Dowiedz się więcej
Enovatio – elektroniczny obieg dokumentów, obsługa KSeF, zarządzanie projektami i zadaniami
Enovatio to platforma B2B do cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych w firmach. Łączy elektroniczny obieg dokumentów i faktur, KSeF, OCR, workflow, zarządzanie projektami, budżetowanie, zamówienia oraz inne procesy firmowe w jednym środowisku.
System może być zintegrowany z używanym przez firmę systemem ERP lub finansowo-księgowym, dzięki czemu dane przepływają pomiędzy systemami bez konieczności ich ponownego wprowadzania.
Do czego służy Enovatio?
Elektroniczny obieg dokumentów
Enovatio umożliwia tworzenie elektronicznych obiegów dokumentów i zastępowanie procesów opartych na papierze, wiadomościach e-mail i arkuszach Excel uporządkowanym workflow. Dokumenty mogą być automatycznie kierowane do odpowiednich osób i przechodzić przez zdefiniowane etapy akceptacji.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych
System wspiera cały proces obsługi faktury kosztowej – od jej rejestracji i odczytania danych, przez opis merytoryczny, kontrolę i akceptację, aż po dekretację oraz przekazanie danych do systemu finansowo-księgowego.
Obsługa KSeF
Enovatio wspiera obsługę faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Pozwala połączyć proces pobierania i wysyłania faktur z ich dalszym obiegiem, akceptacją i księgowaniem w organizacji.
OCR i automatyczne odczytywanie dokumentów
Technologia OCR umożliwia automatyczne rozpoznawanie i odczytywanie danych z faktur oraz innych dokumentów. Ogranicza ręczne przepisywanie informacji i pozwala szybciej przekazać dokument do dalszego procesu.
Dekretacja faktur
Enovatio wspiera dekretację dokumentów i przygotowanie danych potrzebnych do ich zaksięgowania. Informacje zgromadzone podczas obiegu mogą następnie zostać przekazane do zintegrowanego systemu ERP lub finansowo-księgowego.
Integracja z systemami ERP i finansowo-księgowymi
Enovatio może współpracować z systemami wykorzystywanymi już w firmie, m.in. enova365, Symfonia, Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, SAP czy Wapro. Integracja umożliwia wymianę danych pomiędzy systemami i ogranicza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji.
Obieg zamówień i zapotrzebowań
System umożliwia elektroniczną obsługę zapotrzebowań i zamówień – od zgłoszenia potrzeby zakupowej, przez proces akceptacji, aż po realizację i powiązanie zamówienia z fakturą. Pozwala to kontrolować wydatki jeszcze przed pojawieniem się faktury.
Kontrola budżetów i kosztów
Enovatio pozwala powiązać wydatki, zamówienia, faktury i projekty z określonymi budżetami. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za finanse mogą na bieżąco kontrolować wykorzystanie budżetu i dostępne środki.
Zarządzanie projektami
Enovatio wspiera planowanie i realizację projektów, zarządzanie zadaniami, czasem pracy, kosztami i budżetami projektowymi. Informacje finansowe mogą być powiązane z konkretnymi projektami, dzięki czemu firma może analizować ich koszty i rentowność.
Elektroniczny obieg umów
System umożliwia uporządkowanie procesu tworzenia, opiniowania, akceptacji i przechowywania umów. Dokument może przechodzić przez ustaloną ścieżkę akceptacji, a jego status i historia pozostają dostępne dla uprawnionych użytkowników.
Elektroniczny obieg korespondencji
Enovatio pozwala rejestrować i obsługiwać korespondencję przychodzącą oraz wychodzącą. Dokumenty mogą być przekazywane do odpowiednich osób i działów, a ich dalsza obsługa odbywa się zgodnie z ustalonym procesem.
Delegacje i wydatki pracownicze
System wspiera elektroniczną obsługę delegacji oraz wydatków pracowników – od zgłoszenia i akceptacji wyjazdu, przez rejestrację poniesionych kosztów, aż po rozliczenie delegacji.
Raportowanie i analiza danych
Dane gromadzone w Enovatio mogą być wykorzystywane do raportowania i analizy procesów. Pozwala to monitorować m.in. koszty, budżety, projekty, dokumenty oraz przebieg realizowanych procesów biznesowych.
