenty na swoich telefonach, tabletach lub laptopach, niezależnie od czasu i miejsca, w którym się znajdują. To rozwiązanie pozwala na szybszą i łatwiejszą wymianę informacji między pracownikami i przyspiesza nawet najbardziej skomplikowane procesy biznesowe małych i dużych organizacji.
5. Poprawa jakości pracy –
Dzięki łatwiejszemu dostępowi do dokumentów oraz szybszemu i sprawniejszemu przetwarzaniu dokumentów, jakość pracy każdego pracownika w organizacji zwiększa się o co najmniej 56%.
6. Szybsze podejmowanie decyzji –
System to baza wiedzy i rejestracji danych związanych z działalnością firmy. Mając wszystkie dane w jednym miejscu, które są uporządkowane, przejrzyście eksponowane a co najważniejsze dostępne w czasie rzeczywistym, użytkownik podejmuje szybciej decyzje biznesowe. Np. dzięki raportom realizacji budżetu uwzględniający zaksięgowane koszty i przychody, kadra zarządzająca ma idealne narzędzie ułatwiające podejmowanie decyzji inwestycyjnych, które jak wiadomo newralgicznie związane są z realizacją strategii biznesowych.
7. Eliminacja papierowej dokumentacji –
Stawiając na cyfryzację i nowoczesne rozwiązania Enovatio eliminujemy tym samym papierową dokumentację, co nie tylko zmniejsza ilość zużywanych materiałów biurowych, fizyczne miejsce na ich archiwizację, ale także minimalizuje czas obsługi dokumentu związanego z drukowaniem, wkładaniem go w odpowiednie segregatory, przenoszenie go z miejsca na miejsce etc.
8. Bezpieczeństwo i ochrona danych
System obiegu dokumentów zapewnia pełne bezpieczeństwo i ochronę danych. W tradycyjnym systemie papierowym istnieje ryzyko utraty lub zniszczenia dokumentów. Natomiast w systemie obiegu dokumentów, wszystkie dane są przechowywane w bezpiecznym i pełnym zabezpieczeń miejscu najczęściej chmurze. Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów zapewnia także ochronę prywatności i danych osobowych zgodnych z RODO.
9. Śledzenie historii dokumentów –
system rejestruje każdy ruch związany z dokumentem i aktywnością użytkowników. To zwiększa przejrzystość pracy i kontrole nad procesami obiegu i akceptacji.
10. Redukcja kosztów –
Można powiedzieć że system obiegu dokumentów sam się finansuje ponieważ powoduje znaczne oszczędności wynikające z: automatyzacji pracy, braku konieczności zajmowaniem się fizycznym dokumentem, redukcji pracochłonności przy skanowaniu dużej ilości faktur i przetwarzaniu dokumentów, podwójnym lub nawet potrójnym przepisywaniu danych oraz popełniania ludzkich błędów.
Skorzystaj z wersji demo Enovatio Workflow i przekonaj się sam o zasadności wdrożenia systemu w Twojej firmie. Zgłoś się po dane do logowania do systemu pod tym linkiem.
