Efektywne zarządzanie dokumentami w administracji publicznej: Kluczowe zasady i praktyki

Efektywne zarządzanie dokumentami przyczynia się do prawidłowego funkcjonowania każdej jednostki administracyjnej. Obecnie coraz więcej instytucji odchodzi od przyjmowania i przetwarzania pism w formie papierowej. Urzędnicy korzystają z elektronicznych systemów obiegu dokumentów, które usprawniają i podnoszą wydajność pracy oraz generują dodatkowe oszczędności. Takie rozwiązanie przynosi także wymierne korzyści dla obywateli, którzy mogą załatwić określoną sprawę szybko i sprawnie. W niniejszym artykule przedstawimy zasady i praktyki dotyczące obiegu dokumentów, które obowiązują w sektorze administracji publicznej. Wskażemy także, jak innowacyjny system Enovatio Workflow może wspierać proces zarządzania dokumentami. 

Zasady obiegu dokumentów w jednostkach administracji publicznej — obowiązujące przepisy

Wśród najważniejszych dokumentów regulujących sposób przetwarzania i archiwizacji dokumentów w jednostkach administracji publicznej można wymienić takie jak:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach określająca sposób postępowania i przechowywania dokumentacji. Jednolity tekst ustawy został ogłoszony 13 grudnia 2019 roku.
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie Instrukcji Kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji dotyczących organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
• Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku.
• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 roku. 

Instrukcja kancelaryjna jest kluczowym dokumentem określającym zasady zarówno tradycyjnego (w formie papierowej), jak i elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach administracji publicznej i samorządu terytorialnego. To zbiór przepisów i zasad regulujących sposób zarządzania dokumentacją, w tym klasyfikacją pism, obiegiem dokumentów, przechowywaniem i archiwizacją oraz ochroną przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą. Instrukcja kancelaryjna określa również jednolite wzory urzędowych formularzy i pism. 

Kluczowe zasady obiegu dokumentów w administracji publicznej

Organizacja i klasyfikacja dokumentów

Wszystkie dokumenty powinny być klasyfikowane i archiwizowane w urzędowym systemie według określonych, jednolitych standardów. Takie działanie ma usprawnić proces zarządzania i wyszukiwania danych.

Przejrzystość, dostępność i łatwość wyszukiwania

Zasady dotyczące obiegu dokumentów powinny być w pełni zrozumiałe zarówno dla urzędników, jak i obywateli. Łatwość wyszukiwania i dostęp do zapisanych wniosków czy pism urzędowych zwiększa zaufanie wobec instytucji administracyjnych. 

Zgodność z obowiązującymi przepisami

Obieg dokumentów w administracji publicznej musi być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów oraz ochrony danych osobowych. Procedury stosowane w danym urzędzie muszą być dopasowane do aktualnych standardów prawnych.

Bezpieczeństwo i ochrona danych 

W jednostkach administracji publicznej konieczne jest zapewnienie najwyższej ochrony gromadzonym dokumentom i poufnym danym. Przetwarzana i przechowywana dokumentacja musi być odpowiednio zabezpieczona przed utratą czy nieupoważnionym dostępem. Pracownicy powinni także odbywać regularne szkolenia z zakresu zarządzania dokumentami i bezpieczeństwa danych.

Efektywność i oszczędność czasu

Procesy zarządzania dokumentami powinny być zoptymalizowane w celu zwiększenia efektywności pracy i oszczędności czasu. Automatyzacja i zastosowanie EOD eliminuje wiele manualnych czynności, co równocześnie zmniejsza ryzyko błędów i opóźnień.

Monitoring systemu EOD

Konieczna jest regularna analiza procesów obiegu dokumentów. Pozwala to na wychwycenie i szybką eliminację potencjalnych problemów i zagrożeń, a także działanie według obowiązujących przepisów. Monitoring jest kluczowy w doskonaleniu praktyk efektywnego zarządzania dokumentami.

Enovatio Workflow — nowoczesne rozwiązanie dla administracji publicznej

Enovatio Workflow jest innowacyjnym narzędziem, które skutecznie wspiera automatyzację procesów, w tym efektywne zarządzanie dokumentacją w jednostkach administracji publicznej. Wdrożenie systemu zapewnia użytkownikom dostęp do wielu funkcjonalności.

Automatyzacja obiegu dokumentów 

Użytkownicy mogą ustawić w systemie określone ścieżki przepływu poszczególnych dokumentów wraz z ich udostępnianiem wybranym osobom czy działom. Tzw. modelowanie procesów pozwala na znaczne usprawnienie obiegu urzędowej dokumentacji — od momentu jej przyjęcia aż po edycję, akceptację i archiwizację. Urzędnicy mają stały dostęp do dokumentów znajdujących się w archiwum i mogą szybko wyszukać potrzebne pisma. Automatyzacja eliminuje również ryzyko błędów ludzkich, co przekłada się na wyższą jakość obsługi.

Integracja z innymi systemami 

Program jest w pełni kompatybilny z innymi systemami wykorzystywanymi w administracji publicznej, w tym z systemami ERP, CRM i KSeF. Integracja wpływa na spójność i przejrzystość przetwarzanych dokumentów oraz szybki przepływ danych między poszczególnymi programami. 

Bezpieczeństwo danych 

Enovatio Workflow zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania oraz mechanizmów kontroli dostępu. Każdy dokument jest chroniony przed nieautoryzowanym dostępem, co jest kluczowe w kontekście ochrony danych osobowych.

Elastyczność systemu

Wielofunkcyjne narzędzie Enovatio Workflow można rozbudowywać i dostosowywać do aktualnych potrzeb danej jednostki. System wyróżnia przyjazny i łatwy w obsłudze interfejs.  Możliwości wykorzystania systemu Enovatio Workflow w administracji publicznej:

• obsługa wniosków i podań, 
• zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą,
• monitorowanie realizacji projektów,
• generowanie raportów i analiz.

Podsumowanie 

Dzięki wdrożeniu systemu Enovatio Workflow jednostki administracji publicznej mogą w znacznym stopniu poprawić proces zarządzania dokumentami. Zastosowanie nowoczesnego EOD przekłada się na zwiększenie bezpieczeństwa danych i jakości świadczonych usług. Automatyzacja procesów usprawnia i przyspiesza codzienną pracę urzędników, co z kolei wpływa na wzrost zadowolenia obsługiwanych interesantów.