Automatyzacja procesów workflow
Enovatio umożliwia projektowanie i automatyzowanie różnych procesów biznesowych zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji. Workflow może określać kolejne etapy procesu, osoby odpowiedzialne, warunki akceptacji, powiadomienia oraz działania wykonywane automatycznie przez system.
Portal pracowniczy
Enovatio umożliwia pracownikom dostęp do wybranych procesów i informacji w jednym miejscu. Za pośrednictwem portalu mogą składać wnioski, realizować przydzielone zadania oraz uczestniczyć w procesach akceptacji zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Obsługa procesów w wielu spółkach
Enovatio może wspierać organizacje składające się z wielu spółek, oddziałów lub jednostek organizacyjnych. Pozwala prowadzić procesy według ustalonych zasad, jednocześnie zachowując podział danych, uprawnień i odpowiedzialności.
Jak działa Enovatio?
Enovatio porządkuje i automatyzuje procesy, które w firmie wymagają przepływu dokumentów, danych i decyzji pomiędzy wieloma osobami, działami oraz systemami. Platforma może obsługiwać cały proces – od pojawienia się dokumentu lub zgłoszenia, przez jego opisanie i akceptację, aż po przekazanie danych do systemu ERP, rozliczenie i archiwizację.
1. Dokument lub sprawa trafia do Enovatio
Proces może rozpocząć się na wiele sposobów. Do Enovatio mogą trafiać m.in.:
- faktury pobierane z KSeF,
- faktury i dokumenty otrzymywane e-mailem,
- zeskanowane dokumenty,
- umowy i korespondencja,
- zamówienia i zapotrzebowania,
- wnioski pracownicze,
- delegacje i wydatki,
- formularze oraz zgłoszenia tworzone bezpośrednio w systemie.
Dzięki temu różne procesy biznesowe mogą być obsługiwane w jednym środowisku.
2. Enovatio odczytuje i porządkuje dane
W przypadku dokumentów wymagających odczytania danych Enovatio może wykorzystać OCR oraz automatyzację do ich rozpoznawania i wprowadzania do odpowiednich pól systemu.
Zamiast ręcznie przepisywać informacje z dokumentu, użytkownik otrzymuje dane przygotowane do dalszego etapu procesu.
W zależności od rodzaju dokumentu mogą to być m.in. dane kontrahenta, numer dokumentu, kwoty, daty czy informacje potrzebne do dalszego opisu i księgowania.
3. Dokument uruchamia odpowiedni workflow
Po zarejestrowaniu dokumentu lub zgłoszenia Enovatio może automatycznie skierować je do odpowiedniego procesu.
Ścieżka obiegu może zależeć m.in. od:
- rodzaju dokumentu,
- spółki,
- działu,
- projektu,
- kontrahenta,
- wartości dokumentu,
- centrum kosztowego,
- osoby odpowiedzialnej,
- innych reguł określonych przez firmę.
Dzięki temu dokument nie musi być ręcznie przesyłany pomiędzy pracownikami.
4. Właściwe osoby otrzymują zadania do wykonania
Enovatio przekazuje dokument lub sprawę do osób odpowiedzialnych za kolejny etap procesu.
Może to być np. opisanie faktury przez pracownika, potwierdzenie wykonania usługi, wskazanie projektu lub centrum kosztowego, akceptacja kosztu przez przełożonego albo kontrola dokumentu przez dział finansowy.
System pozwala dzięki temu określić, kto powinien wykonać dane zadanie i na jakim etapie znajduje się proces.
5. Firma kontroluje akceptację i budżet
Proces może uwzględniać wielopoziomowe ścieżki akceptacji oraz reguły wynikające ze struktury organizacyjnej firmy.
Przykładowo faktura na określoną kwotę może wymagać akceptacji kierownika, a dokument przekraczający ustalony próg – dodatkowo dyrektora finansowego lub członka zarządu.
Dokumenty mogą być również powiązane z zamówieniami, projektami i budżetami, dzięki czemu firma może kontrolować koszt jeszcze przed jego ostatecznym zatwierdzeniem.
6. Dane są przygotowywane do księgowania
Po przejściu wymaganych etapów dokument może zostać uzupełniony o informacje potrzebne działowi księgowemu, takie jak sposób dekretacji, centrum kosztowe, projekt czy inne wymagane dane.
Pozwala to ograniczyć ręczne przekazywanie informacji pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za biznesową i księgową część procesu.
7. Enovatio wymienia dane z systemem ERP
Enovatio może współpracować z systemami finansowo-księgowymi i ERP wykorzystywanymi już w organizacji.
Dzięki integracji informacje zgromadzone podczas obiegu dokumentu mogą zostać przekazane do systemu ERP, a dane z ERP mogą być wykorzystywane w procesach realizowanych w Enovatio.
Enovatio nie musi więc zastępować istniejącego systemu finansowo-księgowego – może rozszerzać go o elektroniczny obieg dokumentów, workflow i automatyzację procesów.
8. Cały proces pozostaje w jednym miejscu
Po zakończeniu obiegu dokument wraz z historią wykonanych operacji pozostaje dostępny w systemie.
Użytkownicy mogą sprawdzić m.in.:
- na jakim etapie znajduje się dokument,
- kto wykonał dane działanie,
- kto zaakceptował dokument,
- jakie dane zostały do niego przypisane,
- z jakim projektem, zamówieniem lub kosztem jest związany.
Daje to firmie większą kontrolę nad procesem i ogranicza konieczność szukania informacji w e-mailach, arkuszach Excel czy dokumentach przekazywanych pomiędzy pracownikami.
Przykład: jak może wyglądać obieg faktury w Enovatio?
KSeF / e-mail / skan dokumentu
↓
Rejestracja faktury w Enovatio
↓
OCR i odczyt danych
↓
Automatyczne uruchomienie właściwego workflow
↓
Opis merytoryczny i przypisanie kosztu
↓
Kontrola zamówienia / projektu / budżetu
↓
Akceptacja przez odpowiednie osoby
↓
Dekretacja
↓
Przekazanie danych do systemu ERP
↓
Rozliczenie i archiwizacja dokumentu
Efekt: jeden uporządkowany proces zamiast dokumentów, e-maili, arkuszy Excel i informacji rozproszonych pomiędzy wieloma osobami oraz systemami.
Z jakimi systemami integruje się Enovatio?
Enovatio integruje się z systemami ERP i finansowo-księgowymi oraz usługami wykorzystywanymi na co dzień w procesach biznesowych. Dzięki integracjom dane mogą być automatycznie wymieniane pomiędzy Enovatio a innymi systemami działającymi w firmie, bez konieczności ich wielokrotnego, ręcznego wprowadzania.
- Systemy ERP i finansowo-księgowe
Enovatio integruje się m.in. z: enova365, Symfonia, Humansoft Hermes i Corax, Raks SQL, SAP, Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima, Asseco Wapro ERP FaKiR, Exact, Rewizor Nexo, Rewizor GT, Streamsoft oraz Microsoft Dynamics 365. - Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Enovatio integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). KSeF Hub umożliwia połączenie obsługi faktur w Enovatio z KSeF oraz systemem ERP wykorzystywanym przez firmę. - Rejestry i usługi zewnętrzne
Enovatio współpracuje również z zewnętrznymi źródłami danych i usługami wykorzystywanymi w procesach finansowych i administracyjnych, m.in.: Białą Listą podatników Ministerstwa Finansów, Narodowym Bankiem Polskim (NBP), VIES oraz GUS. Pozwala to m.in. weryfikować kontrahentów i podatników VAT, pobierać dane firm na podstawie numeru NIP oraz automatycznie pobierać aktualne kursy walut. - Microsoft
Enovatio może współpracować z rozwiązaniami Microsoft, m.in.: Microsoft Outlook, Microsoft Office 365, Microsoft Azure File Storage, Microsoft Word, Microsoft Excel oraz Microsoft Project. - Podpis elektroniczny
Integracja z Autenti pozwala wykorzystać podpis elektroniczny w procesach realizowanych w Enovatio, np. przy elektronicznym obiegu i akceptacji dokumentów. - Business Intelligence i inne rozwiązania IT
Enovatio integruje się również z narzędziami wykorzystywanymi do analizy i raportowania danych, w tym Microsoft Power BI oraz Qlik. - API i integracje indywidualne
Enovatio udostępnia również możliwości integracji poprzez API oraz Zapier, dzięki czemu platformę można połączyć z innymi systemami i narzędziami wykorzystywanymi w organizacji.
Zobacz wszystkie integracje Enovatio →
Dla kogo jest Enovatio?
Enovatio sprawdza się w firmach i organizacjach, które chcą uporządkować obieg dokumentów, zautomatyzować procesy biznesowe oraz lepiej kontrolować koszty, budżety i przepływ informacji.
Platforma może być dostosowana zarówno do procesów pojedynczej firmy, jak i bardziej rozbudowanych struktur obejmujących wiele działów, projektów czy spółek. Z Enovatio korzystają organizacje z różnych branż – od usług i nieruchomości, przez księgowość i nowe technologie, po organizacje sportowe.
Zobacz, jak Enovatio działa w praktyce
Student Depot | Nieruchomości
Obieg dokumentów i zarządzanie procesami w 12 spółkach
Student Depot wdrożył Enovatio Workflow, aby usprawnić elektroniczny obieg dokumentów i ujednolicić procesy w rozbudowanej strukturze organizacyjnej. W jednej instancji systemu skonfigurowano 12 spółek oraz zintegrowano Enovatio z biurem rachunkowym korzystającym z Comarch ERP Optima.
Area Development | Branża deweloperska
Obieg faktur, projekty i kontrola 70 budżetów
Wraz z rozwojem firmy dotychczasowe procesy oparte m.in. na Excelu przestały wystarczać. Enovatio połączyło elektroniczny obieg dokumentów z zarządzaniem projektami i budżetami. System wspiera 12 projektów i 70 przypisanych do nich budżetów.
Restaumatic | SaaS dla gastronomii
Automatyzacja obiegu faktur i integracja z enova365
Restaumatic zastąpił papierowy obieg faktur procesem cyfrowym opartym na Enovatio Workflow. Faktury są automatycznie pobierane z poczty, dane odczytuje OCR, a dokumenty przechodzą przez dopasowane do firmy ścieżki workflow. Integracja z enova365 automatyzuje również wymianę danych z systemem finansowo-księgowym.
TAX COMFORT | Biuro rachunkowe
Cyfrowy obieg dokumentów i komunikacja z klientami
TAX COMFORT wykorzystuje Enovatio Workflow do elektronicznego przekazywania i obsługi dokumentów księgowych oraz komunikacji pomiędzy biurem a jego klientami. Integracja z Comarch ERP Optima pozwala przekazywać przetworzone dokumenty bezpośrednio do systemu księgowego i ograniczyć ręczne wprowadzanie danych.
Związek Piłki Ręcznej w Polsce | Organizacja sportowa
Elektroniczny obieg dokumentów kosztowych i integracja z Symfonia ERP
ZPRP zastąpił tradycyjny obieg papierowo-mailowy rozwiązaniem Enovatio Workflow. System obsługuje elektroniczny obieg faktur kosztowych, kontrolę merytoryczną i formalną oraz ścieżki akceptacji dopasowane do struktury organizacji. Integracja z Symfonia ERP ogranicza konieczność ponownego wprowadzania danych.
Winterhalter Polska | Produkcja i dystrybucja
Cyfryzacja obiegu 600–700 faktur miesięcznie i przygotowanie do KSeF
Winterhalter Polska wdrożył Enovatio Workflow, aby zastąpić analogowy obieg dokumentów i usprawnić obsługę faktur kosztowych angażującą 40–50 użytkowników z różnych działów. System automatyzuje kierowanie dokumentów, obsługuje wieloetapowe ścieżki akceptacji, MPK i dekretację oraz przygotowuje organizację do pracy z KSeF i dalszej integracji z SAP S/4HANA.
FAQ | Najczęściej zadawane pytania o Enovatio
Co to jest Enovatio?
Enovatio to platforma B2B do cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych. Umożliwia m.in. elektroniczny obieg dokumentów i faktur, obsługę KSeF, OCR, automatyzację workflow, kontrolę budżetów, obsługę zamówień oraz zarządzanie projektami.
Dla jakich firm przeznaczone jest Enovatio?
Enovatio sprawdza się szczególnie w średnich i dużych organizacjach, w których dokumenty i procesy przechodzą przez wiele osób, działów, oddziałów lub spółek. System można dostosować do struktury organizacyjnej, obowiązujących ścieżek akceptacji oraz procesów konkretnej firmy.
Czy Enovatio obsługuje KSeF?
Tak. Enovatio umożliwia obsługę procesów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), w tym pobieranie i wysyłanie faktur oraz połączenie faktur z dalszym obiegiem, akceptacją i procesami księgowymi w organizacji.
Czy Enovatio ma OCR?
Tak. Enovatio wykorzystuje OCR do automatycznego odczytywania danych z faktur i innych dokumentów. Pozwala to ograniczyć ręczne przepisywanie informacji i szybciej przekazywać dokumenty do dalszych etapów procesu.
Czy Enovatio integruje się z systemami ERP i finansowo-księgowymi?
Tak. Enovatio integruje się z wieloma systemami ERP i finansowo-księgowymi, m.in. enova365, SAP, Symfonia, Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Microsoft Dynamics 365, Wapro, Exact, Humansoft, Raks, Rewizor oraz Streamsoft. Możliwe są również integracje z innymi rozwiązaniami poprzez API.
Czy Enovatio zastępuje system ERP lub program księgowy?
Nie musi. Enovatio może współpracować z wykorzystywanym już w firmie systemem ERP lub finansowo-księgowym, rozszerzając go m.in. o elektroniczny obieg dokumentów, workflow, procesy akceptacji, OCR, obsługę KSeF oraz kontrolę budżetów.
Czy Enovatio może obsługiwać wiele spółek?
Tak. Enovatio może obsługiwać procesy w organizacjach składających się z wielu spółek, oddziałów lub innych jednostek organizacyjnych. System pozwala odpowiednio skonfigurować procesy, użytkowników, uprawnienia oraz dostęp do danych.
Czy w Enovatio można tworzyć własne workflow?
Tak. Enovatio umożliwia tworzenie i modyfikowanie elektronicznych obiegów dokumentów oraz innych procesów biznesowych. Workflow może uwzględniać kolejne etapy procesu, osoby odpowiedzialne, warunki akceptacji, reguły biznesowe, powiadomienia i działania automatyczne.
Czy Enovatio umożliwia kontrolę budżetów?
Tak. W Enovatio można powiązać budżety z projektami, zamówieniami, fakturami i innymi kosztami. Pozwala to kontrolować wykorzystanie środków oraz analizować koszty na różnych etapach procesu.
Czy Enovatio umożliwia obsługę zamówień i zapotrzebowań?
Tak. Enovatio pozwala obsługiwać proces zakupowy od zgłoszenia zapotrzebowania, przez jego akceptację i utworzenie zamówienia, aż po powiązanie zamówienia z fakturą i kontrolę wykorzystania budżetu.
Czy Enovatio służy tylko do obiegu faktur?
Nie. Elektroniczny obieg faktur jest jednym z zastosowań Enovatio. Platforma umożliwia również obsługę innych dokumentów i procesów biznesowych, m.in. zamówień, umów, korespondencji, delegacji, budżetów, projektów oraz procesów tworzonych przez organizację.
Jak wygląda wdrożenie Enovatio?
Wdrożenie Enovatio jest dopasowywane do procesów i struktury organizacji. Obejmuje analizę potrzeb, konfigurację odpowiednich procesów i workflow, integrację z wykorzystywanymi systemami oraz przygotowanie rozwiązania do pracy zgodnie z wymaganiami firmy.
Sprawdź, jak Enovatio może działać w Twojej firmie
Każda organizacja ma inne procesy, strukturę i wykorzystywane systemy. Dlatego Enovatio można dopasować do sposobu pracy firmy – od pojedynczego procesu, takiego jak obieg faktur czy obsługa KSeF, po bardziej rozbudowane workflow obejmujące wiele działów, projektów lub spółek.
Umów prezentację i zobacz, jak Enovatio może wspierać procesy w Twojej organizacji.
